Budżetowanie i controlling w enova365: plan kontra wykonanie

Budżet przygotowany w październiku, zatwierdzony w grudniu i zapomniany w lutym. Wielu dyrektorów finansowych zna ten scenariusz. Plan nie był zły, tyle że porównanie go z wykonaniem za każdym razem wymagało eksportu danych z systemu i ręcznego sklejania arkuszy. Budżetowanie i controlling w enova365 mają sens wtedy, gdy plan i wykonanie żyją w tym samym miejscu, a odchylenie widać bez dodatkowej pracy. Poniżej porównujemy trzy podejścia, które spotykamy w firmach, i podpowiadamy, od czego zacząć.

Controlling zaczyna się od kont, nie od raportu

Najczęstszy błąd to zaczynanie od projektu raportu dla zarządu. Raport jest tak dobry, jak dane, które go zasilają. Jeśli koszty nie są przypisywane do działów, projektów czy produktów już przy księgowaniu, żaden raport tego nie naprawi.

Pierwsze pytanie brzmi więc: według jakich wymiarów chcemy rozumieć koszty i przychody? Typowe wymiary to:

• centra kosztów, czyli działy, oddziały, linie produkcyjne,
• projekty lub zlecenia, szczególnie w firmach usługowych i budowlanych,
• produkty lub grupy produktów przy analizie marży,
• kanały sprzedaży lub regiony w handlu i dystrybucji.

Każdy wymiar to dodatkowa informacja przy każdym dokumencie. Zbyt wiele wymiarów spowalnia księgowanie i psuje jakość danych. Lepiej zacząć od dwóch dobrze prowadzonych niż od pięciu prowadzonych byle jak.

Trzy podejścia do budżetowania

Podejście A: budżet w arkuszu, wykonanie z systemu

Plan powstaje w arkuszu, a wykonanie co miesiąc eksportuje się z enova365 i zestawia obok. To najprostszy start i małym firmom często wystarcza.

Nie ma kosztów wdrożenia, a plan można budować zupełnie swobodnie. Płaci się za to ręczną pracą co miesiąc, ryzykiem błędów w formułach, raportem dostępnym dopiero po zamknięciu i zestawieniu oraz brakiem historii wersji budżetu. Sprawdza się, gdy budżet ma kilkadziesiąt pozycji i obsługuje go jedna osoba.

Podejście B: budżet i porównanie w enova365

Plan wprowadza się do systemu w tej samej strukturze co księgi: na konta, centra kosztów i okresy. Porównanie z wykonaniem jest dostępne na bieżąco, bez eksportów. W zależności od posiadanych modułów enova365 plan prowadzi się bezpośrednio w systemie albo zasila nim warstwę analityczną.

Masz jedno źródło danych, odchylenia widzisz w trakcie miesiąca i możesz zejść z pozycji budżetu do konkretnych dokumentów. Warunkiem jest uporządkowany plan kont i wymiarów, a zmiana struktury budżetu w trakcie roku jest trudniejsza niż w arkuszu.

Podejście C: warstwa analityczna nad systemem

Dane z enova365 trafiają do narzędzia analitycznego, gdzie łączy się je z planem, danymi z innych systemów i wskaźnikami operacyjnymi. Zarząd dostaje pulpity z odchyleniami, trendami i prognozą do końca roku.

Raporty są elastyczne, można łączyć dane z wielu źródeł i spółek, są wizualizacje. Dochodzi jednak kolejny element do utrzymania, a jeśli nikt nie pilnuje definicji, system i raport zaczynają się rozjeżdżać. Więcej o tym podejściu w tekście o raportach i analizach w enova365.

Które podejście wybrać

Na początek A jest w porządku, pod warunkiem że od razu porządkujesz wymiary w księgach. Gdy budżet ma wielu właścicieli (kierowników działów) i chcesz, żeby sami widzieli swoje wykonanie, przejdź do B. W wielu firmach to wystarcza i osobny system do controllingu nie jest potrzebny. Podejście C ma sens przy kilku spółkach, wielu źródłach danych albo potrzebie łączenia finansów z danymi operacyjnymi.

Pięć kroków do danych, na których da się prowadzić controlling

1. Uzgodnij strukturę: plan kont, centra kosztów i ich właścicieli. Za budżet każdego centrum odpowiada konkretna osoba, zwykle kierownik działu, a nie dział finansowy. Finanse przygotowują strukturę i raporty, ale odchylenia wyjaśnia ten, kto wydaje pieniądze.
2. Ustal zasady przypisania kosztów wspólnych (czynsz, IT, administracja). Klucz podziału ma być zapisany i stosowany konsekwentnie.
3. Wymuś wymiary przy księgowaniu. Schematy księgowe i obieg dokumentów powinny wymagać centrum kosztów tam, gdzie jest potrzebne. Opisujemy to w tekście o automatycznym dekretowaniu.
4. Zadbaj o terminowość. Controlling miesięczny działa tylko wtedy, gdy koszty trafiają do ksiąg w miesiącu, którego dotyczą. Bardzo pomagają faktury kosztowe pobierane z KSeF i akceptowane w obiegu elektronicznym.
5. Zaplanuj rozliczenia okresowe: amortyzację, rozliczenia międzyokresowe, rezerwy. Bez nich wynik miesięczny skacze, a odchylenia od budżetu wprowadzają w błąd.

Jak czytać odchylenia od planu

Sam raport odchyleń niczego nie zmienia. Zmienia go rozmowa, która po nim następuje. Pomagają w niej cztery zasady.

• Ustal próg, procentowy lub kwotowy, powyżej którego właściciel budżetu wyjaśnia różnicę. Drobne odchylenia pomijaj.
• Odróżniaj przesunięcia w czasie od faktycznych zmian. Faktura za usługę, która przyszła miesiąc później, nie jest oszczędnością.
• Analizuj narastająco. Miesięczne wahania są naturalne, trend od początku roku mówi więcej.
• Aktualizuj prognozę. Budżet jest punktem odniesienia, a prognoza do końca roku pokazuje, dokąd firma zmierza.

Standardem jest porównanie raz w miesiącu, po zamknięciu okresu. Przy dobrze prowadzonych danych kierownicy mogą jednak śledzić wykonanie na bieżąco.

Weźmy firmę produkcyjną z trzema wydziałami, która co miesiąc raportuje tylko wynik całości. Po przypisaniu kosztów do wydziałów i ułożeniu budżetu w tej samej strukturze może się okazać, że przekroczenia kosztów energii dotyczą głównie jednego wydziału. Gdy kierownik tego wydziału co miesiąc dostaje swój raport, to on szuka przyczyn, a nie dział finansowy.

Budżet w produkcji: od kosztów rodzajowych do zleceń

W produkcji budżet kosztów rodzajowych to za mało. Trzeba też porównywać koszty planowane i rzeczywiste na poziomie zleceń i wyrobów. To osobny temat, opisany w artykule o rozliczeniu zleceń produkcyjnych w enova365. Oba poziomy dobrze jest połączyć: budżet działu produkcji powinien wynikać z planu produkcji, a nie z ubiegłorocznych kosztów powiększonych o inflację.

Plan i wykonanie mogą wreszcie spotkać się w jednym raporcie. Umów się z nami na przegląd struktury kont i centrów kosztów w enova365, od tego zaczynamy.