Od czego zacząć automatyzację w firmie? 5 procesów na początek

Automatyzacja nie musi zaczynać się od dużego projektu. Najlepsze efekty dają zwykle małe zmiany w procesach, które powtarzają się codziennie i zabierają czas wykwalifikowanym osobom. Jeśli zastanawiasz się, od czego zacząć automatyzację w firmie, poniżej znajdziesz pięć obszarów, od których najczęściej zaczynamy z klientami.

Jak rozpoznać dobrego kandydata do automatyzacji

Zanim wybierzesz proces, przyłóż do niego kilka prostych kryteriów. Dobry kandydat:

• powtarza się codziennie lub co tydzień, a nie raz na kwartał,
• opiera się na jasnych regułach albo na danych, które już są w ERP,
• zajmuje czas osób, które mogłyby robić coś cenniejszego,
• przy ręcznym przepisywaniu generuje błędy,
• ma właściciela, który chce zmiany i zatwierdzi wynik.

Procesy rzadkie, pełne wyjątków albo jeszcze nieustalone trzeba najpierw uporządkować. Automatyzacja chaosu daje szybszy chaos.

Pomaga prosty test. Czy potrafisz opisać proces w kilku krokach na jednej kartce, tak by nowy pracownik wykonał go bez dopytywania? Jeśli tak, proces jest gotowy. Jeśli każdy robi to „po swojemu”, zacznij od ustalenia jednego sposobu pracy.

1. Wprowadzanie dokumentów

Przepisywanie faktur, zamówień i dokumentów magazynowych z PDF-ów to klasyczny kandydat. OCR połączony z AI odczytuje dane i wprowadza je do ERP, a człowiek tylko zatwierdza wynik.

Od kiedy faktury krajowe przychodzą przez KSeF w ustrukturyzowanej postaci, część tej pracy znika sama. Zostają jednak zamówienia od klientów w PDF, dokumenty dostawców zagranicznych, specyfikacje i listy przewozowe. Jak podejść do tego krok po kroku, opisujemy w artykule o OCR w praktyce.

2. Ofertowanie

Generator ofert pobiera ceny, rabaty i dostępność z ERP. Gotowy dokument powstaje w kilkadziesiąt sekund, a nie w kilkadziesiąt minut.

Typowy problem wygląda tak: handlowiec kopiuje starą ofertę w edytorze, poprawia ceny z cennika, sprawdza stany w ERP i dopisuje warunki. Po drodze zostaje nieaktualny rabat albo pozycja, której nie ma już w magazynie. Generator pracuje na bieżących danych, więc tych błędów po prostu nie ma. Przykład takiego rozwiązania pokazujemy w tekście o generatorze ofert z ERP.

3. Zamawianie towarów

System analizuje rozchody i stany, a potem przygotowuje propozycje zamówień do dostawców według ustalonych reguł.

Reguły mogą uwzględniać minimalne zapasy, czasy dostaw, minimum logistyczne dostawcy czy sezonowość. Zakupowiec nie liczy już braków w arkuszu, tylko przegląda i zatwierdza propozycje. Jak daleko można pójść, pokazuje case study automatycznego zamawiania towarów.

4. Raportowanie

Raport sklejany co tydzień z kilku arkuszy można zastąpić dashboardem, który sam pobiera dane i jest zawsze aktualny.

W wielu firmach ktoś w poniedziałek rano eksportuje dane z ERP, skleja je w Excelu i rozsyła zarządowi. Zanim raport dotrze, liczby są już nieaktualne, a każda poprawka formuły grozi błędem. Automatyczny raport odpowiada na te same pytania bez ręcznej pracy i pozwala zajrzeć w szczegóły.

Zacznij od kilku wskaźników, na które zarząd faktycznie patrzy, np. sprzedaży, marży, należności po terminie i realizacji zamówień. Warunek jest jeden: wszyscy muszą liczyć je tak samo. Jeśli dział sprzedaży i księgowość mają różne definicje marży, najpierw trzeba je uzgodnić, a dopiero potem budować dashboard.

5. Obsługa zapytań i reklamacji

Zgłoszenia trafiają do jednego miejsca, system je kategoryzuje i przydziela, a klient dostaje potwierdzenie bez udziału pracownika.

AI może dodatkowo rozpoznać, czego dotyczy wiadomość, powiązać ją z zamówieniem w ERP i podpowiedzieć odpowiedź. O uznaniu reklamacji nadal decyduje człowiek, ale zbieranie informacji przestaje zajmować większość czasu. Więcej o tym w artykule o automatyzacji obsługi reklamacji.

Błędy, które psują pierwszy projekt

• wybór procesu, bo jest „modny”, a nie dlatego, że zabiera najwięcej czasu,
• brak pomiaru stanu wyjściowego, przez co nie da się ocenić efektu,
• automatyzacja bez udziału osób, które wykonują proces na co dzień,
• próba objęcia wszystkich wyjątków w pierwszej wersji,
• pominięcie bezpieczeństwa danych przy rozwiązaniach z AI.

Pierwsze pięć kroków automatyzacji w firmie

1. Spisz kilka powtarzalnych czynności, na które zespół narzeka najczęściej.
2. Dla każdej oszacuj, ile razy w tygodniu się powtarza i ile trwa.
3. Wybierz jeden proces o dużym wolumenie i prostych regułach.
4. Uruchom pierwszą wersję na ograniczonym zakresie, np. w jednym dziale.
5. Porównaj wyniki z pomiarem wyjściowym i dopiero wtedy rozszerzaj.

Zanim wybierzesz proces, zmierz, ile czasu zabiera dziś. Bez tego nie ocenisz efektów, o czym piszemy w artykule o ROI z automatyzacji. Przykłady rozwiązań, które budujemy, znajdziesz na stronie systemów dedykowanych.

Pytania o ERP, AI i etaty, które słyszymy na pierwszym spotkaniu

Czy automatyzacja wymaga zmiany systemu ERP?

Zwykle nie. Większość automatyzacji łączy się z istniejącym systemem przez API lub bazę danych. Zmiana ERP ma sens dopiero wtedy, gdy obecny system nie przechowuje potrzebnych danych albo nie daje żadnej możliwości integracji.

Jak szybko widać efekty?

Przy prostych procesach w ciągu tygodni od uruchomienia. Dlatego lepiej zaczynać od małych, dobrze zmierzonych kroków.

Czy do automatyzacji potrzebna jest sztuczna inteligencja?

Nie zawsze. Procesy oparte na stałych regułach, jak propozycje zamówień czy raporty, często wystarczy zautomatyzować klasycznie. AI przydaje się tam, gdzie dane są nieustrukturyzowane, np. w PDF-ach, e-mailach czy zgłoszeniach klientów.

Czy automatyzacja oznacza redukcję etatów?

W małych i średnich firmach chodzi najczęściej o odciążenie ludzi. Czas odzyskany z przepisywania i kopiowania przechodzi na obsługę klientów, analizę czy pracę, która wcześniej czekała w kolejce.

Masz proces, który zjada czas zespołu, i nie wiesz, czy opłaca się go automatyzować? Opisz go nam. Razem ocenimy, od czego zacząć i jakie dane będą potrzebne.