Automatyczne dopasowanie płatności do faktur: jak odciążyć księgowość

Wyciąg ma kilkaset operacji, a w tytule przelewu kontrahent wpisał „FV marzec” albo „zapłata”. Księgowa szuka po kwocie, potem po nazwie, w końcu dzwoni do handlowca. Automatyczne dopasowanie płatności do faktur ogranicza tę pracę do naprawdę niejasnych przypadków. Resztę da się rozliczyć w kilka minut po imporcie wyciągu.

Nie ma tu jednak przycisku „rozlicz wszystko”. Wynik zależy od jakości danych i reguł, a także od tego, jak płacą Twoi klienci.

Jak działa automatyczne dopasowanie płatności

Punktem wyjścia jest elektroniczny wyciąg zaimportowany do systemu finansowo-księgowego albo pobrany bezpośrednio z banku. Każdą operację system porównuje z listą nierozliczonych należności i zobowiązań. Powiązań szuka po kilku kryteriach, zwykle w takiej kolejności:

1. Rachunek wirtualny. Gdy każdy kontrahent ma indywidualny numer rachunku do wpłat, płatnik jest rozpoznany jednoznacznie.
2. Numer dokumentu w tytule. System wyszukuje w opisie przelewu numery faktur, także zapisane z innymi separatorami lub bez prefiksu.
3. Numer rachunku nadawcy i NIP, które pozwalają przypisać wpłatę do kontrahenta, gdy tytuł nic nie mówi.
4. Kwota, dopasowana do jednej faktury albo do kombinacji kilku faktur tego samego kontrahenta.
5. Termin. Przy kilku kandydatach o tej samej kwocie wybierana jest np. najstarsza należność.

Wynikiem jest propozycja rozliczenia z oznaczeniem pewności. Przypadki jednoznaczne, np. wpłatę na rachunek wirtualny w zgodnej kwocie, system może rozliczyć sam, bez zatwierdzania. Pozostałe bezpieczniej zostawić na liście do akceptacji księgowej.

Gdzie automat sobie nie radzi

Większość problemów powtarza się w każdej firmie. Znając je z góry, nie oczekujesz stuprocentowej skuteczności.

• Płatności zbiorcze bez listy faktur w tytule, zwłaszcza gdy kwota nie pasuje do żadnej kombinacji dokumentów. Przy kilku możliwych kombinacjach system pokazuje propozycje, a wybiera człowiek.
• Niedopłaty i nadpłaty: kontrahent potrącił sobie koszt reklamacji, skorzystał ze skonta albo dopłacił różnicę kursową.
• Płatnik inny niż dłużnik, gdy za spółkę córkę płaci centrala, a za klienta firma faktoringowa.
• Kompensaty i korekty, które powinny być rozliczone wcześniej, a nie zostały.
• Płatności w walutach, z różnicami kursowymi i prowizjami banku.
• Mechanizm podzielonej płatności, w którym część kwoty trafia na rachunek VAT. System musi umieć połączyć obie części z jedną fakturą.

Przy takich operacjach automat podsuwa najbardziej prawdopodobne dopasowanie, a decyzję podejmuje księgowa.

Gdzie pomaga AI

Klasyczne reguły dobrze działają na przewidywalnych danych. Modele AI przydają się tam, gdzie tytuły przelewów są pisane swobodnie: „za towar z 12.03 i resztę za luty”, „płatność wg zestawienia z maila”. Model wyczyta z takiego opisu daty, okresy i częściowe numery, a potem zaproponuje zestaw dokumentów.

AI może też uczyć się z decyzji księgowych. Jeśli dany kontrahent zawsze płaci zbiorczo za dwa tygodnie, system zacznie proponować właśnie takie rozliczenie. Każde rozliczenie zaproponowane przez AI musi dać się prześledzić i cofnąć. Czym reguły różnią się od modeli, piszemy w tekście RPA kontra AI.

Co zrobić z wpłatami, których system nie rozpoznał

Zawsze zostanie grupa operacji, których automat nie przypisze. Odkładanie ich na „kiedyś” się mści, dlatego przyda się prosta procedura:

1. Codzienny przegląd listy niedopasowanych. Im szybciej, tym łatwiej ustalić, czego dotyczy wpłata, bo klient jeszcze pamięta, za co płacił.
2. Rozliczenie na kontrahenta bez dokumentu. Gdy wiadomo, kto zapłacił, ale nie wiadomo za co, wpłata trafia na konto kontrahenta jako nierozliczona. Saldo się zgadza, a szczegóły dopasujesz później.
3. Kontakt z klientem według wzoru. Krótka wiadomość z prośbą o wskazanie faktur, wysyłana z systemu, oszczędza telefonów.
4. Zapamiętanie decyzji. Gdy księgowa ręcznie przypisze rachunek bankowy do kontrahenta, system powinien to zapamiętać i kolejną wpłatę z tego rachunku rozpoznać sam.

Raz w miesiącu sprawdź, jakie typy operacji najczęściej lądują na liście ręcznej. Często kilka nowych reguł w konfiguracji załatwia większość z nich.

Checklista przed wdrożeniem

• Czy importujesz wyciągi elektronicznie, a nie przepisujesz z PDF?
• Czy kartoteki kontrahentów mają aktualne NIP-y i numery rachunków?
• Czy na fakturach jest czytelna prośba o podanie numeru dokumentu w tytule przelewu?
• Czy rozważyłeś rachunki wirtualne dla klientów płacących dużą liczbą przelewów? Nie są konieczne, ale przy wielu wpłatach od wielu klientów bardzo ułatwiają rozpoznanie płatnika. O warunki ich uruchomienia zapytaj swój bank.
• Czy masz ustalone zasady rozliczania nadpłat, niedopłat i drobnych różnic?
• Czy wiadomo, kto zatwierdza rozliczenia niepewne i w jakim terminie?
• Czy korekty i kompensaty są księgowane na bieżąco?
• Czy wiesz, ile operacji miesięcznie rozliczasz dziś ręcznie i ile to zajmuje? Bez tego nie ocenisz efektu.

Każde „nie” to miejsce, w którym automat będzie się mylił albo zostawiał więcej pracy ręcznej.

Gdy klient zapłacił, a wysyłka wciąż jest zablokowana

Weźmy firmę handlową z kilkuset aktywnymi odbiorcami, która rozlicza wyciągi raz w tygodniu, bo codziennie brakuje na to czasu. Dział sprzedaży pracuje więc na nieaktualnych saldach i blokuje wysyłki klientom, którzy już zapłacili.

Po przejściu na codzienny import wyciągów i automatyczne dopasowanie księgowa przegląda rano tylko operacje oznaczone do weryfikacji. Salda w systemie są aktualne z dnia na dzień, a handlowcy przestają dzwonić z pytaniem, czy klient już zapłacił. Rachunki wirtualne dla największych odbiorców usuwają przy tym większość kłopotów z płatnościami zbiorczymi.

Dopasowanie płatności w enova365

W enova365 import wyciągów i rozliczanie płatności z należnościami to standardowa funkcja modułu finansowego, a integracje bankowe pobierają wyciągi bez ręcznego eksportu. Szczegóły opisujemy w artykule o imporcie wyciągów bankowych w enova365. Gdy standardowe reguły nie wystarczają, można dobudować własne mechanizmy dopasowania lub moduł AI interpretujący opisy przelewów.

Aktualne rozrachunki są podstawą skutecznej windykacji. Jak ją uporządkować, piszemy w tekście rozrachunki i windykacja w enova365.

Twój dział księgowości spędza godziny na ręcznym rozliczaniu wyciągów? Napisz do nas. Sprawdzimy, ile da się zautomatyzować standardowymi funkcjami enova365, a gdzie opłaca się dołożyć własne reguły.