Gratisy dla klientów pod kontrolą: jak enova365 automatyzuje akcje promocyjne

Gratis kosztuje: trzeba go kupić, zmagazynować, skompletować i wysłać. Przy ręcznej obsłudze handlowiec może go pominąć, dodać nie ten produkt albo wydać za dużo sztuk, a firma nie wie, czy promocja w ogóle się opłaciła. Moduł Handel w enova365 przejmuje tę pracę.

Poniżej opisujemy, jak system obsługuje gratisy, gdzie najczęściej gubią się pieniądze przy akcjach promocyjnych i co ustalić w firmie, zanim pierwsza promocja trafi do systemu.

Gdzie znika marża przy ręcznie obsługiwanych gratisach

Weźmy hurtownię, która co kwartał prowadzi dwie lub trzy akcje: do zamówienia powyżej określonej kwoty dorzuca firmowy kubek, a przy zakupie zestawu narzędzi dodaje komplet wierteł. Zasady są spisane w mailu od działu marketingu, a handlowcy dopisują gratisy do zamówień z pamięci.

Po kilku tygodniach wychodzą typowe problemy. Część klientów nie dostała należnego gratisu i dzwoni z reklamacją. Inni dostali dwa, bo ktoś dodał pozycję ręcznie, a potem klient zwiększył zamówienie i nikt tego nie skorygował. Magazyn wydaje towar, którego stan w systemie się nie zgadza, bo gratisy chodziły „na słowo”. Na koniec akcji nikt nie potrafi powiedzieć, ile kosztowała i czy podniosła sprzedaż.

Każdy z tych błędów jest drobny. Razem dają akcję, której koszt jest nieznany, a efekt trudny do udowodnienia.

Trzy rodzaje gratisów i dlaczego system je rozróżnia

System rozróżnia materiały promocyjne (ulotki, katalogi, gadżety z logo), towary otrzymane bezpłatnie od dostawcy oraz gratisy naliczane automatycznie według reguł promocji. Towary otrzymane od dostawcy są ewidencjonowane osobno, żeby nie zaburzać wyceny zapasów.

Ten podział ma znaczenie dla księgowości i magazynu. Materiały reklamowe to zwykle koszt marketingu. Towar, który dostawca dorzucił do dostawy za darmo, leży na półce obok tego samego towaru kupionego po pełnej cenie i gdyby wszedł na stan razem z nim, zaniżyłby lub zawyżył średnią cenę zakupu. Gratis z promocji to z kolei wydanie towaru, który firma wcześniej kupiła, więc jego koszt trzeba przypisać konkretnej akcji.

Sposób ujęcia gratisów w VAT i w kosztach podatkowych zależy od rodzaju przekazania i wartości towaru. Te zasady najlepiej ustalić z głównym księgowym przed startem pierwszej akcji, a w systemie odwzorować już gotowy schemat.

Reguły zamiast pamięci handlowca

Promocję można uzależnić od zakupu konkretnego produktu, wartości koszyka, liczby sztuk albo ich kombinacji. enova365 sama sprawdza warunki i dodaje należne pozycje przy tworzeniu dokumentu lub na żądanie. Gdy klient zmieni zamówienie, gratisy przeliczą się automatycznie i przejdą dalej na dokumenty magazynowe i fakturę.

Dla handlowca oznacza to jedną rzecz mniej do pilnowania. Wprowadza zamówienie tak jak zawsze, a system dopisuje pozycje gratisowe, jeśli warunki są spełnione. Gdy klient zmniejszy zamówienie poniżej progu, gratis zniknie z dokumentu. Gdy dołoży kolejny zestaw, liczba gratisów wzrośnie.

Pozycje gratisowe mogą mieć cenę 0 zł bez otwierania rabatów na resztę oferty i nie blokuje ich kontrola marży ujemnej. To ważne w firmach, które mają ustawioną twardą kontrolę marży: handlowiec nie musi prosić przełożonego o zgodę na każdą pozycję za zero złotych, a jednocześnie nie dostaje uprawnień do dowolnego obniżania cen.

Jak ustawić pierwszą promocję: kolejność kroków

1. Zapisz warunek promocji jednym zdaniem, tak jak zrozumie go klient, np. „przy zakupie trzech opakowań farby pędzel gratis”. Jeśli nie da się tego zrobić, promocja jest zbyt skomplikowana dla klienta i dla systemu.
2. Ustal okres obowiązywania, grupę klientów (wszyscy, wybrane grupy, konkretni kontrahenci) i kanały sprzedaży, w których akcja działa.
3. Sprawdź stan magazynowy gratisu i zdecyduj, co ma się stać, gdy się skończy: zamiennik, wstrzymanie akcji czy informacja dla handlowca.
4. Uzgodnij z księgowością sposób ujęcia gratisów i skonfiguruj definicje dokumentów.
5. Przetestuj promocję na kilku zamówieniach testowych, łącznie z ich zmianą: dodaniem pozycji, zmniejszeniem ilości, usunięciem towaru warunkującego gratis.
6. Poinformuj handlowców i magazyn, jak gratis będzie wyglądał na dokumentach, żeby nikt nie dopisywał go ręcznie „na wszelki wypadek”.

Błędy, które psują nawet dobrze ustawioną akcję

Najczęstszy to nakładanie się promocji. Klient spełnia warunki dwóch akcji naraz i dostaje oba gratisy, choć dział marketingu zakładał, że będzie to „jeden albo drugi”. Zanim uruchomisz kolejną promocję, sprawdź, które akcje są aktywne w tym samym czasie i dla tych samych klientów.

Drugi błąd to brak daty końcowej. Promocja, która miała trwać miesiąc, działa pół roku, bo nikt jej nie wyłączył, a gratisy wydawane są dalej. Trzeci to ręczne obchodzenie systemu: handlowiec, który „zawsze tak robił”, dodaje gratis jako zwykłą pozycję z rabatem 100%. Taka pozycja nie jest powiązana z akcją i nie pojawi się w analizie jej skuteczności.

Ostatni problem dotyczy towarów od dostawców. Jeśli przyjęcie gratisu od dostawcy zostanie zaksięgowane jak zwykła dostawa, wycena zapasów na koniec okresu będzie niewłaściwa, a korekta po fakcie zajmuje więcej czasu niż poprawne przyjęcie.

Czy promocja się opłaciła: analiza po zakończeniu akcji

Każda pozycja zapisuje, z jakiej promocji wynika, więc dział sprzedaży widzi, które akcje rzeczywiście zwiększają sprzedaż, a które tylko obniżają marżę. Po zakończeniu akcji można zestawić liczbę wydanych gratisów i ich koszt ze sprzedażą produktów, które były warunkiem promocji, w okresie akcji i przed nią.

Taka analiza odpowiada na pytania, które zwykle zostają bez odpowiedzi. Czy klienci kupowali więcej, czy po prostu dostali gratis do zamówień, które i tak by złożyli? Którzy kontrahenci korzystali z akcji najczęściej? Czy gratis o niższej wartości działał tak samo jak droższy? Dane możesz przenieść do zestawień opisanych w artykule o raportach i analizach w enova365.

Dla kogo automatyczne gratisy mają sens

Najwięcej zyskują hurtownie i dystrybutorzy z dużą liczbą zamówień, gdzie kilka handlowców obsługuje setki klientów, oraz producenci prowadzący akcje dla sieci partnerów. Przy sprzedaży internetowej automatyczne reguły są praktycznie konieczne, bo zamówienie spływa ze sklepu bez udziału handlowca.

Mniejsza firma, która raz w roku rozdaje kalendarze stałym klientom, nie potrzebuje rozbudowanych reguł. Wystarczy jej poprawna ewidencja materiałów reklamowych. Konfigurację gratisów najlepiej dopasować do tego, jak często i w jakiej skali prowadzisz promocje.

Jeżeli chcesz przenieść swoje akcje promocyjne z maili i arkuszy do systemu, zobacz, jak pracujemy przy wdrożeniach enova365. Pomożemy ustawić reguły i przetestować je na Twoich dokumentach, zanim promocja wystartuje.