Elektroniczne akta osobowe w ERP: co daje cyfryzacja kadr

Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. Mimo to w wielu firmach akta wciąż leżą w segregatorach, a każda kontrola czy zaświadczenie oznacza szukanie papierów w szafie.

Poniżej opisujemy, co faktycznie zmienia e-teczka, jak wygląda przejście z papieru krok po kroku i na czym firmy najczęściej się potykają. Tekst jest pisany z perspektywy działu kadr, który ma to przeprowadzić, a nie tylko zatwierdzić.

Co zmienia e-teczka

Elektroniczne akta osobowe są zorganizowane w części zgodne z przepisami, przypięte do kartoteki pracownika w systemie kadrowym. Dokumenty są dostępne od razu, z kontrolą uprawnień i historią dostępu. Nie trzeba szukać ani kopiować papierów.

Podział na części jest taki sam jak w teczce papierowej. Część A to dokumenty z rekrutacji, B to nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia, C dotyczy ustania zatrudnienia, D obejmuje kary porządkowe, a E dokumenty z kontroli trzeźwości i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu. W systemie każdy dokument ma swoje miejsce w odpowiedniej części, datę i opis, więc kadrowa nie musi pamiętać, gdzie co odłożyła.

Zmienia się też sposób pracy. Umowa, aneks czy skierowanie na badania powstają w systemie z danych, które już tam są, i od razu trafiają do teczki. Nie ma etapu „wydrukuj, podpisz, zeskanuj, wpnij”.

Korzyści dla działu kadr

• szybki dostęp do dokumentów przy kontroli PIP czy ZUS
• krótszy okres przechowywania: 10 lat dla pracowników zatrudnionych od 2019 roku
• mniej miejsca na archiwum i mniej ryzyka zagubienia dokumentów
• łatwiejsza praca zdalna i obsługa wielu oddziałów

Przy okresie przechowywania jedno zastrzeżenie. Dla osób zatrudnionych w latach 1999–2018 skrócenie okresu z 50 do 10 lat nie dzieje się samo. Pracodawca musi złożyć do ZUS oświadczenie i raporty informacyjne (ZUS RIA). Bez tego starsze akta trzeba trzymać dłużej, niezależnie od tego, czy są papierowe, czy elektroniczne.

Jak przejść na e-akta

Dokumenty papierowe można zdigitalizować, opatrując odwzorowanie cyfrowe kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną. Pracowników trzeba poinformować o zmianie formy prowadzenia dokumentacji. Nowe dokumenty najlepiej od razu tworzyć i podpisywać elektronicznie w systemie.

W rozbiciu na etapy wygląda to tak:

1. Decyzja o zakresie. Można zmienić postać dokumentacji dla wszystkich pracowników albo tylko dla części, na przykład dla nowo zatrudnionych. Dla jednego pracownika akta prowadzi się jednak w jednej postaci.
2. Przygotowanie systemu. W programie kadrowym ustawia się strukturę teczki, typy dokumentów i uprawnienia: kto widzi wszystko, kto tylko swój oddział, kto wyłącznie podgląd.
3. Kwalifikowany podpis lub pieczęć. Pracodawca potrzebuje kwalifikowanej pieczęci elektronicznej albo osoby upoważnionej z kwalifikowanym podpisem, która będzie poświadczać zgodność skanów z oryginałami.
4. Skanowanie i opisanie dokumentów. Każdy skan trafia do właściwej części akt z datą i nazwą dokumentu, potem jest podpisywany.
5. Poinformowanie pracowników. Informacja o zmianie postaci dokumentacji idzie do obecnych pracowników, a przy ustaniu zatrudnienia także do byłych, wraz z możliwością odbioru dokumentacji w poprzedniej postaci i terminem na to.
6. Nowe dokumenty od razu cyfrowo. Gdy archiwum jest przeniesione, nie ma sensu wracać do papieru przy kolejnych umowach i aneksach.

Szczegółowe wymagania opisuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na stronie o aktach osobowych na gov.pl. Przed startem projektu przeczytaj ją razem z osobą odpowiedzialną za ochronę danych.

Gdzie firmy tracą czas przy digitalizacji

Najwięcej kłopotu sprawia samo skanowanie. Teczka pracownika z kilkunastoletnim stażem to dziesiątki stron, część zszyta, część z dopiskami. Zanim ruszysz, policz teczki i oszacuj liczbę stron. Przy kilkudziesięciu pracownikach dział kadr zrobi to sam w kilka tygodni. Przy kilkuset trzeba zaplanować etat albo zewnętrzną firmę skanującą.

Drugi problem to porządek w samych aktach. Digitalizacja bezlitośnie pokazuje braki: brak skierowania na badania, niepodpisany aneks, dokumenty w złej części. Lepiej uporządkować teczkę przed skanowaniem niż przenosić bałagan do systemu.

Trzeci to uprawnienia. W papierowym archiwum dostęp kontrolował klucz do szafy. W systemie trzeba świadomie ustalić, kto widzi akta, w tym kierownicy działów i księgowość. Więcej o tym piszemy w tekście o tym, kto powinien mieć dostęp do danych kadrowo-płacowych.

Dla kogo to ma sens, a kto może poczekać

E-akta najszybciej zwracają się w firmach z kilkoma lokalizacjami, z pracą zdalną albo z dużą rotacją, gdzie dokumentów przybywa co tydzień. Dobrze sprawdzają się też tam, gdzie kadry i płace prowadzi biuro rachunkowe: zamiast wozić teczki, obie strony pracują na tych samych dokumentach z odpowiednimi uprawnieniami.

Firma z kilkoma stałymi pracownikami i stabilnym składem może spokojnie zacząć od prowadzenia elektronicznie tylko nowych dokumentów, a archiwum zostawić w szafie. To mniejszy wysiłek, a korzyść pojawia się od pierwszej nowej umowy.

Elektroniczna teczka dobrze łączy się z samoobsługą pracowników. Gdy pracownik sam składa wnioski i pobiera dokumenty przez Pulpit Pracownika, kadry przestają być punktem wydawania zaświadczeń.

enova365 obsługuje elektroniczne akta i obieg dokumentów kadrowych. Więcej o systemie i o tym, jak pomagamy go wdrożyć, przeczytasz na stronie enova365.

Pytania, które kadry zadają przed zmianą

Czy można prowadzić część akt papierowo, a część elektronicznie?

Dokumentacja konkretnego pracownika powinna być prowadzona w jednej formie, ale zmiana formy jest możliwa po spełnieniu wymogów i poinformowaniu pracownika. W skali firmy można mieć jednocześnie teczki papierowe i elektroniczne, o ile każda dotyczy innej osoby.

Czy pracownik może dostać kopię swoich akt?

Tak, pracownik ma prawo do kopii swojej dokumentacji, całej albo wskazanej części. Pracodawca ma na to 30 dni od złożenia wniosku. W formie elektronicznej jest to znacznie prostsze: wystarczy wygenerować plik i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią.

Co z dokumentami, które pracownik podpisuje odręcznie?

Jeśli pracownik nie ma podpisu kwalifikowanego, dokument podpisany na papierze skanuje się i poświadcza tak samo jak archiwalne. Coraz częściej firmy przechodzą jednak na podpis elektroniczny po obu stronach, co skraca cały obieg.