Cyfrowy asystent w enova365: automatyczna obsługa dokumentów spoza KSeF

KSeF uporządkował faktury krajowe, ale do księgowości wciąż trafiają dokumenty spoza systemu: faktury zagraniczne, bilety parkingowe i autostradowe czy rachunki od dostawców nieobjętych KSeF. Zwykle przychodzą jako PDF albo zdjęcie z telefonu i ktoś musi je przepisać ręcznie. Cyfrowy asystent w enova365 przejmuje tę pracę: odczytuje dane z pliku, tworzy dokument w ewidencji i proponuje dekretację. Księgowa sprawdza wynik.

Jakie dokumenty zostają poza KSeF

KSeF obejmuje faktury wystawiane przez polskich podatników objętych obowiązkiem. Do księgowości nadal trafiają jednak dokumenty, których w nim nie ma:

• faktury od zagranicznych dostawców, np. za oprogramowanie, reklamę internetową czy hotele za granicą,
• bilety autostradowe, parkingowe, kolejowe i lotnicze,
• paragony i rachunki z podróży służbowych,
• dokumenty od dostawców, których obowiązek KSeF jeszcze nie objął.

Firma, której pracownicy dużo jeżdżą albo która kupuje usługi za granicą, może mieć takich dokumentów kilkadziesiąt lub kilkaset miesięcznie. Biuro rachunkowe obsługujące wielu klientów ma ich jeszcze więcej, i to w bardzo różnej jakości.

Droga dokumentu krok po kroku

1. Dokumenty dodaje księgowa albo sam klient biura rachunkowego przez Pulpit Klienta. Wystarczy PDF albo zdjęcie dokumentu kosztowego.
2. Pliki trafiają do usługi Azure AI Document Intelligence firmy Microsoft, która odczytuje tekst i tabele, m.in. datę, NIP, numer dokumentu i kwoty.
3. Funkcja „Pobierz z OCR” wpisuje odczytane wartości w pola ewidencji w enova365.
4. Na podstawie przypisanego wzorca system tworzy dokument, a reguły dekretacji określają rejestr VAT i konta księgowe.
5. Księgowy przegląda dane obok podglądu oryginału, poprawia ewentualne błędy i zatwierdza dokument.

Wysyłkę i odbiór danych można zaplanować w harmonogramie zadań, tak żeby działały w tle, np. poza godzinami pracy. Rano księgowa zaczyna dzień od sprawdzania gotowych dokumentów, a nie od przepisywania.

Od skanu do dekretu: rola wzorców

Grupom dokumentów przypisuje się wzorce i reguły dekretacji. Zestaw biletów autostradowych system od razu potraktuje jako koszty podróży służbowej i skieruje na wskazane konto. Faktury za subskrypcje od zagranicznego dostawcy mogą mieć osobny schemat. Księgowy sprawdza dane z podglądem oryginału, a enova365 przypisuje dokumenty do rejestrów VAT i kont księgowych.

Od jakości wzorców zależy, ile pracy zostanie przy weryfikacji. Dobrze ustawiony schemat dla częstego rodzaju dokumentu oznacza, że księgowy tylko potwierdza propozycję. Brak schematu oznacza, że dane zostaną odczytane, ale dekretację trzeba uzupełnić ręcznie. Więcej o samych schematach przeczytasz w tekście o automatycznym dekretowaniu w enova365.

Na co patrzy księgowy przy weryfikacji

Weryfikacja nie polega na ponownym czytaniu całego dokumentu. Wystarczy porównać z podglądem kilka pól, w których pomyłka ma skutki podatkowe albo rozrachunkowe:

• NIP lub identyfikator kontrahenta, zwłaszcza przy dostawcach zagranicznych z numerem VAT UE,
• datę wystawienia i datę sprzedaży, bo od nich zależy okres rozliczenia,
• kwoty netto, VAT i brutto oraz walutę,
• numer dokumentu, który chroni przed podwójnym zaksięgowaniem tego samego pliku,
• proponowane konto i rejestr VAT, jeśli dokument nie pasuje do żadnego typowego wzorca.

Przy dokumentach w walucie obcej dobrze sprawdzić także kurs przyjęty do przeliczenia. To miejsce, w którym błąd łatwo przechodzi niezauważony aż do zamknięcia miesiąca.

Jak biuro rachunkowe może ułożyć pracę z klientami

W biurze rachunkowym asystent zmienia przede wszystkim sposób zbierania dokumentów. Klient wrzuca zdjęcie biletu albo PDF faktury do Pulpitu Klienta w dniu, w którym go dostał, a nie przynosi pliku papierów na koniec miesiąca. Biuro ustala z klientem prostą zasadę: termin dodawania dokumentów, minimalną jakość zdjęć i to, kto odpowiada na pytania, gdy czegoś brakuje. Odczyt może wtedy działać w tle przez cały miesiąc, a praca rozkłada się równiej, bez spiętrzenia w ostatnich dniach przed terminem.

Ograniczenia, o których trzeba pamiętać

OCR oparty na AI radzi sobie z różnymi układami dokumentów lepiej niż klasyczne rozpoznawanie tekstu oparte na szablonach, ale nie jest nieomylny. Nieostre zdjęcie, zagięty paragon albo odręczne dopiski obniżają trafność odczytu. Dlatego wynik jest propozycją, którą zatwierdza człowiek. Weryfikacja zostaje, zmienia się tylko jej charakter: księgowy kontroluje dane, a nie wpisuje ich od zera. Różnice między obiema technikami opisujemy w artykule OCR z AI a klasyczny OCR.

Druga sprawa to ochrona danych. Pliki są przetwarzane przez usługę chmurową, więc dobrze uwzględnić ten fakt w dokumentacji RODO firmy, a w biurze rachunkowym także w umowie powierzenia z klientem. Faktury kosztowe rzadko zawierają dane wrażliwe, ale rachunki z podróży często mają nazwiska pracowników.

Checklista przed uruchomieniem

• Sprawdź, czy masz jedną z licencji, w których funkcja jest dostępna: Księgowość, Handel, DMS albo Księga Przychodów i Rozchodów.
• Zadbaj o klucz dostępu do usługi OCR AI. Wpisuje się go w opcjach systemu.
• Zrób listę dokumentów spoza KSeF z ostatnich trzech miesięcy i pogrupuj je według rodzaju i liczby.
• Dla najliczniejszych grup przygotuj wzorce i schematy księgowe, rzadkie przypadki zostaw na później.
• Ustal, kto dodaje pliki: pracownicy firmy, klienci biura przez Pulpit Klienta, czy jedni i drudzy.
• Zaplanuj zadania w tle i godziny, w których mają się wykonywać.
• Przez pierwsze tygodnie notuj, ile poprawek wymagają dokumenty z każdej grupy, i na tej podstawie dopracuj wzorce.

Kto zyska najwięcej

Najwięcej zyskają biura rachunkowe. Pulpit Klienta przenosi dodawanie dokumentów na klientów, a odczyt i dekretacja dzieją się automatycznie, więc biuro nie musi zbierać skanów mailem i przepisywać ich do systemu. Duży zysk mają też firmy z dużą liczbą kosztów podróży oraz spółki kupujące usługi od zagranicznych dostawców.

Mała firma z kilkoma takimi dokumentami miesięcznie też skorzysta, ale przygotowanie wzorców może w pierwszych miesiącach zająć więcej czasu, niż przyniesie oszczędności. Tam wystarczy zacząć od jednego, najczęstszego rodzaju dokumentu.

Opis funkcji przygotowany przez producenta znajdziesz na blogu enova365. Jako partner wdrożeniowy enova365 pomożemy włączyć asystenta i ustawić reguły pod typy dokumentów, które najczęściej trafiają do Twojej firmy.