e-Zwolnienia z ZUS w systemie kadrowym: automatyczny import i rozliczenie

Pracownik nie przyszedł do pracy, nie odbiera telefonu, a kierownik pyta kadry, czy ktoś coś wie. Tymczasem lekarz wystawił zwolnienie rano i od kilku godzin jest ono dostępne na profilu firmy w ZUS. Gdy e-Zwolnienia z ZUS trafiają do systemu kadrowego, ta informacja nie czeka, aż ktoś zaloguje się na PUE. Od razu ląduje w kartotece pracownika i w rozliczeniu wynagrodzenia.

Jak działają e-zwolnienia i skąd pracodawca je bierze

Zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy są wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej jako e-ZLA. Lekarz przesyła je do ZUS, a ZUS udostępnia je płatnikowi składek na jego profilu na platformie PUE eZUS. Pracownik nie musi dostarczać wydruku. Powinien jedynie zawiadomić pracodawcę o nieobecności i jej przyczynie w sposób przyjęty w firmie.

Pracodawca pobiera zwolnienia ręcznie, logując się na profil w eZUS, albo automatycznie, przez system kadrowo-płacowy połączony z usługami ZUS. W obu przypadkach płatnik musi mieć profil w eZUS. Opis zasad i dostępnych usług znajdziesz na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Import e-ZLA do systemu kadrowego krok po kroku

1. Konfiguracja połączenia. W systemie kadrowym wskazujesz dane płatnika i sposób uwierzytelnienia w usługach ZUS. Robi się to zwykle raz, przy wdrożeniu, z udziałem osoby uprawnionej do reprezentowania płatnika.
2. Cykliczne pobieranie. System sprawdza nowe zaświadczenia automatycznie albo na żądanie kadr. Pobiera także informacje o anulowanych zwolnieniach.
3. Dopasowanie do pracownika. Zwolnienie jest przypisywane do kartoteki na podstawie identyfikatora pracownika. Gdy system nie znajdzie osoby, na przykład z powodu błędnych danych, pokazuje je na liście do wyjaśnienia.
4. Utworzenie nieobecności. Na podstawie kodu i okresu zaświadczenia system zakłada odpowiednią nieobecność: chorobę, opiekę nad członkiem rodziny, zwolnienie związane z ciążą i inne.
5. Rozliczenie w wypłacie. Lista płac uwzględnia nieobecność, wylicza wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek i pomniejsza wynagrodzenie zasadnicze zgodnie z ustawieniami.

Kadry nie przepisują już dat i kodów z ekranu ZUS. Sprawdzają nowe pozycje i zajmują się wyjątkami.

Co zrobić, gdy coś się nie zgadza

Automatyczny import obsłuży większość przypadków, ale kilka sytuacji wymaga decyzji człowieka. Dobrze, żeby kadry miały dla nich gotową procedurę.

Zwolnienie nakłada się na urlop

Choroba w trakcie urlopu wypoczynkowego przerywa urlop, a niewykorzystaną część trzeba udzielić w innym terminie. System wskaże kolizję, ale decyzja o przesunięciu urlopu i kontakt z pracownikiem należą do kadr.

Zwolnienie zostało anulowane

Lekarz może anulować zaświadczenie, na przykład z powodu błędu. Jeśli nieobecność była już rozliczona, potrzebna jest korekta. Dzięki importowi anulowań takie przypadki wychodzą od razu, zanim zamkniesz listę płac.

Zwolnienie przyszło po zamknięciu listy płac

System zaimportuje je normalnie, a rozliczenie trafi do korekty albo do kolejnej wypłaty, zgodnie z przyjętą w firmie polityką. Im częściej system pobiera zaświadczenia, tym rzadziej się to zdarza.

Zwolnienie z adnotacją o sposobie zachowania się

Kod na zaświadczeniu informuje, czy chory powinien leżeć, czy może chodzić. Ma to znaczenie przy ewentualnej kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia, więc ta informacja powinna być widoczna w kartotece dla osób, które zajmują się kontrolami.

Pracownik ma kilka umów

Jeśli osoba jest zatrudniona na etacie i ma jednocześnie umowę zlecenia, zwolnienie może dotyczyć różnych tytułów ubezpieczenia. System musi poprawnie przypisać nieobecność do każdej umowy, a kadry powinny to zweryfikować przy pierwszych takich przypadkach.

Rozliczenie zwolnienia na liście płac

Import to dopiero początek. Druga część pracy to poprawne rozliczenie nieobecności w wynagrodzeniu i tu system oszczędza najwięcej czasu.

• System ustala, za które dni choroby w roku kalendarzowym płaci pracodawca (wynagrodzenie chorobowe), a od kiedy należy się zasiłek z ubezpieczenia chorobowego. Uwzględnia wiek pracownika i wcześniejsze nieobecności, także z poprzedniego miejsca pracy, jeśli zostały wprowadzone.
• Podstawę wymiaru wylicza z wynagrodzeń z okresu wskazanego w przepisach, ze składnikami, które do niej wchodzą. Dlatego historia wynagrodzeń musi być kompletna.
• Procent świadczenia zależy od kodu i rodzaju zwolnienia, na przykład choroby w ciąży czy wypadku przy pracy. Kod z e-ZLA przenosi się do nieobecności, więc system dobiera właściwą stawkę.
• Okres wyczekiwania dotyczy nowo zatrudnionych. System sprawdza go na podstawie historii ubezpieczenia zapisanej w kartotece.

Gdy firma wypłaca zasiłki sama jako płatnik, system przygotowuje też dane do dokumentów rozliczeniowych ZUS. Gdy zasiłki wypłaca ZUS, kadry przekazują wymagane informacje w formie przewidzianej przepisami.

W pierwszych miesiącach pracy z automatycznym importem porównuj wyniki systemu z ręcznymi wyliczeniami dla kilku nietypowych przypadków. Po takim sprawdzeniu kadry mogą zaufać mechanizmowi i zajmować się tylko wyjątkami.

Sieć sklepów, w której o chorobie informował telefon

Typowa sytuacja w firmie z kilkoma sklepami: kierownicy co rano dzwonią do centrali z informacją o nieobecnościach, a kadry raz w tygodniu sprawdzają zwolnienia na PUE. Przez kilka dni grafik w sklepie jest nieaktualny, a wynagrodzenia chorobowe wychodzą dopiero przy zamykaniu miesiąca.

Po uruchomieniu automatycznego importu zwolnienie pojawia się w systemie tego samego dnia. Kierownik sklepu widzi nieobecność w harmonogramie i od razu organizuje zastępstwo. Kadry nie przepisują danych, a lista płac zawiera wszystkie zwolnienia bez dopisywania po terminie.

e-Zwolnienia z ZUS w systemie kadrowym a pozostałe procesy

Import zwolnień daje najwięcej, gdy jest połączony z resztą kadr. Nieobecność od razu trafia do ewidencji czasu pracy, do harmonogramu zmian i do zestawień absencji dla zarządu. Jak wykorzystać te dane w raportach, opisujemy w tekście o raportach kadrowych o rotacji, absencjach i kosztach wynagrodzeń.

Pamiętaj też, że dane o zwolnieniach lekarskich zawierają informacje o zdrowiu pracownika. Dostęp do nich powinien mieć tylko wąski krąg osób, o czym piszemy w artykule o bezpieczeństwie danych kadrowo-płacowych.

enova365 obsługuje pobieranie e-ZLA w module kadrowo-płacowym. Zobacz, jak wdrażamy enova365 w obszarze kadr i płac. Automatyczny import w Twojej firmie możemy skonfigurować razem z kadrami, napisz, od kiedy chcesz go uruchomić.