Automatyzacja procesu zakupowego: od zapotrzebowania do zamówienia

Kierownik utrzymania ruchu wysyła maila „potrzebuję łożysk, pilne”. Zakupowiec dopytuje o indeks, szuka dostawcy i prosi o akceptację dyrektora, który jest w delegacji. Zamówienie wychodzi po tygodniu. Na koniec okazuje się, że te same łożyska leżały w drugim magazynie. Automatyzacja procesu zakupowego ma przede wszystkim usunąć takie sytuacje: każde zapotrzebowanie ma jedno miejsce, jasną ścieżkę akceptacji i ślad w systemie.

Sześć etapów zakupu i co na każdym robi system

W większości firm zakupy przechodzą przez te same etapy, nawet jeśli nikt ich nie spisał. Automatyzację zaczyna się od nazwania etapów i ustalenia, co na każdym z nich robi system, a co człowiek.

1. Zapotrzebowanie

Pracownik zgłasza potrzebę w systemie, nie mailem ani telefonicznie. Formularz wymusza minimum informacji: towar lub usługę (najlepiej z kartoteki), ilość, termin, miejsce kosztów. Przy materiałach magazynowych zapotrzebowanie może powstawać samo, gdy stan spadnie poniżej minimum albo gdy wynika z planu produkcji.

2. Weryfikacja i konsolidacja

System sprawdza, czy towar nie leży w innym magazynie, i łączy podobne zapotrzebowania z różnych działów. Pięć małych zamówień u tego samego dostawcy zamienia się w jedno, co często daje lepsze warunki i niższe koszty transportu.

3. Akceptacja

Ścieżka akceptacji zależy od reguł: kwoty, kategorii wydatku, miejsca kosztów, zgodności z budżetem. Drobne zakupy z katalogu mogą przechodzić bez akceptacji, inwestycje wymagają zgody zarządu. Akceptujący dostaje powiadomienie i może zatwierdzić zapotrzebowanie z telefonu.

4. Wybór dostawcy

Przy towarach z umową ramową system sam podpowiada dostawcę i cenę. Przy zakupach niestandardowych wysyła zapytanie ofertowe do kilku dostawców i zbiera odpowiedzi w jednym miejscu, gdzie łatwo je porównać.

5. Zamówienie i potwierdzenie

Zamówienie powstaje z zaakceptowanego zapotrzebowania i trafia do dostawcy. System pilnuje potwierdzenia terminu i przypomina, gdy go brak. Osoba, która zgłosiła potrzebę, widzi każdą zmianę terminu.

6. Przyjęcie i faktura

Dostawę przyjmuje się na magazyn na podstawie zamówienia, a fakturę od dostawcy porównuje z zamówieniem i przyjęciem. Rozbieżności w ilościach i cenach wychodzą od razu, zanim faktura trafi do zapłaty. Ten etap opisujemy w tekście o obiegu i akceptacji faktur kosztowych po KSeF.

Decyzje do podjęcia przed konfiguracją

System wykona dokładnie to, co mu zapiszesz. Przed konfiguracją trzeba więc rozstrzygnąć sprawy, o których dziś często decyduje się „na wyczucie”:

• progi kwotowe akceptacji i osoby zastępujące akceptujących podczas nieobecności,
• kategorie zakupów i przypisane do nich budżety,
• lista dostawców preferowanych i zasady dopuszczania nowych,
• kiedy wymagane jest zapytanie ofertowe do kilku dostawców,
• tolerancje przy porównaniu faktury z zamówieniem, np. drobne różnice w cenie transportu,
• co dzieje się z zakupami pilnymi: przyspieszona ścieżka, ale z rejestracją w systemie.

Gdzie pomaga AI

Większość procesu zakupowego opiera się na regułach, które działają bez AI. Sztuczna inteligencja przydaje się w kilku konkretnych miejscach.

• Zamienia opis na indeks. Pracownik pisze „rękawice nitrylowe M, 10 opakowań”, a system dopasowuje pozycję z kartoteki.
• Odczytuje oferty dostawców przysłane w PDF lub mailach i zamienia je na porównywalne dane: cenę, termin, warunki płatności.
• Prognozuje zapotrzebowanie na podstawie historii zużycia i planów, proponując ilości i terminy zamówień.
• Wyłapuje nietypowe zakupy. Zamówienie wyraźnie droższe niż poprzednie albo u nowego dostawcy zostaje oznaczone do sprawdzenia.

Przykład pełnej automatyzacji zamówień w handlu opisujemy w case study o zamawianiu towarów bez udziału człowieka.

Najczęstsze błędy przy wdrożeniu

Zbyt skomplikowana ścieżka akceptacji. Pięć poziomów zatwierdzania przy zakupie tonerów sprawi, że pracownicy zaczną omijać system. Akceptacja powinna być proporcjonalna do ryzyka.

Brak zastępstw. Gdy akceptujący jest na urlopie, a zapotrzebowanie czeka na niego dwa tygodnie, system staje się wymówką. Zastępstwa i eskalacja po określonym czasie to obowiązkowa część konfiguracji.

Nieuporządkowana kartoteka towarów. Ten sam materiał pod trzema nazwami uniemożliwia konsolidację i analizę wydatków. Porządków w kartotece nie da się pominąć.

Wyjątki poza systemem. Jeśli „pilne” zakupy dalej idą telefonicznie, po kilku miesiącach połowa wydatków wymknie się spod kontroli. Lepiej przewidzieć szybką ścieżkę w systemie niż tolerować obejścia.

Zgłaszający nie wie, co się dzieje. Pracownik, który złożył zapotrzebowanie i nie ma o nim żadnej informacji, wróci do telefonów. Powiadomienia o akceptacji, zamówieniu i dostawie kosztują niewiele, a budują zaufanie do systemu.

Wdrożenie wszystkiego naraz. Zacznij od jednej kategorii, np. materiałów biurowych lub części zamiennych, sprawdź proces i dopiero potem rozszerzaj.

Zakład, w którym dwie zmiany zamawiały tę samą część

Typowy scenariusz: zakład produkcyjny kupuje części zamienne i materiały pomocnicze przez maile do jednej zakupowej. Brygadziści zgłaszają potrzeby w różnej formie, akceptacje dyrektora technicznego przychodzą z opóźnieniem, a ta sama część bywa zamawiana dwa razy przez dwie zmiany.

Rozsądnie jest zacząć od jednej kategorii, np. części do maszyn. Zapotrzebowania trafiają do systemu z wymaganym indeksem lub opisem i numerem maszyny. Zakupy do ustalonej kwoty przechodzą bez akceptacji, wyższe idą do dyrektora z powiadomieniem na telefon i automatycznym zastępstwem na czas urlopu. Przed złożeniem zamówienia system sprawdza stany w magazynie głównym i magazynach podręcznych.

Najwięcej pracy wymaga zwykle uporządkowanie kartoteki części, w której te same łożyska i uszczelki występują pod kilkoma nazwami. Po kilku tygodniach znikają zdublowane zamówienia, a zakupowa, która dotąd odpowiadała na pytania o status, ma czas na negocjowanie warunków z dostawcami. Kolejne kategorie dołącza się dopiero wtedy, gdy pierwsza działa stabilnie.

Krótszy czas zamówienia i wydatki pod kontrolą

Najbardziej widać krótszy czas od zgłoszenia potrzeby do zamówienia i mniej pytań „na jakim etapie jest mój zakup?”. Mniej widoczna, ale równie ważna jest kontrola nad wydatkami. Zarząd wie, ile wydano w każdej kategorii i u jakich dostawców, a budżety są sprawdzane przed zakupem, nie po nim. O porównywaniu planu z wykonaniem piszemy w tekście o budżetowaniu i controllingu w enova365.

W enova365 proces zakupowy buduje się na module Handel i workflow, a tam, gdzie standard nie wystarcza, dodaje własne reguły lub elementy AI. Pracę nad zakupami w Twojej firmie zaczniemy od rozrysowania obecnej ścieżki zapotrzebowania. Potem wskażemy, które etapy zautomatyzować w enova365 jako pierwsze. Odezwij się, jeśli chcesz to zrobić.