Integracja sklepu internetowego z ERP: co synchronizować i dlaczego

Gdy sklep internetowy i system ERP działają osobno, ktoś musi przepisywać zamówienia, aktualizować stany i pilnować cen. Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie to etat. Przy kilkuset to źródło ciągłych pomyłek i sprzedaży towaru, którego nie ma. Integracja sklepu internetowego z ERP usuwa ręczny etap, a oba systemy pracują na tych samych danych.

Zanim wybierzesz technologię, ustal zasadę: który system jest źródłem prawdy dla jakich danych. Zwykle ERP odpowiada za towary, stany, ceny i dokumenty, a sklep za koszyk, płatność i doświadczenie klienta.

Co synchronizować między sklepem a ERP

• zamówienia ze sklepu do ERP, razem z danymi klienta i sposobem dostawy
• stany magazynowe z ERP do sklepu, najlepiej po każdej zmianie
• ceny i promocje, żeby nie zarządzać nimi w dwóch miejscach
• statusy realizacji i numery przesyłek z powrotem do klienta
• dane produktowe: opisy, zdjęcia i parametry

Zamówienia

Zamówienie powinno trafić do ERP kompletne: z pozycjami, rabatami, kosztem dostawy, formą płatności i danymi do faktury. Gdy klient zamawia jako firma, NIP musi przejść bez przepisywania, bo przy KSeF błąd w danych nabywcy oznacza korektę. Klienta dopasowuje się do istniejącej kartoteki, żeby nie tworzyć duplikatu przy każdym zakupie.

Stany magazynowe

Tu problemów jest najwięcej. Sklep pokazuje „dostępny”, a ostatnia sztuka godzinę temu poszła w sklepie stacjonarnym. Przesyłaj stan dostępny do sprzedaży, czyli pomniejszony o rezerwacje. Przy towarach, które szybko rotują, ustaw też bufor bezpieczeństwa.

Ceny i promocje

Cenniki prowadzone w dwóch miejscach rozjeżdżają się po pierwszej zmianie. Gdy ceny i promocje są w ERP, dział handlowy zmienia je raz, a sklep tylko je wyświetla. Wyjątkiem mogą być akcje typowo sklepowe, jak kody rabatowe. Je również dobrze jest zwracać do ERP razem z zamówieniem.

Statusy i dane produktowe

Klient chce wiedzieć, co się dzieje z paczką, więc status „wysłano” i numer przesyłki powinny wracać do sklepu automatycznie. Opisy, zdjęcia i parametry przy większym asortymencie lepiej prowadzić w jednym miejscu. Jak to zorganizować, piszemy w artykule PIM w enova365 jako jedno źródło danych produktowych.

Konektor, API czy warstwa pośrednia

Popularne platformy, takie jak Shoper, PrestaShop czy Magento, mają gotowe konektory do systemów ERP. Gdy sklep jest nietypowy albo potrzebne są dodatkowe reguły, integrację buduje się przez API. W każdym wariancie integracja musi zgłaszać błędy, a nie gubić dane po cichu.

• Gotowy konektor uruchamia się szybko i taniej, ale zakres i reguły są takie, jakie przewidział producent. Wystarcza, gdy sklep działa na popularnej platformie, a reguły są standardowe.
• Integracja przez API daje pełną kontrolę nad tym, co i kiedy się synchronizuje, i pozwala dodać własne reguły (np. podział zamówienia na magazyny albo własne zasady cenowe). Wymaga jednak projektu i utrzymania.
• Warstwa pośrednia ma sens, gdy kanałów jest kilka (sklep, marketplace, B2B). ERP zostaje wtedy centralnym źródłem stanów i cen, a jedna szyna danych porządkuje wymianę, w miejsce wielu osobnych połączeń.

Przy kilku systemach w firmie temat szybko wychodzi poza sam sklep. Szerzej opisujemy to w tekście o tym, kiedy jeden system ERP to za mało.

Błędy, przez które integracja gubi zamówienia

• Różne kody towarów w sklepie i ERP bez jednoznacznego mapowania.
• Synchronizacja stanów raz na dobę przy sprzedaży trwającej całą dobę.
• Brak obsługi zwrotów i anulowanych zamówień, przez co w ERP zostają „wiszące” rezerwacje.
• Tworzenie nowego kontrahenta przy każdym zamówieniu tego samego klienta.
• Brak powiadomień o błędach: zamówienie nie przeszło, a nikt o tym nie wie.

Dobrze działająca integracja wysyła zamówienia do magazynu od razu, stany są aktualne, a zespół zajmuje się klientami, nie przepisywaniem. Hurtownię, która w ten sposób skróciła obsługę zamówień, opisujemy w artykule o integracji enova365 z Shoper.

Sześć kroków przed uruchomieniem integracji

1. Spisz, które dane i w którą stronę mają płynąć oraz który system jest dla nich nadrzędny.
2. Uporządkuj kartoteki towarów: kody, EAN-y, jednostki, warianty.
3. Sprawdź, czy dla Twojej platformy istnieje konektor i czy pokrywa Twoje reguły.
4. Ustal częstotliwość synchronizacji stanów adekwatną do wolumenu sprzedaży.
5. Zaplanuj obsługę błędów i wyznacz osobę, która reaguje na powiadomienia.
6. Przetestuj na prawdziwych przypadkach: rabaty, zwroty, zamówienia firmowe, płatność przy odbiorze.

Integracje budujemy w ramach systemów dedykowanych oraz wdrożeń enova365. Które przepływy w Twoim sklepie opłaca się zautomatyzować, sprawdzimy podczas konsultacji.

Pytania o synchronizację, które słyszymy najczęściej

Jak często powinny synchronizować się stany?

Przy dużej sprzedaży najlepiej po każdej zmianie stanu, przy mniejszej wystarczy kilka razy na godzinę. Przy towarach o niskim stanie dodatkowo ustaw bufor, żeby nie sprzedać ostatniej sztuki dwa razy.

Czy da się zintegrować kilka sklepów i marketplace’ów?

Tak, ERP może być źródłem stanów i cen dla wielu kanałów sprzedaży jednocześnie. Przy kilku kanałach rozważ warstwę pośrednią, żeby nie utrzymywać wielu niezależnych połączeń.

Czy faktura do zamówienia ze sklepu może powstawać automatycznie?

Tak. Po przeniesieniu zamówienia do ERP fakturę można wystawić automatycznie i wysłać z systemu do KSeF. Warunkiem są poprawne dane nabywcy już na etapie zamówienia, zwłaszcza NIP przy zakupach firmowych.