RPA kontra AI: który robot wybrać dla swojego procesu?

RPA (Robotic Process Automation) i AI to dwa różne narzędzia do automatyzacji, które często się ze sobą myli. Kto rozumie, czym się różnią, łatwiej zdecyduje, co wdrożyć najpierw. I uniknie projektu, który świetnie wypada na prezentacji, a w codziennej pracy wymaga ciągłych poprawek.

RPA: robot, który naśladuje człowieka

RPA to oprogramowanie, które obsługuje interfejsy użytkownika tak jak człowiek. Klika, kopiuje, wkleja, wypełnia formularze. Sprawdza się w procesach powtarzalnych, opartych na ściśle określonych regułach, w których dane mają przewidywalną strukturę. Wdrożenie RPA jest stosunkowo szybkie i nie wymaga dostępu do API systemów.

Typowe zadania dla robota RPA:

• pobieranie wyciągów z bankowości internetowej i zapisywanie ich w folderze do importu,
• przenoszenie danych z jednego systemu do drugiego, gdy nie ma między nimi integracji,
• cykliczne generowanie i wysyłka tych samych raportów,
• wprowadzanie danych z ustandaryzowanego arkusza do formularzy w systemie,
• sprawdzanie statusów przesyłek lub kontrahentów w serwisach internetowych.

Słabość RPA wychodzi przy procesach zmiennych. Wystarczy zmiana układu strony WWW, inny format pliku albo wyjątek od reguły, a robot staje.

To oznacza koszty utrzymania. Każda aktualizacja systemu, z którego korzysta robot, może wymagać poprawek w scenariuszu. Licząc opłacalność, uwzględnij to: robot, który co miesiąc wymaga interwencji, przestaje być oszczędnością.

AI: model, który radzi sobie z wyjątkami

AI, a szczególnie modele językowe, radzi sobie z danymi bez stałej struktury, z wyjątkami i zmiennymi formatami. „Przeczyta” fakturę w dowolnym układzie, zrozumie kontekst e-maila, oceni, czy faktura wymaga korekty. Wdrożenie AI trwa jednak dłużej i wymaga danych: przykładowych dokumentów, reguł i przypadków testowych, na których sprawdza się jakość jej decyzji.

Typowe zadania dla AI:

• odczyt faktur, zamówień i dokumentów magazynowych w różnych układach (więcej w artykule OCR w praktyce: jak zlikwidować ręczne przepisywanie dokumentów),
• klasyfikacja przychodzącej poczty i przekazywanie jej do właściwej osoby,
• wstępna ocena reklamacji na podstawie opisu klienta i zdjęć,
• przypisanie kategorii kosztowej do faktury na podstawie jej treści i historii,
• przygotowanie odpowiedzi na typowe zapytania klientów.

AI ma swoje ograniczenia. Działa probabilistycznie, więc w tej samej sytuacji może czasem zdecydować inaczej, a jej decyzje trzeba kontrolować, zwłaszcza na początku. Dlatego w procesach finansowych AI zwykle przygotowuje propozycję, a człowiek ją zatwierdza.

RPA kontra AI: sześć różnic

• Dane wejściowe: RPA wymaga danych o stałej strukturze, AI radzi sobie z dokumentami, e-mailami i tekstem w dowolnej formie.
• Wyjątki: RPA zatrzymuje się lub popełnia błąd, AI potrafi zinterpretować nietypową sytuację albo przekazać ją człowiekowi.
• Przewidywalność: RPA zawsze zrobi to samo, AI daje wynik z określoną pewnością, który trzeba weryfikować.
• Wdrożenie: przy prostych procesach RPA jest zwykle szybsze, AI wymaga przygotowania przykładów i testów.
• Utrzymanie: RPA jest wrażliwe na zmiany interfejsów, AI na zmiany w danych i rodzajach dokumentów.
• Integracja: RPA działa „na ekranie”, bez API, a rozwiązania AI najlepiej łączyć z systemami przez API.

Jak wybrać robota dla swojego procesu

Nie pytaj, która technologia jest lepsza. Zadaj kilka pytań o sam proces:

1. Czy dane wejściowe zawsze wyglądają tak samo? Jeśli tak, wystarczy RPA lub zwykła integracja.
2. Czy proces wymaga czytania tekstu, dokumentów lub oceny sytuacji? Jeśli tak, potrzebujesz AI.
3. Czy systemy mają API? Jeśli tak, integracja przez API będzie stabilniejsza niż robot klikający w interfejs.
4. Jak często zmieniają się systemy i formularze, z których korzysta proces? Przy częstych zmianach robot będzie się zatrzymywał, a koszty jego utrzymania wzrosną.
5. Jaki jest koszt błędu? Im wyższy, tym ważniejsza akceptacja człowieka przy decyzjach AI.

Często się okazuje, że najlepszym rozwiązaniem nie jest ani RPA, ani AI, tylko bezpośrednia integracja systemów. Robot klikający w interfejs dobrze sprawdza się jako rozwiązanie przejściowe. Jeśli jednak ERP i drugi system mają API, lepiej połączyć je wprost. O wyborze pierwszych procesów piszemy w tekście Od czego zacząć automatyzację w firmie.

Robot do powtarzalnych kroków, AI do rozumienia treści

Czy AI zastąpi RPA? Raczej nie w całości. W procesach o stałej strukturze RPA lub zwykła integracja są prostsze i bardziej przewidywalne. Coraz częściej oba podejścia działają razem: RPA wykonuje powtarzalne, uporządkowane kroki, a AI zajmuje się wyjątkami i rozumieniem treści. Takie połączenie daje najlepsze wyniki przy złożonych procesach biurowych.

Przykład: obsługa faktur od zagranicznych dostawców. Robot pobiera załączniki ze skrzynki i portali dostawców, AI odczytuje dane i przypisuje kategorię kosztu, a integracja z ERP tworzy dokument w buforze. Pracownik zajmuje się tylko fakturami, przy których AI zgłosiło wątpliwości. Każdy element robi to, w czym jest najlepszy.

Kolejnym krokiem jest agent AI, który sam planuje kolejne działania. Opisujemy go w artykule Czym jest AI Agent i co może zrobić w Twoim systemie ERP.

Pilotaż na jednym procesie

• Spisz procesy, które zajmują zespołowi najwięcej czasu i są powtarzalne.
• Przy każdym zaznacz, czy dane są uporządkowane i czy systemy mają API.
• Wybierz jeden proces na pilotaż i zmierz czas jego obsługi przed automatyzacją.
• Po pilotażu porównaj wyniki. Wskazówki znajdziesz w poradniku jak mierzyć ROI z automatyzacji.

Jeśli dane mają stały format i chodzi o przenoszenie ich między systemami, na początek wystarczy integracja lub RPA. Jeśli kłopot sprawiają dokumenty w różnych układach, e-maile albo wyjątki, większy efekt da AI. W obu przypadkach o wyborze powinien zdecydować sam proces, a nie moda na daną technologię.

Projektujemy automatyzacje łączące integracje, roboty i AI wokół enova365, Streamsoft Prestiż i systemów dedykowanych. Zobacz, jak pracujemy przy automatyzacjach z AI. Nie masz pewności, które podejście pasuje do Twojego procesu? Umów konsultację.