enova365 czy Comarch Optima? Jak wybrać system dla rosnącej firmy

Wiele firm zaczyna od prostego programu do księgowości i handlu, a po kilku latach dochodzi do ściany: przybywa pracowników, magazynów, kanałów sprzedaży i potrzeb raportowych. Pojawia się wtedy pytanie, czy rozbudowywać obecne narzędzie, czy przejść na pełny system ERP, taki jak enova365. Na pytanie „enova365 czy Comarch Optima” nie ma jednej dobrej odpowiedzi. Zależy ona od tego, jak pracuje Twoja firma i dokąd zmierza.

Dwa dojrzałe systemy, różne punkty startu

Comarch ERP Optima to według producenta najpopularniejsze w Polsce oprogramowanie dla małych i średnich firm oraz biur rachunkowych. Obejmuje księgowość, handel i magazyn, kadry i płace, CRM, obieg dokumentów, e-commerce i KSeF, działa stacjonarnie oraz w chmurze. To solidny wybór i wiele firm pracuje w nim latami bez problemów.

enova365 od początku projektowano jako jedną bazę dla wielu działów, z interfejsem okienkowym, przeglądarkowym i mobilnym. Może działać na własnym serwerze albo w chmurze. Wybierają go częściej firmy, które potrzebują rozbudowanych procesów, wielu poziomów uprawnień i rozszerzeń pisanych pod siebie.

Comarch ma też w ofercie systemy dla większych firm, a enova365 sprawdza się również w małych organizacjach. Granica nie przebiega więc po nazwie produktu, tylko po tym, czego Twoja firma potrzebuje.

Kiedy wystarczy prostszy program

Popularne programy dla małych firm sprawdzają się, gdy procesy są typowe, zespół niewielki, a większość pracy to fakturowanie, księgowość i podstawowa kadrówka. Jeśli system nie spowalnia pracy i nie wymaga obejść w arkuszach, zmiana nie zawsze jest potrzebna.

Zmiana systemu kosztuje: licencje, wdrożenie, czas zespołu i okres przyzwyczajania się do nowych ekranów. Gdy obecne narzędzie spełnia potrzeby, a brakuje np. integracji z jednym programem, często taniej jest ją dobudować, niż wymieniać wszystko.

Sygnały, że czas na ERP

• dane o sprzedaży, magazynie i finansach trzeba zestawiać ręcznie w Excelu
• kilka programów nie wymienia się danymi, więc te same informacje wpisuje się wielokrotnie
• potrzebujesz obiegu dokumentów, akceptacji i uprawnień dla wielu działów
• firma planuje produkcję, kolejne oddziały lub sprzedaż w wielu kanałach
• każda nietypowa potrzeba kończy się obejściem, a nie rozwiązaniem

Typowa sytuacja: dział handlowy prowadzi zamówienia w jednym programie, magazyn w drugim, a zarząd co miesiąc dostaje raport sklejony z trzech plików. Każda pomyłka w kopiowaniu wychodzi dopiero przy inwentaryzacji. Winny nie jest wtedy konkretny program, tylko brak wspólnej bazy danych. Więcej o tym w artykule integracja systemów ERP: kiedy jeden system to za mało.

enova365 czy Comarch Optima: sześć obszarów do porównania

Tabelę funkcji łatwo znaleźć. Bardziej przydaje się porównanie w obszarach, które w rosnącej firmie zwykle przesądzają o wyborze.

• Skala i struktura firmy. Oba systemy obsłużą typową księgowość, handel i kadry. Różnice wychodzą przy wielu spółkach, oddziałach i rozbudowanych uprawnieniach.
• Procesy nietypowe. enova365 ma otwarte SDK, w którym partner pisze dodatki działające wewnątrz systemu. W Optimie wiele potrzeb rozwiązuje się konfiguracją i narzędziami producenta. Sprawdź, czy wystarczą w Twoim przypadku.
• Dostęp i infrastruktura. Oba systemy działają w chmurze i lokalnie. Zobacz, jak wygląda praca przez przeglądarkę i na urządzeniach mobilnych w obszarach, które są dla Ciebie ważne.
• Model zakupu. enova365 można kupić na własność lub w abonamencie, w wersjach różniących się zakresem funkcji. Optima jest dostępna m.in. w abonamencie w chmurze. Porównuj łączny koszt w kilku latach, nie tylko cenę na start.
• Kompetencje zespołu. Jeśli ludzie znają Optimę, przejście na inny system wymaga szkoleń. Nie jest to argument przeciw zmianie, tylko pozycja w planie projektu.
• Partner wdrożeniowy. Przy obu systemach jakość wdrożenia i opieki w dużej mierze zależy od partnera. Zapytaj o doświadczenie w Twojej branży.

Co daje enova365

enova365 łączy księgowość, kadry i płace, handel, magazyn, produkcję, CRM i obieg dokumentów w jednej bazie. Działa w przeglądarce, można ją kupić na własność lub w abonamencie, a dzięki otwartemu SDK da się ją rozszerzać o funkcje pisane pod konkretną firmę. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy procesy odbiegają od standardu.

Jak system sprawdza się w firmach o różnym profilu, pokazujemy w artykule jeden ERP, 16 branż. Jeśli myślisz o budżecie, przeczytaj, od czego zależy koszt wdrożenia enova365.

Jak podjąć decyzję krok po kroku

1. Opisz 5–10 najważniejszych procesów: od zamówienia do faktury, od zakupu do płatności, naliczanie płac.
2. Zaznacz, gdzie dziś są obejścia, ręczne przepisywanie i arkusze.
3. Poproś dostawców o prezentację tych procesów na przykładowych danych, a nie ogólne demo.
4. Policz koszt w perspektywie kilku lat: licencje, wdrożenie, opieka, infrastruktura.
5. Sprawdź plan migracji danych i to, ile historii trzeba przenieść.

Lista funkcji to słaba podstawa decyzji. Lepiej zacząć od opisu procesów i na prezentacji sprawdzić, jak dany system je obsłuży. W FX2 przeprowadzamy taką analizę i mówimy też wprost, kiedy wystarczy prostsze rozwiązanie. Więcej o systemie przeczytasz na stronie enova365. Swoją sytuację możesz omówić z naszym konsultantem: umów rozmowę.

Pytania, które padają przy zmianie systemu

Czy przejście z Comarch Optima lub innego prostszego programu na enova365 jest trudne?

Wymaga przygotowania, ale to rutynowa operacja. Najwięcej zależy od migracji danych i szkoleń. Przy dobrym planie firma nie traci ciągłości pracy. Dane kadrowo-płacowe z Optimy można przenieść usługą migracji oferowaną przez producenta enova365.

Czy enova365 nadaje się dla małej firmy?

Tak. Dzięki modułowej budowie i abonamentowi można zacząć od kilku modułów i rozwijać system razem z firmą.

Czy Comarch Optima jest gorsza od enova365?

Nie. To systemy o różnym profilu i oba dobrze sprawdzają się w swoich zastosowaniach. O wyborze powinny decydować Twoje procesy, plany rozwoju i łączny koszt, a nie ogólny ranking.

Czy oba systemy obsługują KSeF?

Tak, obaj producenci deklarują obsługę KSeF w swoich systemach. Przy wyborze sprawdź, jak wygląda obieg faktur kosztowych i uprawnienia użytkowników na co dzień.