Archiwizacja e-faktur po wejściu KSeF: co musisz przechowywać sam

„Skoro KSeF przechowuje faktury, możemy wyrzucić segregatory i wyłączyć archiwum.” To zdanie słyszymy w wielu firmach i jest prawdziwe tylko w części. Archiwizacja e-faktur po wejściu KSeF faktycznie się uprościła, ale dla jednej grupy dokumentów. Poniżej wyjaśniamy, za co odpowiada system Ministerstwa Finansów, a co nadal musisz przechowywać sam.

Co przechowuje KSeF

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Dotyczy to faktur sprzedaży i zakupu, o ile przeszły przez system i otrzymały numer KSeF. W tym okresie podatnik nie musi trzymać ich kopii u siebie, żeby spełnić obowiązki podatkowe.

Jeśli jednak dokument jest Ci potrzebny dłużej, na przykład dlatego, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się później, zachowaj go poza KSeF. Potwierdza to MF w pytaniach i odpowiedziach dotyczących KSeF 2.0.

Co musisz archiwizować sam

Lista dokumentów poza KSeF jest dłuższa, niż się wydaje:

• faktury wystawione podczas awarii całkowitej, które nie są dosyłane do systemu (piszemy o tym w tekście o wystawianiu faktur, gdy KSeF nie działa),
• faktury dla konsumentów wystawione poza KSeF, jeśli w tym zakresie nie korzystasz z systemu,
• faktury od dostawców zagranicznych, które przychodzą mailem lub pocztą,
• faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP, które do końca 2026 r. mogą funkcjonować poza KSeF,
• faktury sprzed objęcia firmy obowiązkiem KSeF, bo dotychczasowe archiwum papierowe i elektroniczne nadal obowiązuje,
• dokumenty towarzyszące: umowy, zamówienia, protokoły odbioru, dokumenty WZ i PZ, dokumentacja uzgodnienia warunków korekt,
• dowody zapłaty i wyciągi bankowe,
• księgi, rejestry i deklaracje, w tym pliki JPK.

Kiedy 10 lat w KSeF może nie wystarczyć

Okres przechowywania w systemie jest długi, ale bywa, że dokument jest potrzebny jeszcze później. Dotyczy to na przykład faktur za środki trwałe amortyzowane przez wiele lat, rozliczania strat podatkowych z lat ubiegłych czy sporów sądowych z kontrahentem. Wtedy własna kopia jest koniecznością, a nie wygodą.

Dostęp do faktur w KSeF zależy też od uprawnień. Gdy zmieni się zarząd, biuro rachunkowe albo struktura firmy i ktoś straci dostęp, odtworzenie archiwum wymaga ponownego ustanowienia uprawnień. Własna kopia w ERP usuwa tę zależność.

Po co trzymać kopię faktur z KSeF w ERP

Pomijając wymogi prawne, codzienna praca wymaga szybkiego dostępu do faktur. Handlowiec sprawdzający historię klienta, kontroler analizujący koszty czy audytor badający sprawozdanie nie powinni za każdym razem pobierać dokumentów z zewnętrznego systemu.

• Faktura w ERP jest powiązana z zamówieniem, magazynem i płatnością. W KSeF jest tylko dokumentem.
• Wyszukiwanie i raportowanie w ERP jest szybsze i daje więcej możliwości.
• Przerwa w dostępie do KSeF nie blokuje działów, które potrzebują historii.
• Kopia zawiera numer KSeF i datę jego nadania, co ułatwia wyjaśnienia z urzędem lub kontrahentem.

Archiwum w pięciu krokach

1. ERP automatycznie pobiera z KSeF faktury zakupowe i potwierdzenia faktur sprzedaży, zapisując oryginalny plik XML.
2. Dokumenty spoza KSeF trafiają do tego samego repozytorium, z oznaczeniem źródła, więc oba strumienie mają jedno archiwum.
3. Archiwum w ERP jest tak bezpieczne jak backup serwera. Zasadę 3-2-1 opisaliśmy w artykule o kopiach zapasowych w firmie.
4. Polityka retencji określa, jak długo przechowujesz poszczególne kategorie dokumentów i kto decyduje o ich usunięciu.
5. Raz na jakiś czas sprawdź, czy da się znaleźć i otworzyć fakturę sprzed kilku lat. Archiwum, którego nikt nie testuje, bywa niekompletne.

Kontrola inwestycji sprzed kilku lat

Typowy przypadek: spółka produkcyjna przechodzi kontrolę rozliczenia dużej inwestycji sprzed kilku lat. Faktury za maszyny są w porządku, ale kontrolujący proszą o umowy, protokoły odbioru i korespondencję w sprawie korekt cen. Część tych dokumentów leży w skrzynkach mailowych byłych pracowników. Rozwiązaniem jest jedno repozytorium dokumentów powiązanych z fakturą, niezależnie od tego, czy sama faktura jest w KSeF.

Najczęstsze błędy w archiwizacji po wejściu KSeF

• Przechowywanie samych PDF-ów. Wizualizacja nie jest fakturą, więc jeśli robisz kopię, zachowaj plik XML z numerem KSeF.
• Archiwum w skrzynkach mailowych. Faktury od dostawców zagranicznych i dokumenty towarzyszące rozproszone po skrzynkach pracowników giną, gdy ci odchodzą.
• Faktura bez umowy. Przy kontroli kosztów usług niematerialnych sama faktura rzadko wystarcza, potrzebne są umowa, raporty lub protokoły.
• Usunięcie starego systemu. Przy zmianie programu księgowego dane historyczne trzeba przenieść albo zachować w formie, którą da się odczytać.
• Archiwum bez kopii zapasowej. Dokumenty zapisane na jednym serwerze bez backupu znikają razem z dyskiem.

Archiwum a zmiana systemu lub biura rachunkowego

Szczególnie ryzykowna jest zmiana programu księgowego albo biura rachunkowego. Faktury w KSeF pozostają dostępne, ale opisy kosztów, akceptacje, powiązania z zamówieniami i dokumenty spoza systemu często zostają w starym programie lub u poprzedniej księgowej. Przed zmianą ustal, w jakiej formie dostaniesz pełne archiwum, i sprawdź na kilku losowych dokumentach, czy da się je odnaleźć po migracji.

Kto powinien odpowiadać za archiwum

W wielu firmach archiwum jest „wspólne”, czyli niczyje. Wyznacz osobę, która decyduje o strukturze repozytorium, okresach przechowywania i zasadach dostępu, oraz osobę technicznie odpowiedzialną za kopie zapasowe. W małej firmie mogą to być właściciel i zewnętrzny serwis IT, w większej główna księgowa i administrator systemów.

Wydruki, papierowe faktury i pliki XML

Czy muszę drukować faktury z KSeF?

Nie. Faktura ustrukturyzowana istnieje w postaci elektronicznej i w tej postaci jest przechowywana. Wydruk lub PDF to wizualizacja, która nie zastępuje dokumentu w KSeF i nie jest wymagana do archiwizacji.

Czy mogę zniszczyć papierowe faktury sprzed KSeF?

Dokumenty wystawione przed objęciem firmy obowiązkiem KSeF podlegają dotychczasowym zasadom przechowywania. Zniszczyć je możesz dopiero po upływie wymaganego okresu, który co do zasady wiąże się z przedawnieniem zobowiązania podatkowego.

Czy plik XML z KSeF wystarczy jako kopia?

Plik XML zawiera pełną treść faktury i jest najlepszą formą kopii. Przechowuj go razem z numerem KSeF i datą nadania numeru, a wizualizację generuj w razie potrzeby.

Faktury z KSeF, dokumenty spoza systemu i załączniki mogą leżeć w jednym miejscu. Zobacz, jak wdrażamy enova365 z obsługą KSeF i obiegiem dokumentów. Backup serwera i bezpieczeństwo danych to z kolei temat na rozmowę o obsłudze IT Twojej firmy.