Onboarding pracownika w systemie kadrowym: dokumenty i zadania w jednym miejscu

Nowy pracownik przychodzi w poniedziałek o ósmej. Laptop nie jest gotowy, bo nikt nie powiedział działowi IT. Badania lekarskie miał zrobić, ale skierowanie wystawiono w piątek. Umowa czeka na podpis prezesa, który jest w delegacji. Onboarding pracownika w systemie kadrowym zamienia taki poniedziałek w przewidywalny proces: każde zadanie ma właściciela i termin, a dokumenty leżą w jednym miejscu.

Co obejmuje onboarding pracownika

Przyjęcie nowej osoby to więcej niż umowa o pracę. Składa się na nie kilkanaście drobnych zadań rozłożonych między kadry, przełożonego, IT, BHP i administrację. Większość firm wie, co trzeba zrobić. Kłopot w tym, że ta wiedza siedzi w głowach różnych osób i przy każdej rekrutacji odtwarza się ją od nowa.

Typowy onboarding obejmuje cztery obszary:

• dokumenty kadrowe, czyli kwestionariusz osobowy, umowę, informację o warunkach zatrudnienia, oświadczenia podatkowe i dotyczące PPK oraz zgody wymagane w firmie,
• wymogi formalne: badania wstępne, szkolenie wstępne BHP, zgłoszenie do ubezpieczeń,
• przygotowanie stanowiska, od konta w systemach i poczty po sprzęt, kartę dostępu i telefon,
• wdrożenie merytoryczne z planem pierwszych tygodni, opiekunem i szkoleniami z systemów i procedur.

Scenariusz: onboarding pracownika w systemie kadrowym od decyzji do pierwszego dnia

Tak może wyglądać przebieg w firmie, która prowadzi onboarding w systemie kadrowym, a nie na mailach i karteczkach.

Dzień decyzji o zatrudnieniu

Przełożony lub kadry zakładają w systemie kandydata z datą rozpoczęcia pracy, stanowiskiem i działem. Na tej podstawie system tworzy listę zadań według szablonu dla danego stanowiska. Pracownik biurowy dostaje inny zestaw niż magazynier czy kierowca.

Kilka dni przed startem

Kandydat dostaje dostęp do portalu i sam wypełnia kwestionariusz osobowy oraz oświadczenia. Kadry nie przepisują danych z papieru, tylko je weryfikują. W tym samym czasie system generuje skierowanie na badania wstępne z czynnikami narażenia przypisanymi do stanowiska.

Równolegle zadanie trafia do IT: konto, poczta, uprawnienia w systemach, sprzęt. Dział IT widzi datę startu i wie, co przygotować. Szczegółową listę tych czynności opisujemy w artykule Nowy pracownik w firmie: checklista IT.

Pierwszy dzień

Umowa jest przygotowana z danych w systemie i czeka na podpis, także elektroniczny, jeśli firma z niego korzysta. Specjalista BHP ma zadanie przeprowadzenia szkolenia wstępnego i po jego zakończeniu wpisuje datę do kartoteki. Pracownik dostaje sprzęt, który od razu jest przypisany do niego w ewidencji.

Pierwsze tygodnie

Przełożony ma w systemie zadania wdrożeniowe: rozmowę po pierwszym tygodniu, szkolenie stanowiskowe, ocenę na koniec okresu próbnego. Kadry dostają przypomnienie o zgłoszeniu do ZUS w terminie i o zapisie do PPK we właściwym czasie.

Jak zbudować szablony zadań

Szablon onboardingu to lista zadań z przypisaną rolą i terminem liczonym od daty rozpoczęcia pracy. Dobry szablon spełnia kilka warunków:

• każde zadanie ma jednego właściciela, a nie „kadry i IT”,
• termin jest określony względem daty startu, na przykład pięć dni przed albo w pierwszym dniu,
• zadania zależne od siebie są ułożone w kolejności, na przykład konto w systemie dopiero po podpisaniu umowy o poufności, jeśli tak wymaga polityka firmy,
• szablony różnią się dla grup stanowisk, ale mają wspólny trzon.

Zacznij od jednego szablonu dla stanowiska, które obsadzasz najczęściej. Po kilku przyjęciach zobaczysz, czego w nim brakuje. Dopiero wtedy przygotuj kolejne warianty.

Dokumenty w jednym miejscu

Dokumenty zebrane podczas onboardingu trafiają do elektronicznych akt osobowych, od razu do właściwych części. Skan orzeczenia lekarskiego, zaświadczenie o szkoleniu BHP, podpisana umowa i oświadczenia są dostępne dla uprawnionych osób bez szukania w segregatorach. Więcej o tym przeczytasz w tekście o elektronicznych aktach osobowych w ERP.

Trzeba też pilnować dostępu. Przełożony powinien widzieć status zadań wdrożeniowych, ale już nie dane z kwestionariusza czy orzeczenia lekarskiego.

Kierowca bez karty paliwowej, magazynier bez konta

Weźmy firmę logistyczną, która przyjmuje nowych kierowców i magazynierów co kilka tygodni. Każde przyjęcie oznacza serię maili między kadrami, kierownikiem magazynu i informatykiem. Zdarza się, że kierowca czeka kilka dni na kartę paliwową, a magazynier na konto w systemie magazynowym.

Gdy taka firma przenosi onboarding do szablonów w systemie kadrowym, każda osoba zaangażowana w przyjęcie dostaje zadanie z terminem. Kadry widzą na jednym ekranie, które przyjęcia są zagrożone, i reagują przed pierwszym dniem, a nie po nim. Nowy pracownik po szkoleniu od razu zaczyna pracę, bez czekania na dostęp.

Czego unikać przy wdrażaniu onboardingu w systemie

Pierwszy błąd to zbyt rozbudowany szablon na start. Lista pięćdziesięciu zadań zniechęci kierowników szybciej niż jej brak.

Drugi to zadania bez właściciela. Jeśli zadanie jest przypisane do całego działu, nikt nie czuje się za nie odpowiedzialny.

Trzeci: powiadomienia, których nikt nie czyta. Jedno podsumowanie dziennie działa lepiej niż kilkanaście osobnych maili.

Czwarty to pomijanie pracowników tymczasowych i zleceniobiorców. Oni też potrzebują dostępów, szkolenia BHP i sprzętu, a później ich odebrania.

Po kilku miesiącach zapytaj nowych pracowników, co ich zaskoczyło w pierwszych dniach. Z tych odpowiedzi najłatwiej wyczytać, co poprawić w szablonie.

Jak mierzyć, czy onboarding działa

Proces prowadzony w systemie da się mierzyć. Najprostsze wskaźniki to odsetek zadań zamkniętych przed pierwszym dniem pracy, liczba przyjęć, w których pracownik czekał na sprzęt lub dostęp, i odejścia w okresie próbnym. Gdy ten ostatni wskaźnik rośnie, przyjrzyj się nie tylko rekrutacji, ale też temu, jak wyglądają pierwsze tygodnie w danym dziale.

Onboarding a odejście pracownika

Ten sam mechanizm działa w drugą stronę. Przy rozwiązaniu umowy system tworzy listę zadań: zwrot sprzętu, odebranie dostępów, świadectwo pracy, rozliczenie urlopu. Jeśli przy przyjęciu zapisano każde konto i każdy sprzęt, przy odejściu wiadomo dokładnie, co odebrać. Piszemy o tym w artykule o tym, jak bezpiecznie odebrać dostępy przy odejściu pracownika.

Gdzie łączą się kadry i IT

Przy onboardingu kadry i dział IT muszą działać jak jeden proces. W wielu małych i średnich firmach IT jest obsługiwane zewnętrznie, więc zadanie z systemu kadrowego powinno trafiać prosto do zgłoszeń helpdesku. Jeśli chcesz to uporządkować, porozmawiajmy o obsłudze IT Twojej firmy i o połączeniu jej z kadrami.

Szablony zadań, portal dla nowych pracowników i elektroniczne akta konfigurujemy przy wdrożeniach enova365 w kadrach i płacach. Przyjmujesz nowych ludzi regularnie i chcesz, żeby każdy pierwszy dzień przebiegał tak samo sprawnie? Skontaktuj się z nami.