AI do analizy umów i dokumentów: co potrafi, a gdzie potrzebny jest człowiek

Czy AI może przeczytać za Ciebie umowę z dostawcą? Przeczyta ją szybciej niż ktokolwiek w firmie i wskaże kary umowne, terminy wypowiedzenia oraz zapisy odbiegające od Twojego wzoru. Nie powinna jednak decydować, czy umowę podpisać. AI do analizy umów i dokumentów działa najlepiej jako asystent, który przygotowuje materiał dla człowieka. Zastępcą człowieka nie jest.

Co AI do analizy umów potrafi dobrze

Streszczenie i wyciągnięcie najważniejszych danych

Z kilkudziesięciostronicowej umowy model językowy przygotuje zwięzłe podsumowanie: strony, przedmiot, wynagrodzenie, terminy, warunki płatności, kary umowne, okres obowiązywania, zasady wypowiedzenia. Dyrektor, który ma przejrzeć kilka umów przed spotkaniem, oszczędza na tym sporo czasu.

Wyszukiwanie konkretnych klauzul

Pytania typu „czy umowa przewiduje automatyczne przedłużenie?”, „jaki jest limit odpowiedzialności dostawcy?” albo „kto ponosi koszty transportu przy reklamacji?” to mocna strona AI. Dobre narzędzie wskaże paragraf, z którego pochodzi odpowiedź, żeby można ją było sprawdzić.

Porównanie z Twoim wzorem lub poprzednią wersją

Kontrahent odesłał umowę „z drobnymi poprawkami”. AI zestawi ją z Twoim wzorem i wypunktuje zmiany merytoryczne, pomijając różnice w przecinkach. Od razu widać, że ktoś wydłużył termin płatności albo usunął karę za opóźnienie.

Przegląd wielu dokumentów naraz

Firma ma kilkaset umów z dostawcami i chce wiedzieć, które wygasają w najbliższym kwartale, które mają klauzulę waloryzacyjną, a które przewidują wyłączność. Ręcznie to tygodnie pracy. AI wyciągnie te dane do rejestru, który potem sprawdza się wyrywkowo.

Ekstrakcja danych z dokumentów operacyjnych

Poza umowami AI dobrze radzi sobie z zamówieniami, specyfikacjami, protokołami i ofertami. Zamienia je na dane, które można wprowadzić do systemu. Ten temat rozwijamy w tekście o automatyzacji wprowadzania danych z PDF.

Gdzie AI się myli

Modele językowe piszą płynnie i pewnie, nawet gdy się mylą. W analizie dokumentów prawnych to szczególnie groźne. Najczęściej zdarza się pięć rzeczy.

• Umowa odsyła do załącznika, ogólnych warunków lub regulaminu, którego AI nie dostała. Odpowiedź jest wtedy niepełna, choć brzmi kompletnie.
• Zapisy są rozrzucone po dokumencie: kara umowna w jednym paragrafie, jej ograniczenie w innym, a wyłączenie w załączniku. Model może znaleźć tylko pierwszy fragment.
• AI parafrazuje zapis, zamiast go przytoczyć, i czasem zmienia przy tym sens. Dlatego zawsze proś o wskazanie źródłowego fragmentu.
• Model nie zawsze wie, czy zapis jest zgodny z bezwzględnie obowiązującymi przepisami albo aktualnym orzecznictwem.
• Niewyraźny skan z pieczątkami i odręcznymi dopiskami grozi błędnym odczytem liczb i dat, które trzeba wtedy sprawdzić w oryginale.

Kto za co odpowiada przy przeglądzie umowy

Sprawdzony podział pracy wygląda mniej więcej tak:

• AI robi streszczenie, wyszukuje klauzule, porównuje wersje, wypełnia rejestr umów i wstępnie oznacza ryzykowne zapisy.
• Osoba merytoryczna (zakupy, sprzedaż, kierownik projektu) ocenia warunki biznesowe: ceny, terminy, zakres prac.
• Prawnik ocenia ryzyko prawne, odpowiedzialność, zabezpieczenia i zgodność z przepisami oraz negocjuje zapisy sporne.
• Zarząd decyduje o podpisaniu.

Każda z tych osób dostaje uporządkowany materiał, więc pracuje krócej. Odpowiedzialności za decyzję AI z nikogo nie zdejmuje i nie zastąpi prawnika.

Im wyższa stawka, tym mniejsza rola automatu. Przy standardowej umowie z małym dostawcą streszczenie AI i rzut oka osoby z zakupów mogą wystarczyć. Przy umowie inwestycyjnej, umowie z dużym odbiorcą czy dokumentach transakcyjnych AI może co najwyżej przygotować prawnikowi listę pytań. Całą resztę wykonuje człowiek.

Jak zadawać pytania, żeby dostać przydatne odpowiedzi

Jakość analizy zależy w dużej mierze od tego, o co zapytasz. Polecenie „przeanalizuj umowę” da ogólnik. Lepiej działają konkretne zadania:

• „Wypisz wszystkie kary umowne z podstawą naliczenia, wysokością i ewentualnym limitem, z numerem paragrafu.”
• „Porównaj warunki płatności i odpowiedzialności z naszym wzorem i wskaż różnice.”
• „Czy umowa odsyła do innych dokumentów? Wymień je.”
• „Jakie terminy musimy pilnować po podpisaniu?”

Dobrze też przygotować stałą listę pytań dla danego typu umów, np. dostawy, usługi serwisowej czy najmu. Każda umowa przechodzi wtedy przez te same punkty kontrolne, a wyniki da się porównać. Przy ważnych zapisach porównuj odpowiedź z oryginałem, a odpowiedź podaną bez źródła traktuj jak hipotezę.

Bezpieczeństwo: gdzie trafia treść umowy

Umowy zawierają tajemnice handlowe, dane osobowe, ceny i warunki, których kontrahent nie chciałby widzieć w cudzych rękach. Wklejone do publicznego czatu AI mogą trafić poza firmę lub zostać użyte do trenowania modelu. Przed wyborem narzędzia sprawdź:

• czy dostawca gwarantuje, że dane nie są używane do trenowania,
• gdzie fizycznie przetwarzane i przechowywane są dokumenty,
• czy możesz zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych,
• czy narzędzie ma kontrolę dostępu, żeby umowy działu zakupów nie były widoczne dla wszystkich.

Przy szczególnie poufnych dokumentach dobrym rozwiązaniem bywa model uruchomiony na infrastrukturze firmy. Zalety i ograniczenia tego podejścia opisujemy w artykule o lokalnych modelach AI w firmie. Szerzej o zasadach ochrony danych piszemy w tekście bezpieczeństwo danych przy wdrażaniu AI.

Producent bez rejestru umów: typowy scenariusz

Weźmy firmę produkcyjną, która współpracuje z kilkudziesięcioma dostawcami i nie ma rejestru umów. Terminy wypowiedzenia umów ramowych mijają niezauważone, a umowy przedłużają się automatycznie na niekorzystnych warunkach.

Umowy trafiają do skanera, a potem do narzędzia AI, które wyciąga dane do rejestru: strony, okres obowiązywania, termin wypowiedzenia, klauzule waloryzacyjne. Dział zakupów weryfikuje wyniki i poprawia kilkanaście pozycji, głównie tam, gdzie warunki zmieniały aneksy. Rejestr ląduje w systemie, a przypomnienia o zbliżających się terminach wypowiedzenia pojawiają się z wyprzedzeniem. Weryfikacja zajmuje kilka dni, podczas gdy ręczny przegląd trwałby kilka tygodni.

Budujemy rozwiązania do analizy dokumentów zintegrowane z ERP i obiegiem dokumentów w ramach automatyzacji z AI. Jeśli umowy w Twojej firmie czekają na uporządkowanie, a nie chcesz wysyłać ich do publicznych narzędzi, napisz do nas o swoich dokumentach.