Raporty kadrowe dla zarządu: rotacja, absencje i koszty wynagrodzeń

Zarząd zwykle dostaje z działu kadr jedną liczbę: ile kosztowały wynagrodzenia w danym miesiącu. Do zarządzania zespołem to za mało. Dobry raport kadrowy dla zarządu pokazuje także, gdzie ludzie odchodzą, które działy częściej chorują i jak zmienia się struktura wynagrodzeń. Kilka dobrze zdefiniowanych wskaźników z systemu kadrowego mówi więcej niż gruby comiesięczny raport w Excelu.

Dlaczego raporty kadrowe tak często nie działają

W wielu firmach raport kadrowy powstaje ręcznie. Kadrowa eksportuje dane z programu, łączy je z arkuszem kosztów z księgowości i składa tabelę. Zajmuje jej to dzień, a zarząd ogląda wynik przez dwie minuty.

Danych zwykle nie brakuje. Kłopot leży gdzie indziej:

• wskaźniki nie mają stałej definicji, więc co miesiąc liczy się je trochę inaczej,
• raport pokazuje stan na koniec miesiąca, bez trendu,
• nie ma podziału na działy, lokalizacje czy stanowiska, więc nie wiadomo, gdzie szukać przyczyny.

Rotacja pracowników: jak ją liczyć i pokazywać

Rotacja to stosunek liczby osób, które odeszły, do średniego zatrudnienia w danym okresie. Definicję ustala się raz i potem jej nie zmienia. Czy liczysz tylko odejścia z inicjatywy pracownika? Czy uwzględniasz koniec umów na czas określony? Czy wliczasz pracowników sezonowych?

Zarządowi najbardziej przydają się trzy widoki:

1. Rotacja w podziale na działy, z porównaniem do poprzednich okresów.
2. Odejścia w pierwszych miesiącach zatrudnienia. Często wskazują na problem z rekrutacją albo z wdrożeniem nowych osób.
3. Przyczyny odejść, o ile kadry rejestrują je w ustrukturyzowany sposób, a nie w polu opisowym.

Wysoka rotacja wśród nowych pracowników to sygnał, żeby przyjrzeć się procesowi przyjęcia do pracy. Piszemy o tym w artykule o tym, jak zorganizować onboarding pracownika w systemie kadrowym.

Absencje: więcej niż liczba dni chorobowych

Wskaźnik absencji pokazuje, jaką część nominalnego czasu pracy firma straciła przez nieobecności. Liczy się go z ewidencji czasu pracy, więc raport jest dokładnie tak dobry jak ta ewidencja.

• Absencja chorobowa w podziale na działy i miesiące. Sezonowe wzrosty są normalne, stały wysoki poziom w jednym zespole już nie.
• Krótkie zwolnienia, na przykład kilkudniowe i powtarzające się. Często mówią więcej o atmosferze w zespole niż długie choroby.
• Zaległe urlopy, czyli ryzyko prawne i finansowe, a czasem objaw przeciążenia zespołu.
• Nadgodziny zestawione z absencjami. Gdy w jednym dziale wysoka jest i absencja, i liczba nadgodzin, masz przed sobą zespół, który pracuje ponad siły.

Dane o absencjach są dokładniejsze, gdy zwolnienia lekarskie trafiają do systemu automatycznie. Opisujemy to w tekście o imporcie e-zwolnień z ZUS do systemu kadrowego.

Koszty wynagrodzeń w raportach kadrowych dla zarządu

Zarząd potrzebuje pełnego kosztu zatrudnienia, a kwota brutto z listy płac go nie pokazuje. Pełny koszt obejmuje składki pracodawcy, wpłaty do PPK, fundusze, benefity i koszty umów cywilnoprawnych.

Dobrze jest pokazywać go w kilku przekrojach:

• koszt na dział, centrum kosztów lub projekt, zgodnie z tym, jak firma prowadzi controlling,
• udział składników zmiennych, takich jak premie, nadgodziny i dodatki, w całości kosztu,
• średni koszt etatu w czasie, z wyodrębnieniem wpływu zmian płacy minimalnej i podwyżek,
• plan kontra wykonanie, jeśli firma budżetuje koszty osobowe.

Rosnące wymagania dotyczące jawności wynagrodzeń dokładają jeszcze jeden przekrój: porównanie płac na stanowiskach o tej samej wartości. Jak przygotować się do tych zmian, przeczytasz w artykule o wartościowaniu stanowisk pracy i jawności wynagrodzeń.

Jak zbudować raport w systemie, a nie w Excelu

Raport generowany automatycznie ma jedną dużą przewagę: zawsze jest liczony tak samo. Pracę można rozłożyć na pięć kroków.

1. Wybierz kilka wskaźników. Pięć, które zarząd naprawdę omawia, da więcej niż trzydzieści, których nikt nie czyta.
2. Spisz definicje, po jednym zdaniu na wskaźnik, i dołącz je do raportu.
3. Uporządkuj dane źródłowe. Działy, stanowiska, centra kosztów i przyczyny odejść muszą być w kartotekach wypełnione jednolicie.
4. Zbuduj zestawienia w systemie albo w narzędziu analitycznym podłączonym do bazy kadrowo-płacowej.
5. Ustal rytm: raport miesięczny dla zarządu i kwartalny przegląd trendów z kierownikami działów.

Gdy nadgodziny rosną, a nikt nie wie dlaczego

Typowa sytuacja w firmie produkcyjnej wygląda tak. Zarząd dostaje co miesiąc łączny koszt wynagrodzeń i liczbę zatrudnionych. Koszty nadgodzin zaczynają rosnąć i nikt nie umie szybko wskazać przyczyny. Dopiero zestawienie absencji i nadgodzin w podziale na wydziały pokazuje, że jeden wydział od kilku miesięcy ma wyraźnie wyższą absencję chorobową, a braki łata się nadgodzinami innych osób.

Przy stałym raporcie z systemu kadrowego taki problem widać po miesiącu, a nie po kwartale. Kierownicy wydziałów mogą dostawać ten sam raport co zarząd, ograniczony do swojego obszaru.

Pięć pytań, na które raport powinien odpowiadać

Zanim zbudujesz zestawienia, sprawdź, czy odpowiadają na pytania, które zarząd faktycznie zadaje. Dobry raport kadrowy pozwala bez dodatkowych analiz odpowiedzieć na takie pytania:

• Gdzie tracimy ludzi i czy problem narasta?
• Który zespół jest przeciążony, a który ma rezerwy?
• Jak zmienił się koszt zatrudnienia i co go napędza: podwyżki, nadgodziny czy nowe etaty?
• Czy zrealizujemy plan przy obecnym poziomie absencji?
• Jakie ryzyka kadrowe pojawią się w najbliższym kwartale, na przykład wygasające umowy czy zaległe urlopy?

Raport, który nie odpowiada na żadne z nich, zawiera dane, a nie informacje. Lepiej go wtedy skrócić niż rozbudowywać.

Typowe błędy w raportach kadrowych

• Mieszanie stanu i przepływu. Liczba zatrudnionych na koniec miesiąca to co innego niż średnie zatrudnienie, a każda z tych liczb daje inny wynik rotacji.
• Brak porównania. Pojedyncza liczba bez poprzednich okresów niewiele mówi. Trend z kilkunastu miesięcy mówi dużo.
• Raport bez komentarza. Dwa zdania od kadr o największych zmianach oszczędzają zarządowi pytań i domysłów.
• Za dużo szczegółów. Dane na poziomie osób przydają się kierownikom działów, ale zarząd nie powinien ich oglądać jako pierwszego widoku.

Kto ma widzieć dane o wynagrodzeniach i zdrowiu

Raporty kadrowe zawierają dane wrażliwe, zwłaszcza o wynagrodzeniach i zdrowiu. Zarządowi wystarczą dane zagregowane. Szczegóły na poziomie pojedynczych osób powinny zostać w kadrach i u kilku wskazanych osób. Szerzej piszemy o tym w tekście o bezpieczeństwie danych kadrowo-płacowych.

Raporty kadrowe składasz dziś ręcznie? Zobacz, jak wdrażamy enova365 w kadrach i płacach razem z analizami. Pomożemy wybrać wskaźniki i zbudować zestawienia, wystarczy, że skontaktujesz się z nami.