Ile kosztuje wdrożenie enova365? Od czego zależy cena

Ile kosztuje wdrożenie enova365? Firmy, które rozważają ten system, pytają o to zwykle na pierwszym spotkaniu. Uczciwa odpowiedź brzmi „to zależy”, ale od konkretnych, policzalnych rzeczy. Poniżej rozkładamy koszt wdrożenia na części i pokazujemy, jak go oszacować przed podpisaniem umowy.

Z czego składa się koszt wdrożenia enova365

Budżet projektu ERP rozbij od razu na licencję (lub abonament), usługi wdrożeniowe i koszty po starcie. Każda z tych części zależy od innych czynników i każdą da się oszacować osobno.

Częsty błąd to porównywanie ofert wyłącznie po cenie licencji. Dwie oferty z podobną licencją mogą się bardzo różnić zakresem migracji i liczbą godzin szkoleń. Bywa też, że integracje w jednej z nich w ogóle nie są ujęte w wycenie.

Licencja: na własność czy w abonamencie

enova365 można kupić na własność albo używać w abonamencie. Zakup to jednorazowy wydatek plus opcjonalna opłata serwisowa za aktualizacje i wsparcie. Abonament to stały miesięczny koszt bez dużej inwestycji na start. Sprawdza się, gdy firma szybko rośnie albo nie chce angażować kapitału. Zakup bywa korzystniejszy przy stabilnej liczbie użytkowników i długim horyzoncie, dlatego oba warianty najlepiej porównać na konkretnej wycenie, licząc łączny koszt w perspektywie kilku lat.

W obu modelach cena zależy od wybranych modułów (np. Księgowość, Kadry i Płace, Handel, Produkcja, CRM) oraz liczby stanowisk, czyli osób pracujących w systemie jednocześnie. Producent oferuje też system w wersjach srebrnej, złotej i platynowej, które różnią się zakresem funkcji.

Na koszt wpływa również sposób uruchomienia: system może działać na serwerze w firmie albo w chmurze. Porównanie obu wariantów, także pod kątem kosztów infrastruktury, znajdziesz w artykule enova365 w chmurze czy na własnym serwerze.

Jak dobrać zakres licencji

• Policz osoby, które naprawdę pracują w systemie codziennie, a osobno te, które tylko przeglądają dane lub akceptują dokumenty.
• Wybierz moduły potrzebne na start, a pozostałe zaplanuj na kolejne etapy.
• Sprawdź, czy potrzebna funkcja jest w standardzie danej wersji, zanim zaplanujesz dodatek na zamówienie.
• Uwzględnij plany rozwoju: nowe oddziały, magazyny czy spółki w grupie.

Usługi wdrożeniowe, czyli największa zmienna

Druga część kosztu to praca konsultantów. Jej wysokość zależy głównie od:

• liczby i złożoności procesów do odwzorowania w systemie
• migracji danych z dotychczasowego programu i jej zakresu historycznego
• integracji z innymi systemami, np. sklepem internetowym, WMS czy bankiem
• dodatków pisanych na zamówienie w SDK enova365
• liczby osób do przeszkolenia i formy szkoleń

Porównaj dwie typowe sytuacje. Firma handlowa z jednym magazynem, standardowym fakturowaniem i księgowością zwykle potrzebuje głównie konfiguracji i szkoleń. Firma z produkcją, kilkoma magazynami i sklepem internetowym wymaga do tego analizy przepływu materiałów, integracji i testów na większej liczbie scenariuszy. Każdy z tych elementów to dodatkowe godziny.

Migracja potrafi być tańsza, niż się wydaje, jeśli dane są uporządkowane. W kadrach i płacach producent udostępnia automatyczną usługę migracji z popularnych programów. Piszemy o niej w tekście o migracji danych kadrowo-płacowych do enova365. Nietypowe wymagania często rozwiązuje się dodatkiem. Kiedy to ma sens, opisujemy w artykule o dodatkach do enova365 na zamówienie.

Analiza przedwdrożeniowa jako sposób na przewidywalny budżet

Dobra analiza przedwdrożeniowa ustala zakres i budżet, zanim zaczną się prace. Wiesz wtedy, za co płacisz, i nie czekają Cię niespodzianki w trakcie projektu.

Wynikiem analizy powinna być lista procesów do odwzorowania, zakres migracji, wykaz integracji i harmonogram z podziałem na etapy. Ofertę bez tych elementów trudno rzetelnie porównać z inną.

Koszty po starcie

Po uruchomieniu systemu zaplanuj budżet na opiekę serwisową: aktualizacje związane ze zmianami przepisów, pomoc dla użytkowników i dalszy rozwój. Przy enova365 aktualizacje prawne dostarcza producent, więc zmiany np. w KSeF czy JPK nie wymagają osobnych projektów.

Do kosztów po starcie zalicz też czas swoich pracowników. Pierwsze tygodnie w nowym systemie zwykle idą wolniej, a najważniejsi użytkownicy poświęcają czas na testy i odpowiadanie na pytania zespołu. Uwzględnij to w planie, szczególnie w dziale księgowości.

Przy instalacji na własnym serwerze dochodzą koszty infrastruktury: sprzęt, licencje bazy danych, kopie zapasowe i administracja. W chmurze część tych zadań przejmuje dostawca, a koszt ma postać stałej opłaty.

Błędy, które rozsadzają budżet

• Pominięcie integracji, które „i tak działają” w starym systemie, np. z bankiem czy sklepem.
• Zakładanie migracji pełnej historii z każdego obszaru, choć wystarczyłby bilans otwarcia i otwarte rozrachunki.
• Brak rezerwy na zmiany zakresu, które wychodzą w trakcie testów.
• Szkolenie tylko najważniejszych użytkowników bez planu przekazania wiedzy reszcie zespołu.
• Wybór terminu startu w szczycie zamknięcia roku, co wydłuża projekt i podnosi koszt.

Cały proces od analizy do startu opisujemy w artykule wdrożenie enova365 krok po kroku.

Co przygotować przed rozmową o wycenie

1. Spisz działy, które będą pracować w systemie, i liczbę użytkowników w każdym z nich.
2. Wypisz programy, z których korzystasz dziś, oraz dane, które muszą przejść do nowego systemu.
3. Zrób listę integracji: bank, sklep, kurierzy, urządzenia, inne systemy.
4. Zaznacz procesy nietypowe dla Twojej branży.
5. Określ preferowany termin startu i model: zakup czy abonament, chmura czy serwer.

Szczegóły modułów i modeli licencji opisujemy na stronie wdrożeń enova365. Z taką listą w ręku umów konsultację, a podamy orientacyjny budżet dla Twojej firmy.

Pytania o koszty, które słyszymy najczęściej

Czy da się zacząć od kilku modułów i dokupić kolejne później?

Tak, enova365 jest modułowa. Często zaczyna się od księgowości i kadr, a handel, produkcję czy CRM dodaje w kolejnych etapach. Koszt rozkłada się wtedy w czasie, a zespół łatwiej przyzwyczaja się do systemu.

Od czego zależy czas wdrożenia?

Głównie od liczby modułów, zakresu migracji danych i integracji. Proste wdrożenia trwają tygodnie, rozbudowane kilka miesięcy i zwykle są realizowane etapami.

Czy zmiany przepisów, np. KSeF, oznaczają dodatkowe opłaty?

Producent deklaruje, że obsługa zmian prawnych, w tym KSeF, jest dostarczana w ramach licencji, bez dopłat. Osobno płaci się jedynie za usługi partnera, np. konfigurację nowych procesów czy szkolenia, jeśli są potrzebne.

Czy mogę dostać cenę wdrożenia bez analizy?

Orientacyjny przedział można podać po krótkiej rozmowie o skali firmy i zakresie. Wiążąca wycena wymaga analizy procesów, bo dopiero ona pokazuje, ile pracy zajmą migracja, integracje i dopasowanie systemu.