Asystent AI z dostępem do danych ERP: jak działa i jak zadbać o bezpieczeństwo

Pracownik nie musi szukać informacji w raportach. Zadaje pytanie zwykłym językiem: jakie zamówienia klienta X są niezrealizowane albo którzy kontrahenci przekroczyli termin płatności. Asystent AI połączony z ERP znajduje odpowiedź i podaje ją w kilka sekund.

Dla handlowca w trasie, kierownika magazynu czy członka zarządu to duża zmiana. Nie trzeba pamiętać, w którym menu jest dany raport ani prosić księgowości o zestawienie. Żeby jednak asystent był pomocą, a nie nowym źródłem wycieku danych, trzeba rozumieć, co dzieje się między pytaniem a odpowiedzią.

Co się dzieje po zadaniu pytania

Asystent korzysta z modelu językowego, który rozumie pytanie, oraz z połączenia z danymi firmy: bazą ERP, dokumentami czy bazą wiedzy. Na podstawie pytania pobiera właściwe dane i formułuje odpowiedź. Może też wykonywać proste zadania, np. przygotować szkic wiadomości do klienta.

Krok po kroku wygląda to tak:

1. Użytkownik loguje się swoim kontem i wpisuje pytanie, np. „ile mamy na stanie towaru ABC w magazynie głównym i jaka jest cena dla klienta Y?”.
2. Model językowy rozpoznaje, o co chodzi: o stan magazynowy, o cenę i o konkretnego kontrahenta.
3. Asystent wywołuje przygotowane wcześniej zapytania do ERP. Robi to w imieniu zalogowanego użytkownika, więc działają jego uprawnienia.
4. ERP zwraca dane: liczbę sztuk, cenę z cennika i ewentualny rabat.
5. Model składa z tego odpowiedź w zwykłym zdaniu i wskazuje, skąd pochodzą liczby.

Ważny szczegół: model nie „zna” Twojej bazy i nie przechowuje jej w pamięci. Za każdym razem dostaje tylko te dane, które asystent pobrał do konkretnego pytania. Dzięki temu odpowiedź jest aktualna, a zakres udostępnianych informacji pozostaje pod kontrolą.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

• asystent widzi tylko dane, do których uprawniony jest pytający użytkownik
• każde zapytanie i odpowiedź są zapisywane w historii
• wrażliwe dane nie trafiają do publicznych czatów ani nie służą do trenowania modeli
• przy szczególnie poufnych danych model można uruchomić na własnym serwerze

Pierwszy punkt jest najważniejszy i najczęściej zaniedbywany. Jeśli asystent łączy się z bazą jednym kontem technicznym z pełnymi prawami, handlowiec może przez czat zapytać o wynagrodzenia, a asystent posłusznie odpowie. Dlatego zanim podłączysz AI, uporządkuj role i uprawnienia w samym ERP. Asystent nie powinien widzieć więcej niż człowiek, który z nim rozmawia.

Historia zapytań przydaje się z dwóch powodów. Pozwala sprawdzić, skąd wzięła się błędna odpowiedź, i pokazuje, o co ludzie naprawdę pytają. To najlepsza podpowiedź, które raporty warto dodać lub uprościć.

Przy danych osobowych, np. kontrahentach będących osobami fizycznymi albo danych pracowników, dochodzą obowiązki z RODO. Jeśli model działa w chmurze zewnętrznego dostawcy, potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania i wiedza, w jakim kraju dane są przetwarzane. Tam, gdzie te pytania są trudne, rozwiązaniem bywa lokalny model AI na własnym serwerze.

Czytanie danych a zmienianie danych

Asystent, który tylko odpowiada na pytania, to zupełnie inny poziom ryzyka niż asystent, który może utworzyć zamówienie, zmienić cenę czy wysłać maila. Rozsądna kolejność to najpierw tryb tylko do odczytu, a dopiero potem pojedyncze czynności zapisu. Każda taka czynność powinna kończyć się szkicem do zatwierdzenia, nie gotowym dokumentem w systemie.

Jak to wygląda w dniu pracy handlowca

Weźmy handlowca hurtowni, który jest u klienta i dostaje pytanie o termin dostawy dwóch palet towaru. Dziś dzwoni do biura, ktoś sprawdza stan, rezerwacje i najbliższą dostawę od producenta, a po kwadransie oddzwania. Z asystentem pisze na telefonie jedno pytanie i dostaje odpowiedź: na magazynie jest półtorej palety, z czego część zarezerwowana dla innego zamówienia, a najbliższa dostawa jest zaplanowana na przyszły tydzień.

Handlowiec może od razu poprosić o szkic oferty z tym terminem. Asystent przygotowuje treść maila, ale wysyła ją człowiek, po przeczytaniu. Biuro handlowe nie dostaje kolejnego telefonu, a klient ma odpowiedź w trakcie spotkania.

Taki scenariusz działa tylko wtedy, gdy dane o rezerwacjach i planowanych dostawach są w ERP aktualne. Asystent nie poprawi danych, które ktoś zapomniał wprowadzić.

Typowe błędy przy pierwszym wdrożeniu

• Zbyt szeroki zakres na start. Asystent „do wszystkiego” odpowiada średnio na każde pytanie i trudno go poprawić.
• Brak opisu danych. Model nie wie, że „kontrahent zablokowany” to w Twojej firmie konkretna cecha w kartotece. Trzeba mu to opisać.
• Brak osoby odpowiedzialnej, która raz w tygodniu przejrzy historię i zgłosi błędne odpowiedzi.
• Przekonanie, że użytkownicy sami się nauczą. Krótkie szkolenie z przykładami dobrych pytań wyraźnie poprawia wyniki.

Pierwsze wdrożenie: wąski zakres, dużo pytań

Najlepiej zacząć od jednego, wąskiego zastosowania z dużą liczbą powtarzalnych pytań, np. obsługi zapytań handlowców o stany i ceny. Po kilku tygodniach widać, czy rozwiązanie jest używane i gdzie je rozwinąć.

Przed startem przygotuj listę 20–30 pytań, które dziś trafiają do biura handlowego lub magazynu, wraz z poprawnymi odpowiedziami. Posłuży ona do testów: asystent powinien poprawnie odpowiedzieć na zdecydowaną większość, zanim trafi do zespołu. Ta sama lista pozwoli po zmianach w systemie szybko sprawdzić, czy nic się nie zepsuło.

Asystentów AI budujemy w ramach systemów dedykowanych, z naciskiem na bezpieczeństwo danych. Więcej o tej stronie projektu piszemy też w artykule o bezpieczeństwie danych przy wdrażaniu AI.

Pytania, które słyszymy przed startem

Czy asystent może się mylić?

Tak, dlatego przy ważnych decyzjach pokazuje źródło danych, a wyniki wpływające na dokumenty zatwierdza człowiek.

Czy dane firmy trafiają do zewnętrznego dostawcy AI?

To zależy od wybranego modelu. Można użyć wersji biznesowych z gwarancją nietrenowania na danych albo modelu uruchomionego lokalnie.

Czy asystent zastąpi raporty w ERP?

Nie. Sprawdza się przy pytaniach doraźnych i krótkich zestawieniach. Stałe analizy, np. miesięczna sprzedaż według regionów, nadal lepiej mieć w raporcie, który liczy się zawsze tak samo.