Jak przygotować firmę produkcyjną do wdrożenia ERP

W produkcji system ERP jest tak dobry, jak dane, na których pracuje. Struktury wyrobów, technologie i zasoby muszą odpowiadać rzeczywistości, bo inaczej planowanie i rozliczenie kosztów będą chybione. Dlatego przygotowanie firmy produkcyjnej do wdrożenia ERP zaczyna się długo przed instalacją systemu.

Najpierw cel, potem dane

Zanim zaczniesz porządkować dane, zapisz, co system ma zmienić. „Terminy dla klientów, których dotrzymujemy”, „koszt wyrobu po wykonaniu zlecenia” czy „koniec z arkuszem planisty” to cele, z których wynikają konkretne wymagania wobec danych.

Od celu zależy też zakres przygotowań. Firma, która chce przede wszystkim zapanować nad magazynem i zakupami, potrzebuje innych danych niż firma, która chce szczegółowo harmonogramować maszyny. Spisz również obecny przebieg zlecenia: od zamówienia klienta, przez zakupy i produkcję, po wysyłkę.

Struktury wyrobów (BOM)

Każdy wyrób potrzebuje aktualnej listy materiałów i półproduktów z ilościami. Sprawdź, czy struktury w dokumentacji zgadzają się z tym, co faktycznie trafia na produkcję, i ustal, kto będzie je aktualizował po zmianach konstrukcyjnych.

Często okazuje się, że konstruktor ma jedną wersję struktury, magazyn wydaje według drugiej, a mistrz zna trzecią, tę prawdziwą. Dobry test to porównanie normatywnego zużycia z faktycznymi wydaniami na kilku zleceniach z ostatnich miesięcy.

Na co zwrócić uwagę:

• jednostki miary: materiał kupowany w kilogramach, a wydawany w metrach wymaga przeliczników,
• naddatki i odpady technologiczne, bez których zapotrzebowanie będzie zaniżone,
• zamienniki materiałów i to, kto decyduje o ich użyciu,
• półprodukty: czy są magazynowane, czy przechodzą od razu na kolejną operację,
• wersje struktur po zmianach konstrukcyjnych.

Technologie i zasoby

Dla każdej operacji trzeba znać stanowisko lub maszynę, czas przezbrojenia i czas wykonania. Bez tych danych harmonogram nie pokaże terminów, które da się dotrzymać. Zacznij od wyrobów najważniejszych i stopniowo uzupełniaj resztę.

Czasy zweryfikuj na hali, a nie przepisuj z dokumentacji sprzed lat. Jeśli norma mówi „10 minut”, a operatorzy regularnie potrzebują piętnastu, plan od pierwszego dnia będzie się rozjeżdżał z rzeczywistością.

Opisz też zasoby: dostępność maszyn, kalendarze zmian, przestoje planowane i kooperację zewnętrzną. Tu widać wąskie gardła, które harmonogram powinien uwzględniać. Więcej o nich w artykule o wąskich gardłach i harmonogramie APS.

Kartoteki i stany magazynowe

ERP przeliczy potrzeby materiałowe poprawnie tylko wtedy, gdy zna prawdziwe stany. Przed startem zaplanuj inwentaryzację i uporządkuj kartoteki materiałów: usuń duplikaty, ujednolić nazwy i indeksy, ustal minimalne zapasy dla najważniejszych pozycji.

Uporządkuj też dane kontrahentów i dostawców, łącznie z czasami dostaw. Od nich zależy, czy system zaproponuje zamówienie zakupu na czas.

Ustal wreszcie zasady na przyszłość: kto zakłada nowe indeksy, według jakiego schematu nazw i kto zatwierdza zmiany. Bez tego kilka miesięcy po starcie kartoteki znów obrosną duplikatami, a raporty stracą wiarygodność. Prosty regulamin zakładania kartotek kosztuje godzinę pracy i oszczędza tygodnie porządków.

Ludzie i odpowiedzialności w projekcie wdrożenia ERP

• wyznacz lidera projektu po stronie produkcji
• ustal, kto odpowiada za kartoteki, technologie i stany magazynowe
• zaangażuj mistrzów i planistów w testy
• zaplanuj szkolenia dla operatorów rejestrujących pracę na hali

Lider projektu potrzebuje czasu na wdrożenie. Samo dopisanie projektu do jego obowiązków nie wystarczy. Jeśli przez kilka miesięcy ma równolegle prowadzić produkcję, projekt będzie przegrywał z bieżącymi pożarami.

Operatorów włącz wcześnie. To oni będą meldować postęp prac, więc ich uwagi o terminalach, ekranach i liczbie kliknięć decydują o jakości danych. Jak zorganizować tę część, opisujemy w tekście o rejestracji produkcji prosto z hali.

Typowe błędy przy przygotowaniu

• przenoszenie danych „jak są”, z nadzieją, że system je poprawi,
• próba opisania wszystkich wyrobów naraz, gdy można zacząć od najważniejszych grup,
• brak właściciela danych technologicznych po starcie,
• testy na danych przykładowych, a nie na prawdziwych zleceniach,
• start w szczycie sezonu lub przy zmianie asortymentu.

Checklista na pierwsze tygodnie przygotowań

1. Zapisz cele wdrożenia i mierniki, po których poznasz efekt.
2. Wybierz wyroby, które przygotujesz w pierwszej kolejności.
3. Porównaj struktury z rzeczywistym zużyciem i popraw rozbieżności.
4. Zweryfikuj czasy operacji i przezbrojeń na hali.
5. Opisz maszyny, stanowiska, kalendarze i kooperację.
6. Zaplanuj inwentaryzację i porządki w kartotekach.
7. Powołaj zespół i przydziel odpowiedzialność za dane.

Jeśli dopiero wybierasz system, sprawdź, dla jakich firm produkcyjnych sprawdza się Streamsoft Prestiż. Gdy dane są gotowe, odczujesz to w rozliczeniu. Zobacz, jak wygląda rozliczenie kosztów zleceń produkcyjnych.

Przy wdrożeniach Streamsoft Prestiż pomagamy uporządkować te dane już na etapie analizy, żeby system od początku liczył poprawnie. Planujesz projekt? Porozmawiaj z nami o tym, od czego zacząć w Twoim zakładzie.

Pytania o dane, które słyszymy przed wdrożeniem

Czy trzeba mieć kompletne technologie przed startem?

Nie dla wszystkich wyrobów. Można zacząć od najważniejszych grup i uzupełniać kolejne w trakcie, byle dane były poprawne. Lepiej mieć mniej technologii, ale zgodnych z halą, niż pełną bazę, której nikt nie ufa.

Ile czasu zajmuje przygotowanie danych?

Zależy od liczby wyrobów i stanu dokumentacji. W wielu firmach to najdłuższy etap projektu, dlatego najlepiej zacząć go jak najwcześniej.

Kto w firmie powinien przygotować dane do ERP?

Osoby, które na co dzień z nich korzystają: technolodzy, konstruktorzy, planiści i magazynierzy. Wdrożeniowiec pomaga ustalić strukturę i sprawdza spójność, ale nie zna Twoich wyrobów lepiej niż Twój zespół.

Czy można przenieść dane ze starego systemu?

Tak, kartoteki, kontrahentów czy struktury zwykle da się zaimportować. Przed importem trzeba je jednak oczyścić, bo przeniesienie błędów do nowego ERP tylko je utrwali.