Jeden ERP, 16 branż: jak enova365 sprawdza się w różnych firmach

Często słyszymy pytanie, czy enova365 „pasuje” do konkretnej branży. Producent zebrał przykłady wdrożeń z 16 sektorów, od produkcji i hurtowni, przez budownictwo i e-commerce, po kulturę i ochronę zdrowia. Wspólny mianownik to jedna baza danych dla księgowości, kadr, handlu i magazynu, uzupełniona o moduły pod specyfikę firmy.

Pełną listę sektorów z opisami znajdziesz na stronie branż na enova.pl. Są tam między innymi administracja publiczna, automotive, biura rachunkowe, logistyka i spedycja, nieruchomości, fundacje i stowarzyszenia, produkcja spożywcza oraz użyteczność publiczna. Poniżej przechodzimy przez kilka grup branż i pokazujemy, które elementy systemu w każdej z nich robią największą różnicę. Na końcu jest lista pytań, które pomogą ocenić dopasowanie w Twojej firmie.

Produkcja, handel i e-commerce

W produkcji enova365 obejmuje planowanie, zapasy, łańcuch dostaw i koszty. U jednego z producentów, których wdrożenia opisuje Soneta, system obsługuje produkcję, logistykę, zakupy i kontrolę jakości. W hurtowniach liczy się jedna baza dla zamówień, magazynu i sprzedaży oraz szybsza kompletacja. W e-commerce i B2B ważne jest zbieranie zamówień z wielu kanałów i wymiana dokumentów przez EDI. W firmie handlowej z tych opisów obsługa zamówień spadła z trzech osób pracujących po 5 godzin dziennie do jednej osoby na 2 godziny.

Ten ostatni przykład dobrze pokazuje, skąd biorą się oszczędności w handlu. Nie z samego programu, tylko z usunięcia ręcznego przenoszenia danych: zamówienie ze sklepu lub od partnera B2B trafia do systemu bez przepisywania, rezerwuje towar i od razu jest gotowe do kompletacji. Podobny mechanizm opisaliśmy na przykładzie hurtowni medycznej w tekście o integracji enova365 ze sklepem Shoper.

W produkcji sprawa jest bardziej złożona. Firma, która produkuje na magazyn krótkie serie, potrzebuje czegoś innego niż zakład realizujący pojedyncze zlecenia według rysunku klienta. Przed wyborem modułów trzeba więc opisać, jak powstaje zlecenie, kto planuje obciążenie maszyn i w którym momencie firma chce znać koszt wyrobu.

Usługi i budownictwo

Firmy budowlane wykorzystują budżetowanie projektów, obieg dokumentów i zarządzanie flotą. Jeden z opisanych hoteli skrócił obieg dokumentów o połowę, a 70% faktur akceptuje automatycznie. Biura rachunkowe pracują na wielu bazach klientów z pulpitem klienta, a firmy IT monitorują rentowność projektów.

W usługach wspólnym tematem jest projekt lub kontrakt jako miejsce, do którego przypisuje się koszty i przychody. W budownictwie będzie to budowa, w firmie IT wdrożenie u klienta, w agencji kampania. Jeśli koszty pracy, zakupy i faktury sprzedaży trafiają do tego samego projektu, zarząd widzi marżę w trakcie realizacji, a nie po zamknięciu roku.

Automatyczna akceptacja faktur zwykle wynika z reguł obiegu: faktura od stałego dostawcy, zgodna z zamówieniem i mieszcząca się w budżecie, nie musi czekać na podpis kierownika. Ręcznie sprawdza się tylko wyjątki. Żeby to zadziałało, reguły trzeba spisać przed wdrożeniem, razem z progami kwotowymi i listą osób akceptujących.

Kultura, medycyna i sektor publiczny

Instytucje kultury, placówki medyczne i jednostki publiczne mają inne priorytety niż firmy handlowe. Częściej chodzi o rozliczanie dotacji i projektów, rozbudowane kadry i płace (wiele umów, dyżury, umowy cywilnoprawne) oraz rygorystyczny obieg dokumentów. Tu przewaga jednej bazy polega głównie na tym, że kadry, księgowość i budżetowanie nie uzgadniają ze sobą danych z różnych programów.

Logistyka, spedycja i nieruchomości

W firmach transportowych i spedycyjnych system musi nadążać za zleceniem, które w ciągu jednego dnia zmienia trasę, przewoźnika i koszt. Liczy się szybkie fakturowanie po wykonaniu usługi, rozliczanie kosztów na zlecenie i pojazd oraz kadry z dużą liczbą kierowców i delegacji. W zarządzaniu nieruchomościami ciężar przesuwa się na cykliczne naliczenia: czynsze, media, refaktury dla najemców, rozrachunki z wieloma lokalami.

W obu przypadkach standardowe moduły księgowe i kadrowe są te same co w firmie handlowej. Różnica leży w tym, jak zorganizowane są dane źródłowe i co ma się dziać automatycznie. Dlatego rozmowa o wdrożeniu zaczyna się od opisu procesu, a nie od listy modułów.

Czego firmy uczą się z cudzych wdrożeń

Przykłady z innych branż są przydatne, ale łatwo wyciągnąć z nich złe wnioski. Kilka obserwacji:

• Liczby z cudzych case studies pokazują kierunek, nie gwarancję. Wynik tej firmy handlowej zależy od tego, ile zamówień tam spływało i jak wyglądał proces przed zmianą.
• Najwięcej zyskują firmy, które przed wdrożeniem miały kilka programów i dużo ręcznego przenoszenia danych między nimi.
• Moduły branżowe nie zastąpią uporządkowanych danych. Kartoteki towarów, kontrahentów i pracowników trzeba przygotować niezależnie od sektora.
• Specyfika branży zwykle mieści się w konfiguracji i dodatkach, a nie w osobnym systemie. Wyjątkiem bywają bardzo wąskie procesy, które lepiej obsłużyć dedykowaną aplikacją zintegrowaną z ERP.

Pytania, które pomogą ocenić dopasowanie

Zanim zapytasz dostawcę, czy system „zna Twoją branżę”, odpowiedz sobie na kilka pytań:

1. Które trzy procesy zajmują dziś najwięcej ręcznej pracy i gdzie dane są przepisywane między programami?
2. Jakie dokumenty i dane wymieniasz z partnerami: EDI, platformy sprzedażowe, banki, systemy klientów?
3. Jak liczysz rentowność: na produkcie, na zleceniu, na projekcie, na oddziale?
4. Ilu użytkowników będzie pracować w systemie i w jakich lokalizacjach?
5. Co musi działać od pierwszego dnia, a co może dojść w drugim etapie?

Z takimi odpowiedziami rozmowa o modułach jest krótka i konkretna. Bez nich łatwo kupić zbyt dużo albo pominąć element, który potem trzeba dokładać w pośpiechu. Jak wygląda dalsza droga, od analizy do uruchomienia, opisujemy w artykule o wdrożeniu enova365 krok po kroku.

Branża to punkt wyjścia, nie decyzja

Branża nie przesądza o wyborze systemu. Decyduje dopasowanie modułów i konfiguracji do procesów. Na spotkaniu pokażemy, które elementy enova365 mają sens w Twojej firmie, a które warto pominąć. Szczegóły oferty wdrożeniowej znajdziesz na stronie enova365.