Aktualizacja enova365 do nowej wersji: jak ją przeprowadzić bezpiecznie

Aktualizacja enova365 do nowej wersji to zwykle rutyna: trwa krótko i nikt jej nie zauważa. Sytuacja wygląda inaczej, gdy firma ma własne dodatki, integracje ze sklepem, bankiem czy kurierami, a aktualizacja wypada w dniu zamknięcia miesiąca. Wtedy rutyna potrafi zamienić się w dzień bez systemu. Poniżej checklista w trzech etapach: przygotowanie, przeprowadzenie i sprawdzenie po aktualizacji. Możesz ją wydrukować i odhaczać punkt po punkcie.

Dlaczego w ogóle aktualizować

Nowe wersje wprowadzają zmiany wynikające z przepisów: nowe struktury plików JPK, wzory deklaracji, zmiany w KSeF czy w rozliczeniach płacowych. Przynoszą też poprawki błędów, usprawnienia i nowe funkcje. Firma, która odkłada aktualizację, w końcu zostaje z wersją niezgodną z przepisami i musi przeskoczyć kilka wersji naraz. To trudniejsze niż regularne małe kroki.

Drugi powód to bezpieczeństwo. Starsze wersje bywają powiązane ze starszymi wymaganiami technicznymi, na przykład wersją serwera bazy danych czy systemu operacyjnego. Kto odkłada aktualizację ERP, często odkłada aktualizację całej infrastruktury. Piszemy o tym w tekście o zarządzaniu aktualizacjami w firmie.

Etap 1: przygotowanie (checklista)

• Przeczytaj informacje o zmianach w nowej wersji. Zwróć uwagę na moduły, z których korzystasz, i na nowe wymagania techniczne.
• Sprawdź wymagania systemowe: wersję serwera SQL, systemu operacyjnego i platformy .NET na serwerze i stacjach roboczych.
• Spisz dodatki i integracje: własne rozszerzenia, wydruki, raporty, połączenia ze sklepem, bankiem, kurierami, systemem produkcyjnym. Każdy z nich trzeba zweryfikować.
• Ustal z dostawcami dodatków, czy ich rozwiązania mają wersję zgodną z nową wersją enova365.
• Wybierz termin poza zamknięciem miesiąca, wypłatami i deklaracjami, najlepiej pod koniec dnia lub w weekend.
• Uprzedź użytkowników, kiedy system będzie niedostępny i co mają zrobić przed wylogowaniem.
• Sprawdź kopię zapasową: nie tylko to, czy istnieje, ale czy da się ją odtworzyć. Pisaliśmy o tym w artykule o testowaniu odtwarzania kopii.

Test na kopii bazy

Jeśli masz dodatki, integracje lub niestandardowe wydruki, przeprowadź aktualizację najpierw na kopii bazy w środowisku testowym. Po konwersji kopii sprawdź najważniejsze procesy: wystawienie faktury, przyjęcie magazynowe, import wyciągu, naliczenie listy płac, wydruki. Kluczowi użytkownicy z każdego działu są tu nieocenieni, bo wiedzą, czego szukać.

Test na kopii wydłuża przygotowanie o kilka dni, ale wykrywa problemy, zanim dotkną produkcji. Szczególnie potrzebny jest przy skoku o kilka wersji naraz: zwykle da się go wykonać, tylko że im większy skok, tym więcej zmian do sprawdzenia i tym większe ryzyko kłopotów z dodatkami. W firmach bez dodatków i z prostą konfiguracją test można ograniczyć do szybkiego sprawdzenia kilku dokumentów.

Kto powinien przeprowadzać aktualizację

W małej firmie z prostą instalacją wystarczy osoba z działu IT, która zna serwer i ma dostęp administracyjny. Przy dodatkach, integracjach i kilku bazach lepiej, żeby robił to partner wdrożeniowy razem z administratorem infrastruktury. Partner zna zależności między wersją systemu a dodatkami, administrator zna serwer, kopie i sieć. Najgorszy scenariusz to aktualizacja, którą każda ze stron uważa za zadanie drugiej.

Etap 2: przeprowadzenie aktualizacji

1. Upewnij się, że wszyscy użytkownicy są wylogowani, a zaplanowane zadania i usługi integracyjne zatrzymane.
2. Wykonaj świeżą kopię bazy tuż przed aktualizacją i zapisz ją w miejscu niezależnym od serwera.
3. Zainstaluj nową wersję na serwerze oraz, jeśli wymaga tego architektura, na stacjach roboczych lub serwerze aplikacji.
4. Przeprowadź konwersję bazy danych do nowej wersji. Przy dużych bazach może to chwilę potrwać. Nie przerywaj procesu.
5. Zaktualizuj dodatki do wersji zgodnych z nową wersją systemu.
6. Uruchom ponownie usługi, harmonogramy zadań i integracje.

Konwersja zachowuje dane i konfigurację. Zmienić się może wygląd niektórych okien albo domyślne ustawienia nowych funkcji, stąd sens przejrzenia listy zmian przed startem. Przy kilku spółkach w osobnych bazach każdą trzeba skonwertować. Zaplanuj kolejność i czas, zaczynając od bazy najmniej krytycznej.

Aktualizacja w chmurze

Jeśli korzystasz z enova365 w modelu chmurowym, samą aktualizację przeprowadza dostawca usługi. Po Twojej stronie zostaje komunikacja z użytkownikami, weryfikacja dodatków i sprawdzenie integracji po zmianie wersji. Oba modele porównujemy w tekście enova365 w chmurze czy na własnym serwerze.

Etap 3: co sprawdzić po aktualizacji

• Czy wszyscy użytkownicy mogą się zalogować i widzą swoje moduły.
• Czy w każdym dziale działają podstawowe operacje: wystawienie dokumentu, księgowanie, wydruk.
• Czy integracje wymieniają dane: zamówienia ze sklepu, wysyłka i odbiór faktur w KSeF, wyciągi bankowe, etykiety kurierskie.
• Czy harmonogram zadań uruchamia się zgodnie z planem (np. nocne importy, wysyłki przypomnień).
• Czy niestandardowe wydruki i raporty wyglądają tak jak wcześniej.

Zgłoszenia z pierwszego dnia zbieraj w jednym miejscu. Część z nich to przyzwyczajenia, jak zmieniony układ okna. Część to faktyczne problemy do rozwiązania z partnerem.

Plan powrotu na wypadek problemów

Zanim zaczniesz, ustal, kiedy podejmujesz decyzję o wycofaniu aktualizacji i jak ją wykonasz. Najczęściej oznacza to odtworzenie bazy z kopii zrobionej tuż przed konwersją i instalację poprzedniej wersji. Warunek: po aktualizacji nikt nie wprowadził nowych danych, które by przepadły. Decyzja o powrocie musi więc zapaść szybko, zanim użytkownicy zaczną pracę.

Wycofanie jest potrzebne rzadko. Sprawdzona droga powrotu sprawia jednak, że aktualizacja przestaje być eksperymentem, a staje się kontrolowaną operacją.

Jak często aktualizować enova365

Nie musisz instalować każdej wersji w dniu premiery. Rozsądnie jest aktualizować, gdy wersję wymuszają zmiany w przepisach, gdy zawiera poprawki ważne dla Twoich procesów albo gdy dystans do bieżącej wersji robi się duży. Wersje ze zmianami prawnymi instaluj z zapasem przed terminem, w którym zmiana wchodzi w życie. Ile to trwa? Zależy od wielkości bazy, liczby spółek i dodatków. W prostych instalacjach sama operacja jest krótka, ale razem z przygotowaniem i testami zarezerwuj co najmniej popołudnie lub weekend.

Typowy przypadek: firma handlowa długo odkłada aktualizację, bo boi się o integrację ze sklepem internetowym. Gdy zmiana przepisów wymusza przejście, trzeba przeskoczyć kilka wersji i testować integrację w pośpiechu. Po takim doświadczeniu aktualizacje planuje się cyklicznie, a test na kopii bazy zajmuje jeden dzień.

Aktualizacje możesz przekazać zespołowi, który zna zarówno system, jak i Twoją infrastrukturę. Porozmawiajmy o opiece nad Twoim systemem. Zakres naszych usług opisujemy na stronie enova365.