Test odtwarzania kopii zapasowej: jak sprawdzić, że backup naprawdę działa

Zielony znaczek „zadanie zakończone pomyślnie” w programie do kopii nie oznacza, że odzyskasz dane. Oznacza tylko, że program coś zapisał. Dopiero test odtwarzania kopii zapasowej pokazuje, czy z tego zapisu da się uruchomić serwer i otworzyć bazę ERP, a także ile to potrwa. Poniżej opisujemy, jak przeprowadzić taki test w małej lub średniej firmie bez zatrzymywania pracy.

Dlaczego kopie zawodzą w chwili prawdy

Przyczyny są zwykle prozaiczne. Ktoś dodał nowy folder z danymi, ale nie dopisał go do zadania kopii. Baza danych była kopiowana jako zwykłe pliki w trakcie zapisu i odtwarza się uszkodzona. Hasło do zaszyfrowanej kopii znał tylko były informatyk. Albo kopia jest kompletna, ale przywrócenie jej z chmury przez firmowe łącze trwa kilka dni.

Każdy z tych problemów można wykryć wcześniej, bez żadnej awarii, pod warunkiem że regularnie odtwarzasz dane w kontrolowanych warunkach.

Krok 1. Ustal, co ma przetrwać i w jakim czasie

Zanim zaczniesz testować, określ dla najważniejszych systemów dwa parametry. RPO mówi, ile danych możesz maksymalnie stracić, na przykład dzień pracy albo godzinę. RTO mówi, w jakim czasie system musi znowu działać, na przykład do końca dnia roboczego.

Bez tych liczb test sprawdza tylko, czy „coś się odtwarza”. Z nimi ocenisz, czy wynik wystarcza firmie.

Krok 2. Wybierz rodzaj testu

Testy różnią się głębokością i nie wszystkie trzeba robić równie często:

1. Odtworzenie pojedynczych plików. Wybierasz losowo kilka plików z różnych folderów i dat, przywracasz je do osobnej lokalizacji i otwierasz. To szybkie, więc można to robić często.
2. Odtworzenie bazy danych. Przywracasz bazę systemu ERP na serwer testowy, uruchamiasz program i sprawdzasz, czy widać ostatnie dokumenty.
3. Odtworzenie całego serwera. Uruchamiasz pełną maszynę z kopii w izolowanym środowisku, bez dostępu do sieci produkcyjnej.
4. Odtworzenie z kopii poza firmą. Sprawdzasz, ile naprawdę trwa pobranie danych z chmury lub drugiej lokalizacji i czy masz wszystkie hasła oraz klucze szyfrowania.

Krok 3. Przygotuj izolowane środowisko

Odtwarzanie na serwer produkcyjny kończy się kłopotami. Przywrócona kopia może nadpisać bieżące dane, a drugi kontroler domeny albo drugi serwer o tej samej nazwie potrafi zakłócić pracę sieci. Test wykonuj na osobnej maszynie wirtualnej lub komputerze, odciętym od sieci firmowej albo w wydzielonej sieci testowej. Użytkownicy pracują wtedy normalnie, a test nie zatrzymuje firmy.

Krok 4. Zmierz czas i zapisz każdy problem

W trakcie testu notuj godziny: rozpoczęcie, koniec pobierania danych, uruchomienie systemu, potwierdzenie, że działa. Zapisuj każdą przeszkodę, nawet drobną: brakujące hasło, nieaktualną instrukcję, sterownik do doinstalowania. Właśnie te drobiazgi wydłużają odtwarzanie podczas prawdziwej awarii, kiedy wszyscy działają pod presją.

Krok 5. Sprawdź dane, nie tylko uruchomienie

Serwer, który się włącza, to dopiero połowa sukcesu. Poproś osobę z działu, która na co dzień korzysta z systemu, żeby sprawdziła:

• czy widać dokumenty z dnia, z którego pochodzi kopia,
• czy otwierają się załączniki i pliki powiązane,
• czy raporty pokazują zgodne salda lub stany magazynowe,
• czy działają integracje, na przykład pobieranie wyciągów lub wysyłka do KSeF w środowisku testowym.

Główna księgowa szybciej niż administrator zauważy brak zaksięgowanych dokumentów z ostatniego tygodnia. Jej udział ogranicza się do krótkiego przeglądu w odtworzonym systemie.

Krok 6. Zaktualizuj instrukcję i harmonogram

Po każdym teście popraw instrukcję odtwarzania tak, żeby osoba, która wykonuje ją pierwszy raz, przeszła przez nią bez zgadywania. Zapisz wynik testu: datę, zakres, czas, problemy, działania naprawcze. Taki rejestr przydaje się też przy audytach i rozmowach z ubezpieczycielem.

Ustal stały harmonogram. Na przykład: odtworzenie plików co miesiąc, bazy ERP co kwartał, pełnego serwera i kopii poza firmą raz lub dwa razy w roku oraz po każdej większej zmianie infrastruktury, choćby po wymianie serwera czy zmianie programu do kopii.

Dystrybutor, któremu chmura oddałaby serwer po kilku dniach

Typowy przypadek wygląda tak. W firmie dystrybucyjnej kopie wykonują się codziennie bez błędów. Pierwszy test pokazuje, że baza ERP odtwarza się poprawnie, ale przywrócenie całego serwera z chmury trwałoby kilka dni przez przepustowość łącza. Rozwiązaniem jest zmiana architektury: lokalna kopia na osobnym urządzeniu do szybkiego odtwarzania i chmura jako kopia awaryjna na wypadek zniszczenia biura. Bez testu firma dowiedziałaby się o tym dopiero w trakcie awarii.

Co zwykle wychodzi przy pierwszym teście

Pierwszy test w firmie, która nigdy wcześniej nie odtwarzała danych, prawie zawsze coś ujawnia. Najczęściej:

• foldery lub bazy danych, które nie były objęte kopią, bo powstały po jej skonfigurowaniu,
• brak hasła do zaszyfrowanej kopii albo do konta w chmurze, w której jest przechowywana,
• nieaktualną lub nieistniejącą instrukcję odtwarzania,
• licencję programu ERP przypisaną do konkretnego serwera, która po przeniesieniu na inną maszynę wymaga kontaktu z producentem,
• czas przywrócenia znacznie dłuższy, niż zakładał zarząd.

W spokojnym tygodniu każdą z tych rzeczy łatwo naprawić. Podczas prawdziwej awarii każda dokłada godziny lub dni przestoju.

Automatyczna weryfikacja w programie do kopii jest przydatnym uzupełnieniem, bo wykrywa uszkodzone pliki kopii. Nie zastępuje jednak testu, który sprawdza kompletność danych, działanie aplikacji, dostępność haseł i faktyczny czas przywrócenia.

Kto powinien odpowiadać za testy

Test wykonuje administrator lub dostawca IT, ale za to, że się odbył, powinna odpowiadać osoba z zarządu lub kierownictwa. Inaczej testy przegrywają z bieżącymi zgłoszeniami. Jeżeli obsługę IT prowadzi firma zewnętrzna, wpisz testy odtworzenia do umowy i raportów. Piszemy o tym w tekście o umowie SLA na obsługę IT. Podstawy organizacji samych kopii znajdziesz w artykule o zasadzie 3-2-1.

Nie pamiętasz, kiedy ostatnio ktoś przywracał dane z Twojej kopii? Skontaktuj się z nami w sprawie obsługi IT, a zaplanujemy pierwszy test.