Kopie zapasowe w firmie: zasada 3-2-1 w praktyce

Zasada 3-2-1 brzmi jak hasło z prezentacji, a jest najprostszym sposobem, żeby kopie zapasowe w firmie przetrwały awarię dysku, pożar, kradzież i atak ransomware. Mówi tyle: miej co najmniej trzy kopie danych, na dwóch różnych rodzajach nośników, z czego jedna leży poza siedzibą firmy. Poniżej pokazujemy, jak przełożyć tę regułę na infrastrukturę małej lub średniej firmy.

Co dokładnie oznacza 3-2-1

Trzy kopie to dane produkcyjne plus dwie kopie zapasowe. Oryginał na serwerze też się liczy, więc potrzebujesz dwóch niezależnych backupów.

Dwa różne nośniki są po to, żeby jedna awaria albo jeden błąd nie zabrały wszystkiego. Serwer i kopia na dwóch dyskach w tej samej macierzy to wciąż jeden nośnik. Innym nośnikiem może być osobne urządzenie NAS, dysk wymienny, taśma albo przestrzeń w chmurze.

Kopia poza firmą chroni przed zdarzeniami, które dotykają całego budynku: pożarem, zalaniem, kradzieżą sprzętu. Może leżeć w chmurze, w drugim oddziale albo na dysku regularnie wywożonym w bezpieczne miejsce.

Skąd wzięło się 3-2-1-1-0

Klasyczna reguła powstała, zanim ransomware stał się codziennym zagrożeniem. Atakujący szukają w sieci kopii zapasowych i szyfrują je razem z danymi. Dlatego coraz częściej dodaje się dwa elementy:

• jedną kopię odizolowaną lub niezmienialną, czyli odłączoną od sieci albo zapisaną w trybie, w którym przez określony czas nie da się jej usunąć ani nadpisać,
• zero błędów przy weryfikacji: kopie są sprawdzane i testowo odtwarzane, a każdy błąd zostaje wyjaśniony.

Pełnej wersji nie musisz wdrażać od razu. Jeśli jednak wszystkie kopie są dostępne z tego samego konta administratora w tej samej sieci, jeden przejęty login może zniszczyć wszystkie trzy.

Kopie zapasowe w firmie: przykładowa architektura dla MŚP

Typowa firma z jednym serwerem, systemem ERP i plikami na udziałach sieciowych może zbudować 3-2-1 tak:

1. Kopia lokalna na osobnym urządzeniu NAS, wykonywana codziennie, z historią wersji z kilku tygodni. Służy do szybkiego odtwarzania pojedynczych plików i całego serwera.
2. Kopia poza siedzibą, w chmurze lub w drugiej lokalizacji, replikowana z kopii lokalnej, z włączoną niezmienialnością na określony czas.
3. Osobne konta. Do kopii poza firmą loguje się inne konto niż administrator domeny, zabezpieczone uwierzytelnianiem wieloskładnikowym.

Do tego dochodzi kopia baz danych systemu ERP wykonywana narzędziami bazy danych, a nie tylko jako pliki maszyny wirtualnej. Kopia spójna z punktu widzenia bazy odtwarza się pewniej niż „zdjęcie” dysku zrobione w trakcie zapisu.

Co objąć kopią, a o czym się zapomina

Serwer plików i baza ERP to oczywistość. Częściej pomijane są:

• skrzynki pocztowe i pliki w Microsoft 365 (producent dba o dostępność usługi, ale nie zawsze o odtworzenie danych usuniętych przez użytkownika czy atakującego),
• konfiguracja routera, firewalla i przełączników,
• dane na laptopach pracowników, którzy trzymają pliki „na pulpicie”,
• certyfikaty, klucze licencyjne, pliki konfiguracyjne programów,
• dokumentacja: hasła administracyjne i instrukcja odtwarzania, przechowywane tak, żeby były dostępne, gdy serwer nie działa.

Temat poczty i dokumentów w chmurze rozwijamy w artykule czy Microsoft 365 trzeba backupować.

Jak często robić kopie i jak długo je trzymać

O częstotliwości decyduje pytanie: ile pracy firma jest w stanie powtórzyć? Przy kopii raz na dobę w najgorszym razie tracisz dzień pracy. Dla księgowości w okresie zamknięcia miesiąca to może być za dużo, dla archiwum projektów w zupełności wystarczy. Bazy danych ERP często dostają dodatkowo kopie przyrostowe w ciągu dnia.

Czas przechowywania zależy od tego, jak szybko wykrywasz problem. Ransomware bywa uruchamiany tygodnie po włamaniu, a pomyłkowo usunięty folder ktoś zauważa po miesiącu. Trzymaj więc kopie dzienne z kilku tygodni oraz rzadsze kopie miesięczne z dłuższego okresu.

Pięć sposobów, żeby 3-2-1 istniało tylko na papierze

• Dysk USB podpięty na stałe do serwera. Formalnie to drugi nośnik, ale ransomware zaszyfruje go razem z serwerem.
• Synchronizacja w miejsce kopii. Usługi typu dysk w chmurze synchronizują pliki, więc zaszyfrowanie lub usunięcie pliku trafia także do chmury.
• Kopia bez monitoringu. Zadanie od tygodni kończy się błędem, a raport ląduje w skrzynce, której nikt nie czyta.
• Brak testów odtworzenia. Kopia istnieje, ale nikt nie wie, ile trwa przywrócenie serwera ani czy w ogóle się uda.
• Kopia poza firmą w bagażniku samochodu. Dysk wywożony do domu właściciela jest lepszy niż nic, ale bez szyfrowania grozi wyciekiem danych przy kradzieży.

Szyfrowanie kopii

Kopia zawiera dokładnie te same dane co serwer: dane osobowe pracowników i kontrahentów, wyniki finansowe. Kopie poza firmą powinny być szyfrowane, a klucz przechowywany w bezpiecznym miejscu, niezależnym od serwera. Kto traci klucz, traci kopię. Procedura przechowywania klucza jest więc tak samo ważna jak samo szyfrowanie.

Kto odpowiada za kopie i jak to kontrolować

Kopie zapasowe to typowe zadanie „niczyje”. Informatyk je skonfigurował, właściciel zakłada, że działają, a raporty z błędami trafiają do skrzynki, której nikt nie otwiera. Wyznacz jedną osobę, która sprawdza wyniki, i ustal, kto dostaje powiadomienie, gdy zadanie się nie powiedzie.

Dobrze sprawdza się krótki miesięczny raport dla zarządu. Czy wszystkie zadania się wykonały? Ile wersji wstecz jest dostępnych? Kiedy był ostatni test odtworzenia i czy kopia poza firmą jest aktualna? Pięć zdań daje więcej spokoju niż ogólne zapewnienie, że „backup jest”.

Serwerownia zalana razem z kopią

Typowy przypadek wygląda tak. Firma budowlana trzyma kopię serwera na dysku sieciowym stojącym obok serwera, w tym samym pomieszczeniu. Formalnie są dwa urządzenia, ale jedna lokalizacja i jedna sieć. Pomieszczenie techniczne zostaje zalane i oba urządzenia przestają działać. Dane udaje się odzyskać tylko częściowo, z laptopów i poczty. Rozwiązaniem jest kopia w chmurze z osobnym kontem i niezmienialnością oraz przeniesienie kopii lokalnej do innej części budynku.

Pierwsze kroki, gdy dziś nic nie jest uporządkowane

1. Spisz, gdzie są dane: serwery, chmura, laptopy, systemy zewnętrzne.
2. Ustal dla każdego systemu, ile danych możesz stracić i jak szybko musi wrócić do działania.
3. Uruchom kopię lokalną z historią wersji i monitoringiem wyników.
4. Dodaj kopię poza firmą, odizolowaną od głównych kont administracyjnych.
5. Zaplanuj pierwszy test odtworzenia i powtarzaj go regularnie.

Ostatni punkt to temat na osobny tekst: jak testować odtwarzanie kopii zapasowej. Kopie dobrze jest też powiązać z szerszym planem działania na wypadek awarii, który opisujemy w artykule o planie ciągłości działania.

Nie masz pewności, czy Twoje kopie spełniają zasadę 3-2-1 i czy da się z nich odtworzyć firmę w rozsądnym czasie? Sprawdzimy to w ramach obsługi IT Twojej firmy.