Migracja do enova365 z Optimy lub Symfonii: co przenieść i jak się przygotować

Zmiana systemu oznacza też przeprowadzkę danych. Od tego, jak przebiegnie migracja do enova365 z Optimy, Symfonii czy innego programu, zależy, czy zespół od pierwszego dnia ma pod ręką kontrahentów, rozrachunki i historię, czy szuka informacji w starym programie.

Co zwykle przenosimy przy migracji do enova365

• kartoteki kontrahentów i towarów wraz z cenami
• stany magazynowe i otwarte rozrachunki
• plan kont i bilans otwarcia
• dane kadrowe: pracowników, umowy, historię wynagrodzeń i urlopów

To minimum, przy którym da się normalnie pracować od pierwszego dnia. Zakres można poszerzyć, np. o historię dokumentów sprzedaży dla działu handlowego. Każdy dodatkowy obszar oznacza jednak więcej pracy przy mapowaniu i weryfikacji.

Kadry i płace: pełna historia

Dla kadr i płac producent enova365 oferuje usługę migracji, która przenosi pełną historię m.in. z Comarch ERP Optima, Symfonii, R2Płatnika, Gratyfikanta czy Wapro Gang. Od pierwszego dnia można więc liczyć zasiłki i wystawiać zaświadczenia bez zaglądania do starego systemu.

W kadrach historia jest potrzebna na co dzień: do podstawy zasiłku chorobowego, wymiaru urlopu, świadectw pracy czy zaświadczeń o zarobkach. Jak przebiega ten proces, opisujemy w artykule migracja danych kadrowo-płacowych do enova365.

Księgowość i handel: zwykle bilans otwarcia

W księgowości najczęściej przenosi się plan kont, bilans otwarcia i otwarte rozrachunki. Pełna historia zapisów zostaje w starym systemie lub w archiwum, bo w bieżącej pracy rzadko się przydaje.

W handlu najważniejsze są kartoteki, cenniki, rabaty kontrahentów i stany magazynowe. Trzeba też zdecydować, czy dział sprzedaży potrzebuje w nowym systemie historii zamówień i faktur, np. do analizy klientów.

Porządki w danych przed przeniesieniem

Migracja to dobry moment na porządki. Zanim przeniesiesz dane, usuń duplikaty kontrahentów, zamknij nieaktualne kartoteki i rozlicz stare pozycje rozrachunków. Im czystsze dane na wejściu, tym mniej poprawek po starcie.

Checklista porządków przed migracją

• Scal zdublowanych kontrahentów, np. tę samą firmę zapisaną pod różnymi nazwami.
• Uzupełnij lub popraw NIP-y i adresy. Liczy się to m.in. przy fakturach w KSeF.
• Oznacz jako nieaktywne towary, które od dawna nie występują w obrocie.
• Ujednolić jednostki miary i stawki VAT w kartotece towarów.
• Rozlicz lub spisz stare, drobne pozycje w rozrachunkach.
• Sprawdź, czy stany magazynowe zgadzają się z rzeczywistością, najlepiej po inwentaryzacji.
• Zweryfikuj kompletność danych pracowników: umowy, aneksy, nieobecności.

Typowy przypadek: firma ma w Optimie kilka kart tego samego odbiorcy, bo przez lata zmieniały się adresy dostaw. Jeśli przeniesie je bez porządków, handlowcy zobaczą rozproszone rozrachunki i nie będą wiedzieć, który klient ma zaległości. Scalenie kart przed migracją rozwiązuje problem raz na zawsze.

Migracja testowa i weryfikacja

Zawsze wykonujemy migrację testową. Porównujemy salda kont, stany magazynów i sumy wynagrodzeń z danymi ze starego systemu, a różnice wyjaśniamy przed uruchomieniem produkcyjnym.

Weryfikację powierz osobom, które znają dane: głównej księgowej, kadrowej, kierownikowi magazynu. Konsultant sprawdzi zgodność sum, ale tylko użytkownik od razu zauważy, że jakiś kontrahent ma „dziwny” limit kredytowy albo pracownik źle naliczony staż.

Kiedy przeprowadzić zmianę

Najprościej zmienić system od początku roku obrachunkowego albo od początku miesiąca. Termin nie może wypadać w okresie największego obciążenia księgowości i kadr.

Start od nowego roku upraszcza księgowość, bo przenosi się tylko bilans otwarcia. Ma jednak wadę: styczeń to czas zamknięcia poprzedniego roku i rozliczeń rocznych w kadrach. Dlatego część firm startuje od innego miesiąca, a stary rok zamyka w dotychczasowym programie.

Typowe błędy przy migracji

• Przenoszenie „wszystkiego, co jest”, bez świadomie wybranego zakresu.
• Brak porządków w kartotekach, przez co duplikaty trafiają do nowego systemu.
• Pominięcie migracji testowej lub zbyt późne jej wykonanie.
• Weryfikacja wyłącznie przez konsultanta, bez udziału użytkowników.
• Wyłączenie starego programu bez zapewnienia dostępu do archiwum.

Migracja to jeden z etapów projektu. Pełną ścieżkę od analizy do startu opisujemy w artykule wdrożenie enova365 krok po kroku. Jeśli dopiero porównujesz systemy, przeczytaj tekst enova365 czy Comarch Optima: jak wybrać.

Sześć decyzji na kilka tygodni przed migracją

1. Spisz, z jakich programów korzystasz i jakie dane w nich trzymasz.
2. Ustal z działami, ile historii jest naprawdę potrzebne w codziennej pracy.
3. Zaplanuj porządki w kartotekach na kilka tygodni przed migracją.
4. Wybierz termin startu poza okresem zamknięć i rozliczeń rocznych.
5. Wyznacz w każdym dziale osobę, która sprawdzi wyniki migracji testowej i zatwierdzi je przed startem.
6. Zdecyduj, jak długo i w jakim trybie pozostanie dostęp do starego programu.

Jak prowadzimy wdrożenia, opisujemy na stronie enova365. Zakres migracji w Twojej firmie omówimy, gdy skontaktujesz się z nami.

Pytania o historię danych i stary program

Czy historia sprzed lat przejdzie do enova365?

W kadrach i płacach tak, bo usługa migracji przenosi pełną historię. W księgowości i handlu zakres historii ustala się indywidualnie, zwykle przenosi się bilans otwarcia i otwarte rozrachunki.

Czy po migracji trzeba utrzymywać stary program?

Przy pełnej migracji historii nie jest to konieczne. Czasem zostawia się dostęp tylko do odczytu na potrzeby archiwalne, np. do kontroli podatkowej za wcześniejsze lata.

Ile trwa migracja danych z Optimy lub Symfonii?

Samo przeniesienie danych zwykle nie jest najdłuższym etapem. Najwięcej czasu zajmują porządki w kartotekach i weryfikacja wyników migracji testowej, dlatego dobrze jest zacząć je wcześniej.

Czy migracja przeniesie też dokumenty i załączniki?

To zależy od systemu źródłowego i ustalonego zakresu. Najczęściej przenosi się dane strukturalne, a archiwalne dokumenty zostają w dotychczasowym programie lub w archiwum firmy.