Wdrożenie enova365 krok po kroku: jak wygląda w praktyce

Wdrożenie systemu ERP kojarzy się z długim i ryzykownym projektem. Dobrze zaplanowane wdrożenie enova365 jest jednak przewidywalnym procesem podzielonym na etapy. Na każdym z nich wiadomo, co się dzieje i kto za co odpowiada.

Zanim zaczniesz: przygotowanie po stronie firmy

Najwięcej czasu oszczędza się jeszcze przed pierwszym spotkaniem z konsultantem. Firma wyznacza osoby odpowiedzialne, zbiera podstawowe informacje i rezerwuje czas zespołu.

• Wyznacz kierownika projektu po swojej stronie: osobę, która podejmuje decyzje i pilnuje terminów.
• Wskaż kluczowych użytkowników z każdego działu: księgowości, kadr, sprzedaży, magazynu. Znają procesy i to oni testują rozwiązania przed startem, więc potrzebują zarezerwowanego czasu na projekt, a nie pracy po godzinach.
• Zbierz przykłady dokumentów, raportów i zestawień, z których korzystasz na co dzień.
• Spisz programy i arkusze, które ma zastąpić nowy system.

Firmy produkcyjne mają dodatkowe zadania, np. uporządkowanie technologii i kartotek materiałowych. Opisujemy je w artykule jak przygotować firmę produkcyjną do wdrożenia ERP.

Wdrożenie enova365 w pięciu etapach

1. Analiza przedwdrożeniowa

Poznajemy procesy firmy: sprzedaż, zakupy, pracę magazynu, księgowość i kadry. Ustalamy, które moduły są potrzebne, jakie dane trzeba przenieść i z czym system ma się integrować. Wynikiem jest zakres prac i harmonogram.

Analiza to rozmowy z działami i przegląd prawdziwych dokumentów, a nie sama ankieta. Często wychodzi wtedy coś, o czym nikt nie wspomniał na początku: ręczne zestawienia dla zarządu, nieformalne ścieżki akceptacji, wyjątki w rozliczeniach z najważniejszymi klientami.

Na tym etapie zapadają też decyzje, które wpływają na budżet: model licencji, zakres migracji, chmura czy własny serwer. Co składa się na koszt projektu, wyjaśniamy w tekście ile kosztuje wdrożenie enova365.

2. Konfiguracja i dopasowanie

Ustawiamy system pod firmę: plan kont, rodzaje dokumentów, magazyny, cenniki, uprawnienia użytkowników i ścieżki akceptacji. Gdy standard nie wystarcza, przygotowujemy dodatki w SDK enova365.

Najpierw sprawdzamy, czy potrzebę da się obsłużyć konfiguracją. Kod piszemy dopiero potem. Standard jest tańszy w utrzymaniu i łatwiej przechodzi kolejne aktualizacje. Kiedy rozszerzenie ma sens, opisujemy w artykule o dodatkach do enova365 na zamówienie.

W tym czasie powstają też integracje, np. z bankiem, sklepem internetowym czy systemem kurierskim. Każdą testujemy na danych zbliżonych do rzeczywistych.

3. Migracja danych

Przenosimy kartoteki kontrahentów i towarów, stany, rozrachunki i dane kadrowe. Migrację testujemy na kopii, a przed startem porównujemy salda i stany z dotychczasowym systemem.

Zwykle robimy co najmniej dwie przymiarki. Pierwsza pokazuje problemy z jakością danych, końcowa odbywa się tuż przed startem. Szczegóły tego etapu przy przejściu z popularnych programów opisujemy w tekście migracja do enova365 z Optimy lub Symfonii.

4. Szkolenia

Szkolimy użytkowników na ich własnych danych i codziennych zadaniach, osobno księgowość, kadry, handel i magazyn. Zespół od pierwszego dnia wie, jak pracować w nowym systemie.

Dobrze sprawdzają się testy akceptacyjne prowadzone przez samych użytkowników. Księgowa wystawia i księguje dokumenty z typowego miesiąca, magazynier przyjmuje i wydaje towar, kadrowa nalicza listę płac. Jeśli coś nie działa, wychodzi to przed startem, a nie w dniu zamknięcia miesiąca.

5. Start i opieka

Uruchamiamy system produkcyjnie i w pierwszych tygodniach jesteśmy blisko zespołu. Potem przechodzimy w tryb serwisu: aktualizacje, pomoc użytkownikom, rozwój kolejnych obszarów.

Najważniejszym sprawdzianem jest pierwsze zamknięcie miesiąca w nowym systemie. Zaplanuj je z udziałem konsultanta i z zapasem czasu przed wysyłką deklaracji i plików JPK.

Gdy praca się ustabilizuje, przychodzi czas na rozwój: kolejne moduły, automatyzację powtarzalnych czynności, nowe raporty dla zarządu. Uwagi użytkowników z pierwszych miesięcy dobrze jest zebrać i na ich podstawie ułożyć listę usprawnień na następny etap.

Gdzie wdrożenia ERP najczęściej się potykają

• Brak osoby decyzyjnej po stronie firmy, przez co pytania czekają tygodniami na odpowiedź.
• Kluczowi użytkownicy bez czasu na projekt, bo nikt nie odciążył ich z bieżącej pracy.
• Przenoszenie starych nawyków 1:1, bez korzystania z tego, co system robi lepiej.
• Pominięcie testów na rzeczywistych danych i scenariuszach.
• Start w okresie największego obciążenia, np. przy zamknięciu roku.
• Zbyt szeroki zakres pierwszego etapu, choć obszary można wdrażać po kolei.

Checklista przed uruchomieniem produkcyjnym

• Salda kont, rozrachunki i stany magazynowe zgadzają się z dotychczasowym systemem.
• Uprawnienia użytkowników są nadane i sprawdzone.
• Integracje działają na danych produkcyjnych.
• Numeracja dokumentów jest ustawiona od właściwego okresu.
• Każdy użytkownik przeszedł szkolenie i wie, do kogo zgłaszać problemy.
• Ustalono, jak długo i w jakim trybie będzie dostępny stary program.

Nasz proces opisujemy szczegółowo na stronie wdrożeń enova365. Harmonogram dla Twojej firmy możemy omówić na spotkaniu, skontaktuj się z nami.

Pytania o czas, przestoje i etapy

Czy firma musi wstrzymać pracę na czas wdrożenia?

Nie. Start planujemy zwykle na początek miesiąca lub roku obrachunkowego, a do tego czasu firma pracuje w dotychczasowym systemie.

Ile trwa wdrożenie enova365?

To zależy od liczby modułów, zakresu migracji i integracji. Proste projekty zamykają się w kilka tygodni, rozbudowane trwają kilka miesięcy i zwykle dzieli się je na etapy.

Czy można wdrażać enova365 etapami?

Tak, i często jest to najlepsze rozwiązanie. Najpierw uruchamia się np. księgowość i kadry, a handel, produkcję czy CRM w kolejnych etapach, kiedy zespół oswoi się z systemem.