Integracja systemów ERP: kiedy jeden system to za mało?

Wiele polskich firm, zwłaszcza po przejęciach lub szybkim wzroście, ma równolegle dwa albo więcej systemów ERP. Sprzedaż w jednym, produkcja w drugim, magazyn w trzecim. Skutek: niespójne dane, ręczna praca na styku systemów i raportowanie zarządcze, które bez Excela nie istnieje. Integracja systemów ERP sprawia, że te systemy zaczynają ze sobą rozmawiać.

Objawy są zwykle podobne. Handlowiec obiecuje towar, którego magazyn już nie ma. Księgowość co miesiąc uzgadnia sprzedaż z dwóch źródeł. Zarząd dostaje raport w piątek, choć potrzebował danych w poniedziałek. A ktoś w firmie ma w zakresie obowiązków „przepisywanie zamówień”, choć nikt tego tak nie nazwał.

Migracja, szyna danych albo wymiana modułów

Pierwsza droga to migracja do jednego systemu. W teorii najczystsza, ale kosztowna, ryzykowna i w wielu firmach po prostu niemożliwa ze względów biznesowych. Druga to integracja przez middleware (szynę danych): systemy pozostają osobne, a dane przepływają między nimi automatycznie. Trzecia to wybiórcze zastąpienie modułów jednego systemu modułami drugiego.

Większości firm z kilkoma systemami ERP polecamy na początek middleware. Oba systemy zostają, a ręczne przepisywanie danych znika od razu. Często integracja okazuje się też etapem przejściowym przed późniejszą migracją.

Migracja do jednego systemu

Ma sens, gdy jeden z systemów jest przestarzały, kończy się jego wsparcie albo i tak planujesz zmianę ERP. Wymaga jednak przeniesienia danych, przeszkolenia ludzi i zmiany procesów w wielu działach naraz. Jeśli natomiast oba systemy dobrze obsługują swoje obszary, a kłopot dotyczy tylko wymiany danych, integracja będzie szybsza i mniej ryzykowna. O tym, jak przygotować przejście na jeden system, piszemy w artykule migracja do enova365 z Optimy lub Symfonii.

Middleware, czyli szyna danych

Warstwa pośrednia odbiera dane z jednego systemu, przekształca je do formatu drugiego i przekazuje dalej. Systemy nie muszą się „znać”, a dołożenie kolejnego (sklepu, WMS, CRM) nie wymaga przebudowy istniejących połączeń. Dobrze zbudowana szyna loguje każdy komunikat, więc wiadomo, co przeszło, a co utknęło. Każdy przesłany komunikat można potem odszukać i sprawdzić, co przy wyjaśnianiu rozbieżności między systemami oszczędza wiele godzin zgadywania.

Wymiana wybranych modułów

Na przykład produkcja zostaje w specjalistycznym systemie, a finanse i kadry przechodzą do ERP używanego w centrali. To kompromis między migracją a integracją. Połączeń do utrzymania jest mniej, ale na styku modułów nadal trzeba wymieniać dane.

Cztery obszary, które integruje się najpierw

Najbardziej bolą zwykle cztery miejsca: synchronizacja stanów magazynowych, spójność cen i cenników, przekazywanie zamówień między systemami oraz konsolidacja danych do raportowania. Tu integracja najszybciej się zwraca.

• Stany magazynowe. Handel i produkcja widzą tę samą dostępność, więc nie sprzedajesz towaru, którego nie ma, ani nie zamawiasz materiału, który leży w drugim magazynie.
• Ceny i cenniki. Jedna polityka cenowa w miejsce dwóch tabel, które rozjeżdżają się po każdej podwyżce.
• Zamówienia. Zamówienie przyjęte w sprzedaży automatycznie tworzy zlecenie w produkcji lub dokument w magazynie.
• Raportowanie. Dane z obu systemów trafiają do jednego modelu i zarząd widzi sprzedaż, marżę i zapasy bez ręcznego sklejania arkuszy.

Spośród nich wybierz miejsce, w którym dziś najwięcej czasu zajmuje ręczne przepisywanie albo najczęściej zdarzają się pomyłki. Podobna logika dotyczy sklepu internetowego, o czym piszemy w tekście integracja sklepu internetowego z ERP.

Pięć błędów, przez które integracja nie działa

• Brak „właściciela” danych. Jeśli kartotekę klienta można edytować w obu systemach, prędzej czy później powstaną dwie wersje prawdy. Dla każdego typu danych ustal jeden system nadrzędny.
• Różne słowniki: inne jednostki miary, inne kody towarów, inne stawki VAT w kartotekach. Mapowanie słowników to często więcej pracy niż samo połączenie techniczne.
• Integracja bez obsługi błędów. Gdy komunikat nie przejdzie, ktoś musi się o tym dowiedzieć od razu, a nie przy inwentaryzacji.
• Łączenie wszystkiego ze wszystkim. Połączenia „punkt–punkt” między każdą parą systemów szybko stają się nie do utrzymania.
• Brak testów na danych produkcyjnych. Integracja działa na kilku testowych zamówieniach, a pada przy pierwszym rabacie wielopoziomowym.

Sześć kroków pierwszego projektu integracyjnego

1. Narysuj mapę: jakie systemy działają, kto z nich korzysta i gdzie dane są dziś przepisywane ręcznie.
2. Policz koszt ręcznej pracy na styku systemów: godziny, pomyłki, opóźnienia raportów.
3. Dla każdego typu danych (towary, klienci, ceny, stany, dokumenty) wskaż system nadrzędny.
4. Wybierz jeden proces o największym bólu i od niego zacznij.
5. Zaplanuj monitoring: logi, powiadomienia o błędach, osoba odpowiedzialna po stronie firmy.
6. Po kilku tygodniach zmierz efekt i dopiero wtedy rozszerzaj zakres.

Ile to potrwa? Zależy od liczby wymienianych typów danych, jakości API po obu stronach i stanu słowników. Pojedynczy przepływ, np. zamówień, da się uruchomić znacznie szybciej niż pełną synchronizację wszystkich kartotek. Dlatego etapowanie opłaca się także pod względem czasu: pierwszy przepływ zaczyna pracować dla firmy, zanim powstanie kolejny, a doświadczenia z niego pomagają lepiej zaplanować następne etapy.

Jak policzyć zwrot z takiego projektu, opisujemy w przewodniku jak mierzyć ROI z automatyzacji. Integracje, szyny danych i systemy dedykowane budujemy dla firm pracujących na różnych ERP, także w połączeniu z enova365. Kilka systemów w firmie i brak pewności, od którego połączenia zacząć? Opowiedz nam o swoim procesie.