Migracja danych kadrowo-płacowych do enova365 w kilka dni zamiast miesięcy

Zmiana programu kadrowo-płacowego najczęściej rozbija się o historię: zasiłki liczone z 12 miesięcy, zaświadczenia, rozliczenia urlopów, dokumenty na kontrolę PIP. Tradycyjne przenoszenie danych przez arkusze i skrypty potrafi przy dużych bazach zająć około trzech miesięcy. Soneta, producent enova365, oferuje usługę, która skraca ten czas do kilku dni.

Poniżej opisujemy, jak ta usługa działa, z jakich programów można z niej skorzystać i co dział kadr powinien przygotować, zanim padnie decyzja o terminie przejścia. Bo nawet najszybsza migracja nie zwalnia firmy z kilku decyzji, których nikt za nią nie podejmie.

Dlaczego historia płacowa jest najtrudniejsza do przeniesienia

Kartoteki pracowników da się przepisać ręcznie, choć to żmudne. Problem zaczyna się przy danych, które system wykorzystuje do kolejnych naliczeń. Podstawa zasiłku chorobowego bierze pod uwagę wynagrodzenia z ostatnich 12 miesięcy. Urlop wypoczynkowy zależy od stażu i od tego, ile dni pracownik już wykorzystał. Świadectwo pracy, zaświadczenie o zarobkach do banku czy dokument do kapitału początkowego wymagają danych sprzed wielu lat.

Gdy tej historii w nowym systemie nie ma, firmy zwykle zostawiają stary program „na wszelki wypadek”. Kadrowa przez lata pracuje wtedy w dwóch systemach, a licencję i serwer starego programu trzeba utrzymywać tylko po to, żeby raz na kilka miesięcy wydrukować zaświadczenie.

Z jakich systemów można przejść

Usługa obejmuje m.in. Comarch ERP Optima, Symfonię, R2Płatnik, Gratyfikanta GT i nexo oraz Wapro Gang. Przenoszona jest pełna historia, według producenta nawet z ponad 25 lat, więc zaświadczenia i raporty można generować od pierwszego dnia, a starego programu nie trzeba utrzymywać jako archiwum.

Lista zawiera słowo „m.in.”, więc jeśli Twój program na niej nie występuje, nie oznacza to automatycznie, że migracja jest niemożliwa. Trzeba to po prostu sprawdzić na etapie analizy, razem z wersją programu i rodzajem bazy danych.

Jak przebiega migracja krok po kroku

Producent opisuje usługę na swoim blogu w artykule o migracji danych kadrowo-płacowych. W uproszczeniu proces wygląda tak:

1. Partner wdrożeniowy analizuje bazę źródłową i ustala z firmą zakres danych oraz datę startu.
2. Dane z bazy starego programu są przekształcane do struktury, którą przyjmuje enova365. Tę część wykonuje zespół producenta.
3. Uruchamiane są walidacje, które wyłapują niespójności w danych źródłowych.
4. Wykonywana jest migracja testowa, którą sprawdza dział kadr i partner.
5. Po poprawkach następuje migracja docelowa i start pracy w enova365.

Sama migracja trwa od kilkudziesięciu minut do kilku dni, w zależności od wielkości bazy. Więcej czasu zajmuje zwykle to, co dzieje się wokół niej: konfiguracja nowego systemu, sprawdzenie testowych danych i ustalenie, od której listy płac firma liczy wynagrodzenia już w enova365.

Migracja to też porządki

Przed startem wykonuje się migrację testową. System sprawdza, czy składniki na paskach sumują się do kwoty netto, i wychwytuje błędy ze starych baz, np. urlopy zaplanowane w dni wolne czy składniki bez nazw. Dane trafiają do enova365 w lepszym stanie niż były w poprzednim programie.

Dla działu kadr to dobra okazja, ale też dodatkowa praca. Każda rozbieżność wykryta przy walidacji wymaga decyzji: poprawić dane w źródle, poprawić je po migracji, czy świadomie zostawić, bo dotyczy np. pracownika, który odszedł piętnaście lat temu. Lepiej zarezerwować na to czas w kalendarzu niż odkrywać listę błędów dzień przed wypłatą.

Co przygotować po stronie firmy

Najwięcej czasu oszczędza kilka prostych rzeczy zrobionych jeszcze przed analizą:

• listę składników wynagrodzeń używanych w firmie, z informacją, które są jeszcze aktywne, a które zostały po dawnych regulaminach,
• regulamin wynagradzania i zasady liczenia premii, dodatków i nadgodzin, bo konfigurację tych elementów w enova365 i tak trzeba zrobić,
• wskazanie osoby z kadr, która będzie miała czas sprawdzić migrację testową na wybranych pracownikach,
• wybór miesiąca startu, najlepiej takiego, w którym nie wypadają roczne rozliczenia,
• wydruki kilku kompletnych list płac ze starego programu, z którymi porównasz wyniki w nowym systemie.

Ostatni punkt jest szczególnie przydatny. Wiele firm przez pierwszy miesiąc lub dwa liczy wypłaty równolegle w obu systemach i porównuje wyniki pracownik po pracowniku. To najprostszy sposób, by przekonać się, że konfiguracja odpowiada temu, jak firma faktycznie płaci. Najczęstsze źródła różnic opisujemy w tekście o błędach przy naliczaniu listy płac.

Czego migracja nie załatwi

Usługa przenosi dane, ale nie konfiguruje za firmę zasad naliczania wynagrodzeń. Jeżeli w starym programie premia była liczona „ręcznie” i wpisywana jako gotowa kwota, w enova365 można to powtórzyć albo wreszcie zautomatyzować, tylko że ta decyzja należy do firmy. To samo dotyczy uprawnień, schematów dekretów płacowych do księgowości, wydruków i integracji z innymi systemami.

Nie przenosi się też automatycznie wiedzy, która siedzi w głowie kadrowej: obejść, wyjątków i „specjalnych” pracowników. Dobrze jest spisać je przed startem, bo przy przejściu na nowy system wychodzą na jaw jako pierwsze.

Jak wybrać moment przejścia

Najmniej ryzykowny jest start od pierwszej listy płac w miesiącu, w którym nie ma dodatkowych obowiązków. Styczeń kusi „czystym” rokiem, ale zbiega się z rocznymi deklaracjami i informacjami dla pracowników, które trzeba jeszcze przygotować w starym programie. Wiele firm wybiera więc miesiąc wiosenny lub jesienny. Ważne, żeby migracja docelowa objęła wszystkie zamknięte listy płac sprzed startu, a w kalendarzu był zapas na powtórzenie migracji testowej, gdyby walidacja wykazała więcej błędów, niż zakładano.

Kto zleca migrację

Usługę zleca autoryzowany partner wdrożeniowy, a zespół producenta wykonuje migrację. Partner odpowiada za całość projektu: analizę, konfigurację modułu Kadry Płace, szkolenie i wsparcie przy pierwszych listach płac. Jeśli razem z kadrami przenosisz także księgowość czy handel, zakres danych do przeniesienia omawiamy w artykule o migracji do enova365 z Optimy i Symfonii.

Rozważasz przejście na enova365? Przeprowadzimy cały proces, od analizy po start na nowym systemie, i pomożemy ustalić termin tak, żeby pierwsza wypłata w nowym programie przeszła bez nerwów.