Terminal płatniczy połączony z enova365: koniec z przepisywaniem kwot

Sprzedawca wystawia dokument w systemie, odczytuje kwotę i wpisuje ją ręcznie na terminalu. To kilka sekund przy każdej transakcji i stałe ryzyko pomyłki, którą potem trzeba anulować i wyjaśniać w rozliczeniach. W enova365 terminal płatniczy można połączyć bezpośrednio z dokumentem sprzedaży.

Pomyłka o jedno zero zdarza się rzadko, ale wystarczy jedna dziennie w sieci kilkunastu sklepów, żeby ktoś w księgowości spędzał pod koniec miesiąca godziny na wyjaśnianiu różnic między raportem z terminala a systemem. Poniżej opisujemy, jak działa połączenie terminala z enova365, komu się opłaca i co przygotować przed uruchomieniem.

Jak wygląda transakcja krok po kroku

1. Sprzedawca wystawia dokument sprzedaży w enova365, tak jak dotąd.
2. Po zatwierdzeniu system sam przesyła kwotę na terminal. Nikt jej nie przepisuje.
3. Klient płaci kartą lub telefonem.
4. Wynik transakcji wraca do enova365.
5. Dokument rozlicza się automatycznie, bez ręcznego oznaczania zapłaty.

Proces wygląda tak samo niezależnie od tego, czy system działa lokalnie, w chmurze czy w modelu hybrydowym. Dla sprzedawcy zmiana sprowadza się do tego, że po wystawieniu dokumentu odwraca terminal do klienta i czeka na potwierdzenie.

Co się zmienia w sklepie i w księgowości

Obsługa klienta jest krótsza, bo znika etap przepisywania. Pomyłek i korekt jest mniej, bo kwota na terminalu zawsze odpowiada dokumentowi. Dane o sprzedaży i płatnościach są w jednym miejscu, więc kierownik widzi, które dokumenty zapłacono kartą, bez zestawiania wydruków z terminala z raportem z systemu.

Księgowość zyskuje na tym najwięcej. Gdy terminal działa osobno, płatności kartą trzeba ręcznie powiązać z dokumentami, a potem jeszcze z wpływem od agenta rozliczeniowego, który przychodzi zbiorczo i po potrąceniu prowizji. Przy integracji pierwszy krok, czyli powiązanie zapłaty z dokumentem, dzieje się samo. Jeśli interesuje Cię dalsza część tego procesu, opisujemy ją w artykule o automatycznym dopasowaniu płatności do faktur.

Mechanizm współpracuje z terminalami różnych operatorów, więc firma nie jest uzależniona od jednego dostawcy i może wybrać korzystniejsze warunki. Producent opisuje rozwiązanie także na swoim blogu, w tekście o terminalu płatniczym zintegrowanym z ERP w chmurze.

Dla kogo to ma sens, a dla kogo nie

Rozwiązanie sprawdza się szczególnie w sieciach z wieloma punktami sprzedaży: każdą nową placówkę uruchamia się według tego samego, sprawdzonego schematu. Nie trzeba za każdym razem wymyślać procedury rozliczania kart ani szkolić ludzi z innego sposobu pracy.

Dobrze pasuje też do:

• hurtowni z ladą lub kasą, gdzie odbiorcy płacą kartą przy odbiorze towaru,
• punktów serwisowych i firm usługowych, które wystawiają dokument po wykonaniu usługi na miejscu,
• sklepów firmowych przy zakładach produkcyjnych, które i tak pracują na enova365.

Mniej zyska firma, która przyjmuje kilka płatności kartą w tygodniu, a większość sprzedaży rozlicza przelewem. Tam ręczne wpisanie kwoty nie jest wąskim gardłem i lepiej zacząć od automatyzacji importu wyciągów. Podobnie w sklepie internetowym: płatności online obsługuje bramka płatnicza, a nie terminal.

Co przygotować przed uruchomieniem

Lista punktów i urządzeń

Spisz wszystkie stanowiska sprzedaży, terminale, ich operatorów i umowy. W sieciach często okazuje się, że różne sklepy mają terminale od różnych dostawców, bo umowy zawierano w różnych latach. Integracja to obsłuży, ale musisz wiedzieć, co masz.

Formy płatności w systemie

Sprawdź, jak w enova365 zdefiniowane są formy płatności i kasy. Płatność kartą powinna mieć własną formę, powiązaną z właściwym rachunkiem lub kasą, żeby rozliczenia z agentem rozliczeniowym dało się potem łatwo uzgodnić.

Sieć i stanowiska

Terminal i stanowisko sprzedaży muszą się komunikować. Przy pracy w chmurze sprawdź łącze w każdym punkcie i zastanów się, co sprzedawca robi, gdy internet przestanie działać. Procedura awaryjna, nawet jednostronicowa, oszczędza nerwów w sobotę przed świętami.

Kasa fiskalna

Terminal płatniczy nie zastępuje urządzenia fiskalnego. Jeśli sprzedajesz osobom prywatnym, ustal z wdrożeniowcem, jak w Twojej konfiguracji współpracują dokument, paragon i płatność.

Pilotaż

Uruchom integrację najpierw w jednym punkcie na tydzień lub dwa. Sprawdź nietypowe sytuacje: odrzuconą kartę, przerwaną transakcję, klienta, który zmienia zdanie przy terminalu. Dopiero potem rozwijaj rozwiązanie na kolejne placówki.

Typowe błędy

• Wdrożenie bez udziału osoby, która rozlicza płatności kartą w księgowości. To ona wie, gdzie dziś powstają różnice.
• Brak instrukcji dla sprzedawców na wypadek odrzuconej transakcji. Każdy radzi sobie wtedy inaczej, a dokumenty zostają w różnych stanach.
• Uruchomienie we wszystkich sklepach naraz. Problem z konfiguracją zatrzymuje wtedy całą sieć, a nie jeden punkt.
• Pozostawienie starych nawyków. Jeśli sprzedawca nadal może wpisać kwotę ręcznie na terminalu z pominięciem systemu, część transakcji wróci do starego trybu i różnice w rozliczeniach pojawią się znowu.

Pytania, które słyszymy przy takich wdrożeniach

Czy muszę zmienić operatora terminala?

Zwykle nie. Mechanizm współpracuje z terminalami różnych operatorów. Przed wdrożeniem trzeba jednak potwierdzić, że konkretny model terminala i umowa z operatorem dopuszczają taką komunikację.

Czy to działa, jeśli enova365 mamy w chmurze?

Tak. Przebieg transakcji jest taki sam przy instalacji lokalnej, w chmurze i w modelu hybrydowym. Różnice dotyczą konfiguracji sieci w punkcie sprzedaży, nie sposobu pracy sprzedawcy.

Czy sprzedawcy potrzebują długiego szkolenia?

Nie. Dla nich znika jeden krok. Więcej czasu poświęć na omówienie sytuacji nietypowych niż na samą obsługę.

Czy da się to uruchomić tylko w części sklepów?

Tak, i tak właśnie zalecamy zacząć. Kolejne punkty dołącza się według tego samego schematu.

Jak zacząć

Pierwszym krokiem jest przegląd punktów sprzedaży, terminali i form płatności w Twoim systemie. Na tej podstawie da się ocenić, ile pracy wymaga integracja i od której placówki ją zacząć. Możemy go przeprowadzić razem z Twoim zespołem; zakres naszej pracy przy systemie opisujemy na stronie wdrożenia i rozwoju enova365.