Hurtownia medyczna skróciła obsługę zamówień o 40%: integracja enova365 z Shoper

Bohaterką tego opisu jest hurtownia medyczna z rozbudowanym sklepem internetowym i ponad 13 000 klientów: szpitali, aptek, przychodni i gabinetów. Sprzedaż rosła szybko, a razem z nią czas, który zespół spędzał na przepisywaniu zamówień, aktualizacji stanów i wystawianiu dokumentów. Zarząd miał przed sobą dwie drogi. Mógł zatrudnić kolejne osoby albo zautomatyzować to, co dotąd robiono ręcznie.

Skąd brała się ręczna praca

W hurtowni, która sprzedaje przez sklep internetowy, a dokumenty wystawia w systemie ERP, te dwa światy często żyją osobno. Klient składa zamówienie w sklepie. Ktoś z działu sprzedaży otwiera panel, sprawdza pozycje, przepisuje je do systemu, wystawia fakturę, przekazuje zlecenie na magazyn. Po wydaniu towaru stan w sklepie trzeba poprawić, bo inaczej następny klient zamówi produkt, którego już nie ma.

Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie da się to robić ręcznie. Przy kilkuset każda pomyłka w kodzie produktu albo w ilości kosztuje telefon do klienta, korektę i opóźnienie dostawy. W branży medycznej dochodzi jeszcze presja czasu: szpital czy apteka zwykle nie może długo czekać na brakujące materiały.

Co zostało wdrożone

Firma postawiła na enova365 z modułami Handel i Harmonogram zadań oraz dwustronną integrację ze sklepem Shoper. Zamówienia ze sklepu trafiają automatycznie do ERP, a stany magazynowe wracają do sklepu po każdej transakcji. Integracja obsługuje też warianty produktów i mapowanie ich parametrów.

Moduł Handel odpowiada za dokumenty sprzedaży, magazyn i rozrachunki. Harmonogram zadań uruchamia operacje cyklicznie, bez klikania przez pracownika: pobieranie nowych zamówień, wysyłkę stanów, aktualizację statusów. To on sprawia, że integracja działa w tle przez cały dzień, także wtedy, gdy nikt nie siedzi przy komputerze.

Jak przebiega zamówienie po integracji

1. Klient składa zamówienie w sklepie Shoper.
2. Zaplanowane zadanie pobiera je do enova365 i zakłada dokument zamówienia z danymi kontrahenta i pozycjami.
3. System wystawia dokumenty sprzedaży i dokument wydania z magazynu.
4. Po wydaniu towaru stan magazynowy jest przeliczany i wysyłany z powrotem do sklepu.
5. Klient widzi w sklepie aktualną dostępność, a dział sprzedaży zajmuje się tylko wyjątkami, na przykład zamówieniem z nietypowym rabatem.

Według producenta czas obsługi zamówień spadł nawet o 40%. Od złożenia zamówienia do wystawienia dokumentów sprzedaży i wydania z magazynu proces przebiega niemal bez udziału pracowników, a dane w sklepie i magazynie są zawsze aktualne. Firma może zwiększać sprzedaż bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.

Warianty produktów: miejsce, gdzie integracje najczęściej się sypią

Hurtownia medyczna sprzedaje te same rękawiczki w kilku rozmiarach, opatrunki w różnych wymiarach, strzykawki o różnej pojemności. W sklepie to zwykle jeden produkt z wariantami. W ERP każdy wariant bywa osobną kartoteką z własnym kodem i stanem. Jeśli integracja nie wie, który wariant w sklepie odpowiada której pozycji w systemie, zamówienie trafi do ERP z błędem albo w ogóle nie przejdzie.

Dlatego mapowanie parametrów jest w takim projekcie pracą do wykonania przed uruchomieniem, a nie szczegółem technicznym. Ktoś musi ustalić, jak nazywają się cechy po obu stronach (rozmiar, pojemność, kolor, opakowanie), które pole jest nadrzędne i co się dzieje, gdy w sklepie pojawi się nowy wariant, którego ERP jeszcze nie zna.

Czego inne firmy mogą się nauczyć z tego wdrożenia

Ten przypadek dotyczy hurtowni medycznej, ale ten sam schemat sprawdza się u dystrybutora części, hurtowni budowlanej czy producenta, który sprzedaje przez własny sklep. Kilka obserwacji, które przenoszą się między branżami:

• Integracja dwustronna daje znacznie więcej niż jednostronny import zamówień. Bez odsyłania stanów do sklepu ręczna praca wraca w innym miejscu, jako korekty i anulacje.
• Jedno źródło prawdy musi być ustalone z góry. Zwykle cenniki, stany i kartoteki towarów żyją w ERP, a sklep je tylko wyświetla.
• Automatyzacja obsługuje typowy przypadek. Zamówienia nietypowe (indywidualna cena, dostawa częściowa, zwrot) powinny trafiać do osoby z jasną informacją, co wymaga decyzji.
• Zysk widać przy wzroście sprzedaży. Firma, która podwaja liczbę zamówień, nie musi podwajać działu obsługi.

Zanim zaczniesz podobny projekt: lista kontrolna

Przed rozmową z partnerem wdrożeniowym przygotuj odpowiedzi na kilka pytań. Skrócą one analizę i pozwolą oszacować zakres prac.

• Ile zamówień dziennie przychodzi ze sklepu i jak rozkładają się w ciągu dnia?
• Czy kartoteki towarów w ERP i w sklepie mają wspólny identyfikator (kod, EAN)?
• Jak opisane są warianty i czy ich nazwy są spójne?
• Kto w firmie odpowiada za ceny i rabaty dla klientów hurtowych i gdzie są one zapisane?
• Jakie dokumenty mają powstawać automatycznie, a które wymagają akceptacji?
• Co ma się stać, gdy towaru zabraknie już po złożeniu zamówienia?

Najczęstszy błąd na starcie to uruchomienie integracji na nieuporządkowanych danych. Zdublowane kartoteki, stare kody i warianty opisane na trzy sposoby sprawiają, że automat powiela bałagan szybciej niż człowiek. Kilka dni porządków przed startem oszczędza tygodnie poprawek po nim. Drugi błąd to brak testów na prawdziwych zamówieniach: zanim integracja przejmie cały ruch, przepuść przez nią kilkadziesiąt historycznych zamówień, w tym te nietypowe, i porównaj wynik z dokumentami wystawionymi ręcznie. Więcej o tym, które dane synchronizować i w którą stronę, piszemy w artykule o integracji sklepu internetowego z ERP.

Kiedy taka integracja nie ma sensu

Przy kilku zamówieniach tygodniowo koszt budowy i utrzymania integracji może przewyższyć oszczędność czasu. Podobnie, gdy sklep jest jedynie katalogiem, a właściwa sprzedaż odbywa się telefonicznie lub przez przedstawicieli. Wtedy lepiej zacząć od uporządkowania procesu w ERP i wrócić do tematu sklepu, gdy kanał internetowy urośnie.

Kto zrealizował wdrożenie

To wdrożenie zrealizował inny autoryzowany partner Soneta, nie FX2. Podobne integracje enova365 ze sklepami internetowymi i platformami sprzedażowymi budujemy także w FX2. Jeśli Twój zespół przepisuje zamówienia ze sklepu do systemu, opisz nam, jak dziś wygląda ten proces, a pokażemy, jak mogłaby wyglądać integracja u Ciebie.