Jak weryfikować faktury kosztowe pobrane z KSeF zanim trafią do księgowania

KSeF ma jedną cechę, której wiele firm nie doceniło: faktura kosztowa pojawia się w systemie bez Twojej zgody i zanim ktokolwiek w firmie ją zobaczy. Nie ma koperty ani maila do sekretariatu. Dlatego weryfikacja faktur kosztowych pobranych z KSeF musi być osobnym, świadomym krokiem przed księgowaniem. Poniżej znajdziesz checklistę, którą możesz stosować ręcznie albo, co wygodniejsze, zautomatyzować w ERP.

Dlaczego faktura z KSeF nie oznacza faktury poprawnej

KSeF sprawdza, czy dokument ma prawidłową strukturę i czy wystawca ma uprawnienia. Nie sprawdza, czy zamówiłeś towar, czy cena zgadza się z umową ani czy rachunek bankowy należy do dostawcy. Faktura może trafić do Ciebie przez pomyłkę w NIP, może dotyczyć niezrealizowanej dostawy albo być próbą wyłudzenia. W systemie każdy z tych przypadków wygląda identycznie jak poprawny dokument.

Checklista weryfikacji faktury kosztowej z KSeF

Czy faktura w ogóle nas dotyczy

• Dostawca jest znany i aktywny w kartotece kontrahentów.
• Istnieje zamówienie, umowa lub zlecenie, z którym faktura się wiąże.
• Faktura nie jest duplikatem: ten sam numer dostawcy, kwota i data nie występują już w systemie, np. jako skan otrzymany wcześniej mailem.

Czy dane handlowe się zgadzają

• Ilości odpowiadają przyjęciu na magazyn lub protokołowi wykonania usługi.
• Ceny są zgodne z zamówieniem lub cennikiem umownym, z uwzględnieniem rabatów.
• Termin płatności jest zgodny z warunkami uzgodnionymi z dostawcą.
• Waluta i ewentualny kurs są zgodne z umową.

Czy dane płatnicze są bezpieczne

• Rachunek bankowy z faktury znajduje się na białej liście podatników VAT w dniu zlecenia przelewu. Zapłata ponad ustawowy limit na rachunek spoza listy grozi brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów i solidarną odpowiedzialnością za VAT dostawcy.
• Rachunek nie zmienił się względem poprzednich faktur. Nagła zmiana numeru konta to klasyczny sygnał oszustwa i wymaga telefonicznego potwierdzenia u dostawcy pod znanym numerem.
• Jeśli faktura podlega mechanizmowi podzielonej płatności, przelew zostanie wykonany w tym trybie.

Czy dane podatkowe są prawidłowe

• Stawki VAT odpowiadają rodzajowi towaru lub usługi.
• Jeśli faktura jest korektą, wskazuje właściwy dokument pierwotny i masz potwierdzenie przyczyny korekty.
• Przy fakturze rozliczeniowej suma zaliczek zgadza się z Twoimi wpłatami.

Kto powinien weryfikować i w jakiej kolejności

Najlepiej działa podział pracy. System wykonuje kontrole automatyczne, akceptant merytoryczny potwierdza, że towar lub usługa zostały dostarczone, a księgowość sprawdza aspekty podatkowe. Każdy robi to, na czym się zna, i nikt nie musi przechodzić całej listy ręcznie.

1. Pobranie z KSeF, automatycznie, kilka razy dziennie lub co godzinę.
2. Kontrole automatyczne: duplikaty, biała lista, zmiana rachunku, dopasowanie do zamówienia i przyjęcia.
3. Akceptacja merytoryczna, tylko dla faktur, które nie przeszły dopasowania lub przekraczają ustalony próg.
4. Kontrola księgowa: stawki, kategorie kosztowe, dekretacja.
5. Zatwierdzenie do płatności. Dopiero teraz faktura trafia do paczki przelewów.

Szczegóły ścieżek akceptacji opisaliśmy w artykule o obiegu i akceptacji faktur kosztowych po KSeF.

Automatyczne dopasowanie: faktura, zamówienie, przyjęcie

Najwięcej czasu oszczędza dopasowanie trójstronne. Faktura z KSeF ma strukturę danych, więc system może porównać jej pozycje z zamówieniem zakupu i dokumentem przyjęcia magazynowego. Jeśli ilości i ceny mieszczą się w ustalonej tolerancji, faktura przechodzi dalej bez udziału człowieka. Ludzie zajmują się tylko odchyleniami.

W porównaniu z erą skanów i OCR, kiedy dane trzeba było najpierw odczytać i poprawić, to duża zmiana. Faktura ustrukturyzowana ma je od razu w polach. Trudność sprawia jedynie mapowanie nazw towarów dostawcy na indeksy w Twojej kartotece. Dla najczęstszych dostawców wystarczy zbudować je raz.

Nowy numer konta u stałego dostawcy

Weźmy firmę handlową z kilkuset fakturami kosztowymi miesięcznie, która włącza automatyczną kontrolę zmiany rachunku bankowego. W pierwszych tygodniach system zatrzymuje fakturę od stałego dostawcy z nowym numerem konta. Telefon do opiekuna handlowego wyjaśnia, że dostawca rzeczywiście zmienił bank. Przy próbie oszustwa ta sama kontrola zatrzymałaby przelew, zanim pieniądze opuściłyby firmę.

Ważniejszy jest jednak inny efekt. Przy dopasowaniu do zamówień i przyjęć większość faktur od stałych dostawców nie wymaga już ręcznej akceptacji, a kierownicy działów oglądają wyłącznie dokumenty z rozbieżnościami.

Czego nie robić

• Nie księguj wszystkiego z KSeF hurtem tylko dlatego, że faktury tam są. Odkręcanie błędnych zapisów kosztuje więcej niż weryfikacja.
• Nie opieraj kontroli na pamięci jednej osoby. Jej urlop lub odejście oznacza brak kontroli.
• Nie ignoruj faktur „obcych”. Jeśli w KSeF pojawiła się faktura, która Cię nie dotyczy, zgłoś to wystawcy, by wystawił korektę.
• Nie płać z wizualizacji PDF, jeśli dane w KSeF wyglądają inaczej. Wiążąca jest faktura w systemie.

Faktury bez zamówienia: media, abonamenty, usługi doraźne

Nie wszystkie koszty mają zamówienie. Media, abonamenty, leasing, usługi księgowe czy prawne przychodzą co miesiąc w podobnej kwocie. Dla nich lepiej sprawdza się inna metoda: system porównuje fakturę z poprzednimi dokumentami tego samego dostawcy i zatrzymuje tylko te, których kwota odbiega o więcej niż ustalony procent.

Przy fakturach jednorazowych bez zamówienia (naprawa, usługa doraźna, zakup w sklepie internetowym) najlepiej wymagać akceptacji osoby, która zleciła wydatek. Jeśli nikt nie przyznaje się do zamówienia, faktura może nie dotyczyć firmy albo być próbą wyłudzenia.

Jak zacząć, jeśli dziś nie masz żadnej kontroli

1. Wprowadź regułę, że żadna faktura z KSeF nie trafia do płatności bez akceptacji.
2. Uruchom kontrolę białej listy i zmiany rachunku. To najprostsze i chroni przed największymi stratami.
3. Dodaj wykrywanie duplikatów, zwłaszcza w okresie, gdy dostawcy wysyłają jeszcze PDF-y mailem równolegle z KSeF.
4. Dopiero potem buduj automatyczne dopasowanie do zamówień, zaczynając od największych dostawców.

Jeśli faktury przychodzą do Ciebie także spoza KSeF, zajrzyj do tekstu o tym, jak automatycznie przenosić dane z PDF-ów do systemu. Obie ścieżki powinny kończyć się w tym samym procesie weryfikacji.

Większość tej checklisty może wykonywać za Ciebie system. Zobacz nasze wdrożenia enova365 z obsługą KSeF oraz automatyzacje i dodatki na zamówienie, które łączą faktury z zamówieniami i przyjęciami. Skontaktuj się z nami, a pokażemy, jak taka weryfikacja może wyglądać na Twoich danych.