Raporty i analizy w enova365: jak szybko uzyskać dane do decyzji

Dane w systemie ERP zwykle są. Kłopot w tym, że zanim trafią na biurko zarządu, ktoś musi je wyeksportować, posklejać w arkuszu i sprawdzić, czy suma się zgadza. Raporty i analizy w enova365 skracają tę drogę, o ile firma wie, czego naprawdę potrzebuje, i nie powtarza kilku typowych błędów. Od nich zaczynamy, bo to one najczęściej spowalniają raportowanie, choć samo narzędzie jest dobre.

Jakie narzędzia raportowe daje enova365

Najpierw krótki przegląd. Dane z enova365 można wyciągnąć na kilka sposobów, od najprostszych do całkiem zaawansowanych.

• Listy z filtrami i zapamiętanymi układami są najprostsze i najczęściej niedoceniane. Lista dokumentów, kontrahentów czy towarów z dobrze dobranymi kolumnami, grupowaniem i sumami odpowiada na wiele codziennych pytań.
• Wydruki i zestawienia to standardowe raporty modułów: zestawienia księgowe, analizy sprzedaży, raporty kadrowe, rozrachunki.
• Zestawienia księgowe definiowane przez użytkownika służą do budowy rachunku wyników, bilansu czy raportów zarządczych na kontach i wymiarach.
• Business Intelligence daje analizy wielowymiarowe. Użytkownik sam przestawia przekroje: okres, kontrahent, grupa towarowa, handlowiec, region.
• Raporty na zamówienie powstają, gdy standard nie wystarcza, np. trzeba połączyć dane z kilku modułów lub systemów zewnętrznych.

Najczęstsze błędy w raportowaniu z ERP

1. Najpierw narzędzie, potem pytanie

Firma kupuje moduł analityczny, a po pół roku nikt z niego nie korzysta. Powód zwykle jest prosty: nikt nie ustalił, na jakie pytania raport ma odpowiadać. Hasło „chcemy mieć BI” niczego nie załatwia. Lepiej zapisać: „chcę co poniedziałek widzieć marżę na grupach towarowych w porównaniu z poprzednim tygodniem”.

2. Za dużo wskaźników

Raport z czterdziestoma kolumnami robi wrażenie, ale rzadko prowadzi do decyzji. Zarządowi zwykle wystarcza kilka liczb: przychody, marża, należności przeterminowane, stan magazynu, koszty wynagrodzeń. Szczegóły mogą czekać poziom niżej, na moment, gdy coś odbiega od normy.

3. Niespójne dane źródłowe

Analiza sprzedaży według handlowców nie zadziała, jeśli połowa dokumentów nie ma przypisanego handlowca. Analiza kosztów według działów wymaga z kolei konsekwentnego wypełniania wymiaru „dział”. Raportowanie zaczyna się od dyscypliny przy wprowadzaniu danych. Wykresy przychodzą później.

4. Eksport do Excela jako jedyna metoda

Eksport bywa potrzebny. Jeśli jednak każdy raport wymaga ręcznej obróbki w arkuszu, w firmie krąży kilka wersji prawdy: ktoś zmieni formułę, ktoś inny zapomni odświeżyć dane. Raport działający bezpośrednio na danych systemu zawsze pokazuje stan aktualny.

5. Brak właściciela raportu

Każdy raport potrzebuje osoby, która odpowiada za jego poprawność i wie, z jakich danych powstaje. Bez niej po kilku miesiącach nikt nie pamięta, dlaczego liczba w raporcie różni się od salda w księdze.

6. Raport bez progu reakcji

Sama liczba, bez punktu odniesienia, niewiele mówi. Lepiej działa raport, który porównuje wynik z planem lub poprzednim okresem i wyróżnia odchylenia. O zestawianiu planu z wykonaniem piszemy w tekście o budżetowaniu i controllingu w enova365.

Pięć kroków do danych, na których da się podjąć decyzję

1. Spisz 5–10 pytań zarządu. Na przykład: którzy klienci zalegają z płatnościami powyżej 30 dni, które towary rotują najwolniej, jaka jest marża na sprzedaży internetowej.
2. Sprawdź, czy dane już są w systemie. Na wiele pytań odpowiada dobrze ustawiona lista z filtrem. Zapisz układ i udostępnij go osobom, które go potrzebują.
3. Uzupełnij brakujące dane u źródła. Jeśli brakuje wymiaru lub cechy, dodaj ją i dopilnuj, żeby była wypełniana przy wprowadzaniu dokumentów.
4. Przenieś stałe raporty do zestawień lub BI. To, co jest potrzebne co tydzień, nie powinno wymagać ręcznej pracy.
5. Zautomatyzuj dystrybucję. Raport wysyłany sam o stałej porze oszczędza czas i pilnuje rytmu przeglądów. Więcej piszemy w artykule o automatyzacji raportowania.

Pięć raportów na start

Jeśli dopiero porządkujesz raportowanie, zacznij od zestawu, który przydaje się niemal w każdej firmie handlowej lub usługowej.

• Sprzedaż i marża w podziale na grupy towarów, klientów i handlowców, z porównaniem do poprzedniego okresu.
• Należności przeterminowane w przedziałach wiekowania, z listą największych dłużników.
• Zapasy: wartość magazynu i towary, które od dłuższego czasu nie rotują.
• Koszty według kategorii i działów, zestawione z budżetem.
• Płynność, czyli planowane wpływy i wydatki w najbliższych tygodniach wyliczone z terminów płatności.

Pięć dobrze przygotowanych raportów, które ktoś regularnie ogląda, daje więcej niż pięćdziesiąt, do których nikt nie zagląda.

Hurtownia, w której wynik czekał dwa dni na arkusz

Weźmy typową sytuację. Właściciel hurtowni co miesiąc dostaje od księgowości arkusz z wynikami, przygotowywany przez dwa dni po zamknięciu. Najważniejsze pytanie (które grupy towarów zarabiają, a które tylko robią obrót) wymaga jeszcze dodatkowych obliczeń. Po uporządkowaniu grup towarowych i zbudowaniu analizy marży w przekroju grupa–klient–miesiąc właściciel sprawdza wynik sam, kiedy chce. Księgowość przestaje składać arkusz, a rozmowy o cenach z handlowcami opierają się na tych samych liczbach.

Jak często przeglądać raporty

Rytm przeglądu powinien odpowiadać temu, jak szybko możesz zareagować. Należności i sprzedaż oglądaj co tydzień, bo na nie wpływasz od razu. Koszty i wynik po zamknięciu miesiąca, gdy dane są kompletne. Analizy strategiczne, takie jak rentowność klientów czy struktura asortymentu, wystarczy przeglądać raz na kwartał. Raport oglądany częściej, niż da się na niego zareagować, szybko przestaje być czytany.

Raporty a sztuczna inteligencja

Coraz częściej słyszymy pytanie, czy zamiast budować raporty nie wystarczy zapytać o dane asystenta AI. Ten kierunek ma sens, tyle że porządku w danych nie zastąpi. Asystent odpowie poprawnie tylko wtedy, gdy dane są kompletne i jednoznacznie opisane. Więcej o tym w tekście o asystencie AI z dostępem do danych ERP.

FX2 konfiguruje raporty i analizy w enova365, a gdy standard nie wystarcza, buduje rozwiązania na zamówienie. Opowiedz nam, jakich danych brakuje Ci do decyzji. Zaproponujemy najprostszą drogę, żeby je uzyskać.

O co pytają nas przy raportowaniu w enova365

Czy do analiz w enova365 potrzebny jest osobny moduł BI?

Do wielu codziennych potrzeb wystarczą listy, wydruki i zestawienia ze standardowych modułów. Moduł analityczny przydaje się, gdy chcesz swobodnie przestawiać przekroje i analizować dane w wielu wymiarach naraz.

Czy raporty mogą łączyć dane z enova365 i innych systemów?

Tak, ale wymaga to integracji albo raportu budowanego na zamówienie. Przy kilku źródłach trzeba szczególnie zadbać o wspólne identyfikatory, np. kody towarów czy kontrahentów.

Kto w firmie powinien mieć dostęp do analiz?

Zakres dostępu wynika z uprawnień w systemie. Handlowiec może widzieć sprzedaż swoich klientów, zarząd całość. Najlepiej zaplanować to razem z polityką uprawnień użytkowników.