Automatyczne dekretowanie w enova365: jak skrócić księgowanie dokumentów

Ile czasu Twój dział księgowości spędza na ręcznym wpisywaniu kont do faktur, które co miesiąc wyglądają niemal tak samo? Jeśli sporo, to automatyczne dekretowanie w enova365 jest pierwszym miejscem, gdzie można ten czas odzyskać. System sam przypisuje konta, kwoty i opisy na podstawie reguł, a księgowa sprawdza wynik, zamiast przepisywać dane.

Jak działa automatyczne dekretowanie w enova365

Podstawą są schematy księgowe, czyli reguły opisujące, jak zaksięgować dany rodzaj dokumentu. Schemat mówi systemowi: z dokumentu tego typu weź kwotę netto i zaksięguj ją na tym koncie, VAT na tamtym, a należność lub zobowiązanie na koncie rozrachunkowym kontrahenta.

Schematy korzystają z danych dokumentu, takich jak kontrahent, kategoria, stawka VAT, magazyn, dział czy cechy nadane przez użytkownika. Jedna reguła obsługuje więc setki faktur, a różnice między nimi wynikają z danych, nie z ręcznej decyzji.

Dekrety utworzone przez system trafiają najpierw do bufora. Księgowa przegląda je, poprawia pojedyncze przypadki i dopiero potem zatwierdza. Automatyzacja nie odbiera więc kontroli. Przenosi pracę z wpisywania na weryfikację. Technicznie da się tę ścieżkę skrócić i księgować od razu, ale w większości firm lepiej zostawić bufor: błąd można poprawić, zanim trafi do zatwierdzonych zapisów i sprawozdań.

Wdrożenie automatycznego dekretowania krok po kroku

Krok 1. Policz, co księgujesz najczęściej

Zanim zaczniesz budować schematy, przejrzyj ostatnie miesiące: ile jest faktur sprzedaży, zakupu towarów, faktur kosztowych, wyciągów bankowych, list płac. Zwykle kilka rodzajów dokumentów stanowi większość wolumenu. Od nich zacznij.

Krok 2. Uporządkuj plan kont i słowniki

Automat działa tak dobrze, jak dane, z których korzysta. Jeśli kategorie kosztów są nadawane niekonsekwentnie, a kontrahenci mają po kilka kart, schemat będzie generował błędy. Ujednolicenia wymagają zwłaszcza:

• kategorie dokumentów i ich przypisanie do kont kosztowych,
• karty kontrahentów (jeden kontrahent, jedna karta),
• rejestry VAT i definicje dokumentów,
• wymiary analityczne, np. działy, projekty, samochody.

Krok 3. Zbuduj schematy dla najczęstszych dokumentów

Dla każdego typu dokumentu określ, jakie pozycje dekretu mają powstać i skąd brać konto. Nie twórz osobnego schematu dla każdego dostawcy. Lepiej oprzeć regułę na kategorii lub cesze dokumentu, bo mniej schematów łatwiej utrzymać.

Krok 4. Przetestuj na danych z zamkniętego okresu

Uruchom schematy na kopii bazy albo na dokumentach z okresu, który dobrze znasz. Porównaj wynik z tym, co zaksięgowano ręcznie. Różnice pokażą, gdzie reguła jest zbyt ogólna, a gdzie brakuje danych źródłowych.

Krok 5. Wprowadź kontrolę wyjątków

Część dokumentów zawsze będzie nietypowa: refaktury, środki trwałe, faktury z kilkoma kategoriami kosztów. Ustal, jak je rozpoznać (np. brak kategorii, nietypowa kwota) i kto księguje je ręcznie. Reszta przechodzi automatycznie. Fakturę, którą trzeba rozbić na kilka kosztów, obsłużysz przez podział na pozycje z różnymi kategoriami albo ręczną dekretację. Jeśli takich faktur jest dużo, dostają osobną regułę.

Krok 6. Przeglądaj schematy cyklicznie

Nowe konta, zmiana struktury organizacyjnej, nowy rodzaj działalności: po każdej takiej zmianie schematy trzeba przejrzeć. Dobrym momentem jest zamknięcie roku albo zmiana planu kont.

Dokumenty, na których automat oszczędza najwięcej pracy

• Faktury sprzedaży z modułu Handel, bo są powtarzalne i opierają się na stałych definicjach dokumentów.
• Faktury kosztowe, zwłaszcza gdy kategorię nadaje się już na etapie obiegu i akceptacji. Ten temat rozwijamy w tekście o obiegu i akceptacji faktur kosztowych.
• Wyciągi bankowe: po rozliczeniu płatności z fakturami dekrety powstają według tych samych reguł.
• Listy płac, gdzie wynagrodzenia, składki i potrącenia są dekretowane na podstawie elementów wypłaty.

Schematy księgowe są elementem modułu księgowego enova365. Zakres możliwości zależy od posiadanych modułów i licencji, więc przed planowaniem sprawdź go z partnerem wdrożeniowym.

Kto powinien budować schematy księgowe

Schematy łączą wiedzę księgową z wiedzą o systemie. Główna księgowa wie, na jakie konta i z jaką analityką mają trafić koszty. Konsultant lub administrator enova365 wie, z jakich pól dokumentu można korzystać i jak zapisać warunki w regule. Najlepiej pracują w parze: księgowość opisuje zasady językiem biznesowym, a osoba techniczna przekłada je na schemat.

Prowadź też krótką dokumentację: jaki schemat obsługuje jakie dokumenty, na podstawie jakich danych wybiera konto i kiedy był ostatnio zmieniany. Kiedy w księgowości zmienia się osoba, taka notatka oszczędza wiele godzin odtwarzania logiki.

Jak mierzyć efekt

Wystarczą dwa wskaźniki. Pierwszy to odsetek dokumentów, które przeszły przez schemat bez ręcznej poprawki. Drugi to czas od wpływu dokumentu do zatwierdzenia w księgach. Gdy pierwszy rośnie, a drugi spada, idziesz w dobrym kierunku. Jeśli poprawek wciąż jest dużo, problem zwykle leży w danych źródłowych, nie w samym schemacie.

Typowe błędy przy automatycznym dekretowaniu

1. Za dużo szczegółowych schematów. Osobny schemat na każdego dostawcę szybko staje się nie do utrzymania, dlatego logikę lepiej przenieść do kategorii.
2. Brak właściciela schematów. Gdy nikt nie odpowiada za reguły, po zmianie planu kont przestają pasować, a błędy wychodzą przy bilansie.
3. Zatwierdzanie bez przeglądu. Bufor jest po to, żeby go sprawdzić. Przynajmniej wyrywkowa kontrola i raport dekretów niezgodnych z oczekiwaniem powinny być rutyną.
4. Kategoria nadawana na końcu. Jeśli kategorię kosztu wybiera księgowa przy dekretowaniu, automat niewiele pomaga. Powinna ją nadać osoba akceptująca fakturę.

Automatyczne dekretowanie a kontrola wewnętrzna

Zmienia się też sposób kontroli. Księgowa nie musi sprawdzać każdego dekretu. Przegląda raporty wyjątków: dokumenty bez kategorii, dekrety na konta przejściowe, kwoty mocno odbiegające od średniej dla danego dostawcy. Idzie to szybciej niż przeglądanie setek poprawnych zapisów w poszukiwaniu jednego błędnego, a błędy łatwiej wychwycić.

Dystrybutor, w którym kategorię wybiera kierownik

Typowy scenariusz w firmie dystrybucyjnej: faktury kosztowe są opisywane na papierze, księgowa przepisuje opis do systemu i ręcznie wybiera konta. Po uruchomieniu obiegu faktur kierownik działu wybiera kategorię kosztu podczas akceptacji, a schemat księgowy tworzy na tej podstawie dekret. Księgowa sprawdza bufor i ręcznie obsługuje tylko wyjątki. Czas, który szedł na wpisywanie, może poświęcić na analizę kosztów.

Przy fakturach z KSeF efekt jest jeszcze wyraźniejszy, bo dane trafiają do systemu w ustrukturyzowanej postaci. Nie zapominaj jednak o weryfikacji przed księgowaniem. Opisaliśmy ją w artykule o weryfikacji faktur kosztowych z KSeF.

Zespół FX2 konfiguruje enova365 w działach finansowych, w tym przegląda istniejące schematy księgowe i buduje nowe od podstaw. Napisz do nas, a wspólnie ustalimy, które dokumenty w Twojej firmie zautomatyzować najpierw.