Zamawianie towarów bez udziału człowieka: jak to działa w firmie handlowej

Weźmy firmę handlową z Mazowsza, która obsługuje 400 aktywnych dostawców i ponad 8 000 indeksów towarowych. Jej problem jest prosty do opisania: zamówienia do dostawców zawsze wychodzą za późno. Zakupowiec nie nadąża z analizą rozchodów, więc część towarów kończy się na półce, zanim ktoś zdąży je zamówić. Skutki widać od razu: braki magazynowe, utracona sprzedaż, klienci, którzy następnym razem dzwonią do konkurencji.

To scenariusz bardzo typowy dla hurtowni i dystrybutorów. Poniżej pokazujemy, jak działa automatyczne generowanie zamówień oparte na rozchodach, jakie decyzje trzeba podjąć przed uruchomieniem i na czym takie projekty najczęściej się potykają.

Dlaczego jeden zakupowiec przestaje nadążać

Przy kilkuset indeksach doświadczony zakupowiec trzyma rotację w głowie. Przy ośmiu tysiącach to niemożliwe. Każdego ranka musiałby przejrzeć stany, sprawdzić, co sprzedało się w ostatnich tygodniach, uwzględnić towar w drodze i dopiero wtedy złożyć zamówienie dla każdego dostawcy osobno. W praktyce robi to wybiórczo: pilnuje kilkudziesięciu najważniejszych pozycji, a resztę zamawia „na oko” albo dopiero po telefonie z działu sprzedaży.

Budowanie zamówień od zera zajmuje wtedy kilka godzin dziennie, a mimo to braki się zdarzają. Problemem nie jest brak staranności, tylko skala, której człowiek z arkuszem nie obsłuży.

Jak działa zamawianie oparte na rozchodach

Rozwiązanie polega na module, który codziennie o 6:00 analizuje rozchody z ostatnich 30 dni, porównuje je z aktualnym stanem magazynowym i dla każdego indeksu poniżej punktu zamówienia generuje propozycję zamówienia. Zakupowiec rano nie buduje zamówień od zera, tylko zatwierdza lub koryguje gotowe propozycje.

Krok po kroku wygląda to tak:

1. System liczy średni dzienny rozchód każdego indeksu z ostatnich 30 dni.
2. Od stanu magazynowego odejmuje rezerwacje pod zamówienia klientów i dodaje towar już zamówiony u dostawców.
3. Porównuje wynik z punktem zamówienia, czyli poziomem, przy którym trzeba zamówić, żeby towar dotarł, zanim się skończy.
4. Dla pozycji poniżej progu wylicza ilość do zamówienia z uwzględnieniem minimum logistycznego i wielkości opakowania.
5. Grupuje propozycje według dostawców, tak że zakupowiec dostaje gotowe zamówienia, a nie listę pojedynczych pozycji.

Ostatnie słowo należy do człowieka. Zakupowiec widzi propozycję, zmienia ilości tam, gdzie wie coś, czego system nie wie (promocja u klienta, zmiana dostawcy), i wysyła zamówienie.

Co to zmienia w codziennej pracy

W takim układzie przygotowanie dziennych zamówień skraca się z kilku godzin do kilkudziesięciu minut, a braków magazynowych w pierwszych miesiącach wyraźnie ubywa. Zakupowiec zyskuje czas na negocjacje z dostawcami i szukanie zamienników, czyli pracę, której automat za niego nie wykona.

Punkt zamówienia i sezonowość: decyzje, od których wszystko zależy

Najważniejsze okazuje się właściwe zdefiniowanie punktu zamówienia dla każdego indeksu z uwzględnieniem sezonowości. System musi „rozumieć”, że sprzedaż ochrony przeciwsłonecznej w sierpniu nie jest reprezentatywna dla pozostałych miesięcy, i odpowiednio korygować progi. Średnia z 30 dni liczona mechanicznie we wrześniu zamówiłaby kremy z filtrem na zimę.

Na punkt zamówienia składają się trzy rzeczy: średni rozchód, czas dostawy od konkretnego dostawcy i zapas bezpieczeństwa. Ten ostatni ustala się zwykle osobno dla grup towarów. Pozycje szybko rotujące, na których firma zarabia najwięcej, dostają wyższy zapas. Towary rzadkie i drogie niższy, bo zamrożona w nich gotówka kosztuje więcej niż sporadyczny brak.

Przy towarach sezonowych zamiast samej średniej z ostatnich 30 dni stosuje się współczynniki z analogicznego okresu poprzedniego roku albo osobne progi na sezon i poza sezonem. Bardziej zaawansowane podejście to prognoza oparta na historii sprzedaży, o której piszemy w tekście Prognozowanie sprzedaży z AI na danych z ERP.

Jak wprowadzać automat, żeby zespół mu zaufał

Zakupowcy, którzy latami zamawiali sami, podchodzą do automatycznych propozycji z rezerwą. To zdrowy odruch. Dobrym sposobem jest start od jednej grupy towarów albo kilku dostawców i przez pierwsze tygodnie porównywanie propozycji systemu z tym, co zamówiłby człowiek. Rozbieżności pokazują, gdzie trzeba poprawić parametry: czas dostawy, zapas bezpieczeństwa, oznaczenie sezonowości.

Pomaga też prosty raport: ile propozycji zakupowiec zatwierdził bez zmian, ile poprawił i o ile. Gdy odsetek korekt spada, można rozszerzać automat na kolejne grupy i stopniowo przechodzić na kontrolę tylko wyjątków.

Gdzie takie projekty się potykają

• Nieaktualne czasy dostaw w kartotece dostawców. Jeśli system zakłada 3 dni, a towar jedzie 10, propozycje zawsze będą spóźnione.
• Rozchody zaburzone jednorazowymi transakcjami, na przykład dużym przetargiem. Takie sprzedaże trzeba oznaczać, żeby nie podbijały średniej.
• Brak informacji o towarze w drodze. Wtedy system proponuje zamówienie czegoś, co już jedzie.
• Indeksy, które się nie sprzedawały, bo ich nie było. Zerowy rozchód przy zerowym stanie nie oznacza braku popytu.
• Zbyt szybkie wyłączenie kontroli człowieka. Przez pierwsze tygodnie zakupowiec powinien przeglądać każdą propozycję i zgłaszać, gdzie system się myli.

Co sprawdzić, zanim zaczniesz

Przed uruchomieniem automatu przejrzyj dane, na których będzie pracował. Czy stany magazynowe zgadzają się z rzeczywistością po ostatniej inwentaryzacji? Czy każdy indeks ma przypisanego dostawcę podstawowego? Czy w kartotece są minima logistyczne i wielkości opakowań? Czy rezerwacje pod zamówienia klientów są rejestrowane w systemie, czy tylko w mailach handlowców?

Jeśli odpowiedź na któreś z tych pytań brzmi „nie wiem”, od tego trzeba zacząć. Zamówienia generowane z błędnych danych będą błędne szybciej niż te robione ręcznie. Szerszy obraz całego procesu, od zapotrzebowania do zamówienia, opisujemy w artykule Automatyzacja procesu zakupowego.

Dla kogo to rozwiązanie

Automatyczne propozycje zamówień najwięcej dają firmom z dużą liczbą indeksów i powtarzalną sprzedażą: hurtowniom, dystrybutorom, sieciom sklepów. Mniej sensu mają tam, gdzie każdy zakup jest pod konkretne zlecenie klienta albo asortyment zmienia się co sezon w całości.

Moduł tego typu może działać jako rozszerzenie istniejącego ERP albo jako osobna aplikacja pobierająca z niego dane. Projektujemy takie rozwiązania na zamówienie, dopasowane do danych i zwyczajów konkretnej firmy. Zobacz, czym zajmujemy się w obszarze aplikacji i automatyzacji, i opisz nam swój proces zakupowy.