Najczęstsze błędy przy naliczaniu listy płac i jak ich unikać w systemie

Błąd na liście płac rzadko wynika z nieznajomości przepisów. Częściej stoi za nim pośpiech, dane przekazane w ostatniej chwili i ręczne przepisywanie między programami. Najczęstsze błędy przy naliczaniu listy płac powtarzają się w różnych firmach prawie w tej samej kolejności. Większość z nich usuwa dobrze ustawiony proces i system kadrowo-płacowy.

Zebraliśmy osiem błędów, które spotykamy najczęściej, i przy każdym opisujemy, jak go uniknąć.

1. Nieaktualne dane w kartotece pracownika

Zmiana adresu, nowy urząd skarbowy, inny rachunek bankowy, oświadczenie o uldze dla młodych albo rezygnacja z kosztów podwyższonych. Pracownik mówi o tym kierownikowi, kierownik zapomina przekazać informację do kadr i wypłata idzie według starych danych.

Rozwiązaniem jest jeden kanał zgłaszania zmian. Najlepiej sprawdza się formularz w portalu pracowniczym: trafia do akceptacji kadr, a po zatwierdzeniu aktualizuje kartotekę. Każda zmiana ma datę obowiązywania, więc system wie, od której wypłaty ją uwzględnić.

2. Nieobecności dopisywane po zamknięciu listy

Zwolnienie lekarskie przekazane z opóźnieniem, urlop wpisany po fakcie, nieobecność nieusprawiedliwiona zgłoszona przez kierownika dwa dni po wypłacie. Każdy taki przypadek kończy się korektą.

Ustal termin zamknięcia ewidencji czasu pracy kilka dni przed wypłatą i trzymaj się go. Zwolnienia lekarskie pobieraj automatycznie z ZUS, bez czekania na informację od pracownika. Opisujemy to szerzej w tekście o tym, jak importować e-zwolnienia z ZUS do systemu kadrowego.

3. Ręcznie przepisywane składniki zmienne

Premie, prowizje, dodatki za nadgodziny i pracę w nocy często przychodzą do płac w arkuszu od kierownika. Każde przepisanie grozi pomyłką o jedną kolumnę albo o przecinek.

Nadgodziny i dodatki powinny wynikać wprost z ewidencji czasu pracy. Premie i prowizje można importować z pliku o stałym układzie albo kierownicy mogą je wprowadzać bezpośrednio w systemie, z akceptacją. Kadry zatwierdzają wtedy wynik, a nie przepisują liczby.

4. Błędna podstawa wynagrodzenia chorobowego lub urlopowego

Do podstawy zasiłku i wynagrodzenia chorobowego wchodzą określone składniki, do wynagrodzenia za urlop inne. Gdy w firmie pojawia się nowy dodatek, ktoś musi zdecydować, jak go traktować. Jeśli ta decyzja nie trafi do konfiguracji systemu, błąd wraca co miesiąc.

Każdy nowy składnik wynagrodzenia zakładaj więc z przemyślaną definicją: czy jest oskładkowany, czy opodatkowany, czy wchodzi do podstawy chorobowej i urlopowej. Zapisz uzasadnienie. Za rok nikt nie będzie musiał zgadywać.

5. Pominięcie zmian w przepisach

Płaca minimalna, limity, stawki, progi i ulgi zmieniają się regularnie. Firma, która pracuje na nieaktualizowanym programie albo część naliczeń prowadzi w arkuszu, łatwo przeoczy którąś zmianę.

Instaluj aktualizacje systemu przed pierwszą wypłatą po zmianie przepisów i sprawdzaj kontrolnie kilka list. Wyznacz osobę, która śledzi komunikaty producenta oprogramowania i ZUS. Jak bezpiecznie przeprowadzić aktualizację, piszemy w artykule o aktualizacji enova365 do nowej wersji.

6. Zbiegi tytułów ubezpieczeń i dodatkowe umowy

Pracownik na etacie, który ma też umowę zlecenia z tą samą firmą, studenci, emeryci, osoby z innym tytułem do ubezpieczeń. Tu najłatwiej o błędnie naliczone składki i późniejsze korekty dokumentów ZUS.

Wszystkie umowy jednej osoby prowadź w jednej kartotece. System sam połączy wynagrodzenia przy naliczaniu składek i podpowie właściwy kod tytułu ubezpieczenia. Przy zatrudnianiu proś o oświadczenia o innych tytułach i ustal, kto pilnuje, żeby były aktualne.

7. Korekty robione „na skróty”

Gdy błąd wychodzi po wypłacie, kusi wyrównanie go w następnym miesiącu dodatkiem lub potrąceniem. Taka korekta często nie zgadza się potem z deklaracjami podatkowymi i ZUS, a podczas kontroli trudno ją wytłumaczyć.

Korzystaj z mechanizmu korekty listy płac w systemie. Przelicza on składki i podatek za właściwy okres i przygotowuje dokumenty korygujące. Wyrównanie „na skróty” wygląda na prostsze tylko do pierwszej kontroli.

8. Brak kontroli przed wypłatą

Lista płac zatwierdzona bez porównania z poprzednim miesiącem to najczęstsze źródło wpadek, które dało się wyłapać w pięć minut. Przed zatwierdzeniem przejrzyj krótki zestaw kontroli:

• porównanie sumy brutto i netto z poprzednim miesiącem, z wyjaśnieniem większych różnic,
• lista pracowników z wypłatą zerową lub ujemną,
• osoby zatrudnione i zwolnione w danym miesiącu,
• pracownicy z nieobecnościami dłuższymi niż kilka dni,
• wypłaty na rachunki, które zmieniły się od poprzedniej wypłaty.

W większości systemów kadrowo-płacowych takie zestawienia przygotowuje się raz, a potem uruchamia co miesiąc jednym kliknięciem.

Kalendarz miesiąca, który ogranicza błędy

Wiele pomyłek bierze się z braku stałego rytmu. Kiedy każdy dział przekazuje dane, kiedy mu wygodnie, płace pracują pod presją ostatniego dnia. Prosty kalendarz miesiąca obejmuje:

1. termin zgłaszania zmian w danych osobowych i oświadczeń,
2. termin zamknięcia ewidencji czasu pracy przez kierowników,
3. termin przekazania premii i prowizji,
4. dzień naliczenia i kontroli listy płac,
5. dzień zatwierdzenia i wypłaty.

System może przypominać o każdym terminie osobom odpowiedzialnym, a po jego upływie blokować zmiany w zamkniętym okresie.

Kalendarz najlepiej ogłosić na początku roku i umieścić w portalu pracowniczym. Kierownicy wiedzą wtedy z wyprzedzeniem, do kiedy mają zatwierdzić godziny, a płace nie muszą co miesiąc przypominać o tym każdemu z osobna.

Chorobowe liczone z niepełnej historii po zmianie systemu

Typowa sytuacja: firma produkcyjna przenosi płace do nowego systemu i w pierwszych miesiącach widzi różnice w wynagrodzeniach chorobowych. Przyczyną jest historia wynagrodzeń, której nie zaimportowano, więc system liczy podstawę tylko z miesięcy po starcie. Uzupełnienie danych historycznych rozwiązuje problem, ale wymaga korekt za kilka miesięcy wstecz.

Przy zmianie systemu przenieś więc historię wynagrodzeń z okresu potrzebnego do wyliczania podstaw. Więcej na ten temat w tekście o tym, jak przeprowadzić migrację danych kadrowo-płacowych do enova365.

Czego system nie załatwi, a co zrobi za Ciebie

Żaden program nie usunie wszystkich błędów, bo część z nich zaczyna się poza działem płac. System kadrowo-płacowy zmniejsza jednak liczbę miejsc, w których człowiek przepisuje dane, i pilnuje reguł łatwych do przeoczenia: limitów, progów, podstaw i terminów. Im mniej arkuszy krąży między działami, tym mniej korekt na koniec miesiąca.

Sprawdź, jak wdrażamy Kadry i Płace w enova365. Możemy też razem przejrzeć Twój obecny proces naliczania wynagrodzeń i wskazać miejsca, w których powstają błędy. Wystarczy, że napiszesz do nas.