KSeF w trybie offline i podczas awarii: jak wystawiać faktury, gdy system nie działa

Jest piątek, godzina 15:00, kierowca czeka na fakturę, a program zwraca błąd połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur. Co teraz? Przepisy przewidują na taką sytuację kilka ścieżek. Zasady pracy KSeF w trybie offline i podczas awarii zależą od tego, co i z czyjej winy „nie działa”. Poniżej opisujemy stan na listopad 2026 r., gdy obowiązek KSeF obejmuje już większość firm.

Cztery sytuacje, cztery zasady

Ministerstwo Finansów rozróżnia tryby szczególne wystawiania faktur. Najpierw ustal, w którym z nich jesteś, bo od tego zależy termin dosłania faktury do KSeF.

• Offline24 to Twój wybór albo problem po Twojej stronie (brak internetu, awaria programu). Fakturę przesyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.
• Niedostępność KSeF oznacza, że system nie działa z przyczyn po stronie MF, np. w czasie przerwy technicznej. Fakturę przesyłasz najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności.
• Awarię KSeF MF ogłasza w Biuletynie Informacji Publicznej i w oprogramowaniu interfejsowym. Na przesłanie faktury masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
• Awarię całkowitą ogłasza się w środkach społecznego przekazu. Faktury wystawia się wtedy poza KSeF i nie dosyła się ich później do systemu.

Aktualne komunikaty i szczegóły trybów MF publikuje na stronie ksef.podatki.gov.pl. Osoba odpowiedzialna za fakturowanie powinna znać ten adres.

Gdy nie działa internet albo Twój program

To najczęstszy scenariusz i zarazem ten, za który odpowiadasz sam. Wystawiasz fakturę ustrukturyzowaną w swoim systemie jak zwykle, tylko bez wysyłki. Nabywca dostaje jej wizualizację, czyli wydruk lub PDF z dwoma kodami QR.

Pierwszy kod służy do weryfikacji faktury w KSeF. Drugi, potwierdzający tożsamość wystawcy, generuje się z użyciem certyfikatu KSeF typu offline. Bez tego certyfikatu nie przygotujesz poprawnej faktury offline, dlatego trzeba go uzyskać zawczasu, a nie w dniu awarii.

Po przywróceniu łączności wysyłasz faktury do KSeF i sprawdzasz, czy każda dostała numer KSeF. Dla nabywcy datą otrzymania faktury jest data przydzielenia tego numeru, a nie dzień, w którym dostał wydruk.

Gdy KSeF ma przerwę lub awarię

Postępowanie wygląda podobnie: faktura powstaje w Twoim programie, nabywca dostaje wizualizację z kodami QR, wysyłka następuje później. Różnią się terminy. Zachowaj więc dowód, że system rzeczywiście był niedostępny: zrzut komunikatu, wpis z BIP, informację z programu.

Nie zakładaj automatycznie, że skoro „KSeF nie działa”, masz tydzień. Jeśli awaria nie została ogłoszona, a problem leży po Twojej stronie, obowiązuje termin z trybu offline24.

Awaria całkowita: jedyny przypadek bez dosyłania

Przy awarii całkowitej faktury wystawia się w postaci elektronicznej lub papierowej poza systemem i nie wprowadza się ich później do KSeF. Ma to konsekwencje dla archiwum. Takie dokumenty musisz przechowywać sam, jak przed erą KSeF. Szerzej opisaliśmy to w tekście o archiwizacji e-faktur po wejściu KSeF.

Plan na awarię: pięć rzeczy do przygotowania zawczasu

1. Sprawdź, czy firma ma certyfikat KSeF do generowania kodu QR dla faktur offline i kto ma do niego dostęp.
2. Przetestuj, czy system sprzedażowy wystawia fakturę z kodami QR i kolejkuje ją do późniejszej wysyłki.
3. Zapewnij zapasowe łącze. Modem LTE lub drugi dostawca internetu kosztuje niewiele w porównaniu z zatrzymaną wysyłką towaru.
4. Spisz procedurę na jednej kartce: kto decyduje o przejściu w tryb offline, jak wydrukować wizualizację, kto pilnuje dosłania faktur.
5. Po awarii codziennie sprawdzaj raport faktur bez numeru KSeF, aż lista będzie pusta.

Łącze, zasilanie i kopie zapasowe dobrze jest ująć w szerszym planie ciągłości działania na wypadek awarii IT.

Hurtownia w dniu bez internetu

Typowy scenariusz: hurtownia materiałów budowlanych traci internet, bo przy pracach drogowych ktoś uszkodził kabel. Magazyn wydaje towar, dział sprzedaży wystawia faktury w trybie offline, kierowcy dostają wydruki z kodami QR. Następnego ranka, po naprawie łącza, program wysyła kolejkę faktur. Dwie z nich KSeF odrzuca, bo ktoś ręcznie wpisał błędny NIP nabywcy.

To częsty problem. Faktura offline nie przechodzi walidacji w chwili wystawienia, więc błędy wychodzą dopiero przy wysyłce. Rozwiązanie: codzienny raport faktur bez numeru KSeF i jasno przypisana osoba, która poprawia odrzucone dokumenty i informuje klienta.

Kary i okres przejściowy

Według obowiązujących przepisów kary za naruszenia związane z KSeF mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r., a za 2026 r. nie są nakładane. W Sejmie trwają prace nad projektem przesunięcia kar o kolejny rok, ale dopóki nie zostanie uchwalony, nie można na nim polegać. Kary to jednak nie wszystko. Niedosłana faktura to problem rozliczeniowy Twojego klienta, który bez numeru KSeF nie ma pewności co do daty otrzymania dokumentu.

Kto w firmie za co odpowiada w trybie awaryjnym

Procedura działa tylko wtedy, gdy każdy zna swoją rolę. W małej firmie wszystko może robić jedna osoba. W średniej lepiej rozdzielić zadania:

• dział sprzedaży wystawia faktury w trybie offline i przekazuje klientom wizualizacje z kodami QR,
• osoba odpowiedzialna za KSeF ocenia, który tryb obowiązuje, sprawdza komunikaty MF i pilnuje terminu dosłania,
• dział IT lub zewnętrzny serwis przywraca łączność, uruchamia zapasowe łącze i sprawdza, czy problem nie leży w programie,
• księgowość po awarii weryfikuje, czy wszystkie faktury dostały numery KSeF, i wyjaśnia odrzucone dokumenty.

Spisanie tych ról zajmuje kwadrans, a w dniu awarii oszczędza godzinę nerwowych telefonów.

Nie wiesz, czy Twój system ERP obsługuje tryb offline i jak zachowa się podczas awarii? Lepiej sprawdzić to przed kolejnym incydentem niż w jego trakcie. Zobacz, jak wspieramy firmy w obsłudze KSeF w enova365, albo skontaktuj się z nami, żeby omówić procedurę dla Twojej firmy.

Pytania o faktury offline

Czy fakturę offline mogę wysłać klientowi mailem jako PDF?

Tak. Wizualizację faktury przekazujesz nabywcy w uzgodniony sposób, także jako PDF. Musi zawierać wymagane kody QR, a sama faktura i tak musi trafić do KSeF w terminie właściwym dla danego trybu.

Co, jeśli zapomnę dosłać fakturę wystawioną offline?

Prześlij ją niezwłocznie po wykryciu uchybienia. Do momentu nadania numeru KSeF nabywca formalnie nie otrzymał faktury, więc opóźnienie uderza także w jego rozliczenia. Codzienny raport dokumentów bez numeru KSeF zapobiega takim sytuacjom.

Czy w trybie offline mogę wystawić fakturę korygującą?

Korekta odwołuje się do numeru KSeF faktury pierwotnej. Jeśli faktura pierwotna była wystawiona offline, najpierw trzeba ją przesłać do KSeF i uzyskać numer, a dopiero potem wystawić korektę.