Automatyzacja HR w Polsce 2026: co pokazuje raport i jak wypada Twoja firma

Soneta i Business Insider Polska zapytały 173 pracowników średnich i dużych firm o cyfryzację kadr i płac. Tylko 21% uważa, że pracuje w niemal w pełni zautomatyzowanym środowisku, 54% widzi automatyzację jedynie w wybranych obszarach, a mniej więcej co czwarta firma wciąż prowadzi większość procesów kadrowych ręcznie.

Badanie przeprowadzono w maju i czerwcu 2026 r., a jego wyniki opublikowano w raporcie „Kadry i płace. Indeks cyfryzacji 2026”. Poniżej streszczamy najważniejsze liczby i proponujemy prosty test, który pozwoli sprawdzić, do której grupy należy Twój dział kadr.

Największy problem: rozproszone dane

42% badanych wskazuje dane rozproszone w arkuszach i niepołączonych narzędziach. Oznacza to wielokrotne wpisywanie tych samych informacji i błędy, które wychodzą dopiero przy naliczaniu wypłat albo przy kontroli. Barierami są koszty (27%) i niska świadomość korzyści (15%).

Aż 82% firm nie korzysta z analityki HR, choć 27% uważa AI w HR za technologię, która w najbliższych latach będzie najważniejsza. Te dwie liczby trudno pogodzić. Sztuczna inteligencja potrzebuje uporządkowanych danych, a firma, która nie ma jeszcze podstawowych raportów kadrowych, nie ma też materiału, na którym AI mogłaby pracować.

Respondenci wskazywali też przeciążenie działów kadr pytaniami od pracowników. Ile mam urlopu, kiedy przelew, gdzie jest PIT, czy wpłynęło zwolnienie: każde takie pytanie to kilka minut, ale przy kilkuset osobach w firmie zbiera się z tego spora część tygodnia.

Sprawdź, gdzie jest Twoja firma

Odpowiedz „tak” lub „nie” na poniższe pytania. Nie chodzi o ocenę, tylko o wskazanie miejsc, w których dział kadr traci czas.

1. Dane pracownika (adres, stanowisko, wynagrodzenie, badania) są wpisywane tylko w jednym miejscu.
2. Wnioski urlopowe składa się i akceptuje w systemie, a saldo urlopu aktualizuje się samo.
3. Pracownicy pobierają paski płacowe i PIT-y samodzielnie, bez proszenia kadr.
4. Zwolnienia lekarskie z ZUS trafiają do systemu automatycznie.
5. System przypomina o kończących się badaniach okresowych, szkoleniach BHP i umowach na czas określony.
6. Umowy zlecenia rozlicza się w tym samym systemie co etaty.
7. Zarząd dostaje raport o kosztach wynagrodzeń, absencjach i rotacji bez ręcznego składania Excela.
8. Da się szybko porównać wynagrodzenia na podobnych stanowiskach według płci.

Jeśli większość odpowiedzi brzmi „tak”, firma jest blisko tych 21%. Kilka odpowiedzi „tak” oznacza automatyzację wyspową, jak u większości badanych. Przewaga „nie” to sygnał, że kadry pracują głównie ręcznie, a każdy wzrost zatrudnienia będzie oznaczał dodatkowy etat w HR.

Co zaleca raport

Raport zaleca jedną, spójną bazę danych kadrowo-płacowych, automatyzację powtarzalnych procesów, samoobsługę dla pracowników i menedżerów (wnioski urlopowe, paski płacowe) oraz analitykę, dzięki której da się na przykład przewidywać rotację. W planach firm na najbliższy rok są cyfryzacja umów cywilnoprawnych i B2B oraz raportowanie luki płacowej.

Ten ostatni punkt ma związek z unijną dyrektywą o przejrzystości wynagrodzeń, która nakłada na pracodawców nowe obowiązki informacyjne i sprawozdawcze. Raportowanie luki płacowej wymaga danych, których wiele firm dziś nie ma w jednym miejscu: wynagrodzeń wraz ze składnikami dodatkowymi, przypisanych do porównywalnych stanowisk. O tym, jak się do tego przygotować, piszemy w tekście Wartościowanie stanowisk pracy a jawność wynagrodzeń.

Ile kosztuje ręczna praca w kadrach

Koszt wdrożenia, który 27% badanych wskazuje jako barierę, łatwo policzyć, bo jest na fakturze. Kosztu obecnego sposobu pracy nikt nie fakturuje, więc umyka. Spróbuj oszacować go przez miesiąc: ile godzin kadry spędzają na przepisywaniu danych między arkuszem a programem płacowym, na odpowiadaniu na pytania pracowników, na szukaniu papierowych wniosków i na poprawianiu list płac po błędzie. Do tego dochodzą korekty deklaracji i ryzyko kar przy kontroli, gdy terminy badań czy szkoleń przegapiono.

Taki rachunek często zmienia rozmowę z zarządem. Zamiast pytania, czy stać nas na system, pojawia się pytanie, jak długo jeszcze stać nas na obecny sposób pracy.

Kolejność, która się sprawdza

Działy kadr często chcą zacząć od rzeczy najbardziej widocznych, na przykład od aplikacji dla pracowników. Tymczasem samoobsługa działa dobrze tylko wtedy, gdy pod spodem jest porządna baza. Rozsądna kolejność wygląda tak:

• Najpierw jedna kartoteka pracowników i przeniesienie danych z arkuszy, łącznie z historią zatrudnienia i umów.
• Potem automatyzacja tego, co powtarza się co miesiąc: import zwolnień z ZUS, naliczanie list płac, PPK, rozliczanie zleceń.
• Następnie samoobsługa: wnioski, paski, dokumenty do pobrania.
• Na końcu raporty i analityka, bo dopiero wtedy dane są kompletne i wiarygodne.

Każdy etap przynosi efekt sam w sobie, więc nie trzeba czekać na koniec całego projektu, żeby kadry odczuły ulgę.

Na co uważać

Najczęstszy błąd to przeniesienie bałaganu do nowego systemu. Jeśli w arkuszach są zdublowane osoby, różne nazwy tego samego stanowiska i brakujące daty, migracja to dobry moment na porządek, a nie na szybkie skopiowanie wszystkiego. Drugi błąd to wdrożenie samoobsługi bez przygotowania pracowników. Jeśli nikt nie wyjaśni, gdzie szukać paska płacowego, pytania do kadr i tak będą przychodzić.

Trzecia sprawa to uprawnienia. Dane kadrowo-płacowe są wrażliwe, więc już na etapie projektu trzeba ustalić, kto widzi wynagrodzenia, a kto tylko urlopy swojego zespołu.

Jak to wygląda w enova365

W enova365 te elementy działają w jednym systemie: od kadr i płac, przez Pulpit Pracownika, po moduł Business Intelligence. Pracownik składa wniosek urlopowy i pobiera dokumenty przez przeglądarkę, kierownik akceptuje wnioski swojego zespołu, a dział kadr pracuje na tych samych danych, z których powstają listy płac i raporty. Więcej o samoobsłudze przeczytasz w artykule Pulpit Pracownika: samoobsługa, która odciąża dział kadr.

Jeśli po teście wyszło Ci kilka odpowiedzi „nie”, pomożemy ocenić, gdzie Twój dział HR traci najwięcej czasu i od którego kroku zacząć. Szczegóły wdrożeń znajdziesz na stronie enova365.