Raportowanie dla zarządu w firmie produkcyjnej: jakie wskaźniki śledzić w ERP

Zarząd firmy produkcyjnej nie potrzebuje więcej danych. Potrzebuje kilkunastu liczb, którym ufa, podawanych co tydzień w tej samej formie. Dobre raportowanie dla zarządu w ERP zaczyna się więc od decyzji, jakie wskaźniki naprawdę wpływają na wynik i kto odpowiada za każdy z nich. Narzędzie wybiera się później.

Poniżej zestaw wskaźników, które sprawdzają się w średnich zakładach produkcyjnych, z informacją, skąd system ERP bierze do nich dane. Na końcu opisujemy błędy, przez które raporty lądują w szufladzie.

Zasada pierwsza: wskaźnik musi prowadzić do decyzji

Zanim dodasz cokolwiek do raportu, zapytaj: co zrobimy, jeśli ta liczba spadnie o 10%? Jeśli nikt nie umie odpowiedzieć, wskaźnik jest ciekawostką. Ciekawostki mogą zostać w analizach dla działów, ale w zestawieniu dla zarządu nie mają czego szukać.

Druga zasada to jedna definicja. Gdy produkcja liczy terminowość od daty zlecenia, a sprzedaż od daty potwierdzonej klientowi, spotkanie zarządu zamienia się w spór o to, czyja liczba jest prawdziwa, a o samym problemie nikt nie rozmawia. Spisz definicje na jednej stronie i trzymaj ją obok raportu.

Wskaźniki produkcyjne do śledzenia w ERP

To serce raportu w zakładzie. Dane pochodzą ze zleceń produkcyjnych, rejestracji operacji i rozliczenia zużycia materiałów.

• Realizacja planu produkcji, czyli ile zleceń i ile sztuk wyprodukowano względem planu tygodniowego. Pokazuje, czy planowanie jest realistyczne.
• Terminowość zleceń: odsetek zleceń zamkniętych w planowanym terminie, najlepiej w rozbiciu na wydziały lub gniazda.
• Wykorzystanie najważniejszych maszyn, czyli czas pracy względem czasu dostępnego. Jeśli zakład rejestruje postoje, można przejść do pełnego OEE.
• Braki i odpady: ilość i wartość wyrobów niezgodnych oraz nadmiernego zużycia materiału. Kwota w złotówkach działa na zarząd mocniej niż procent.
• Przestoje nieplanowane, czyli liczba godzin i główne przyczyny. Ten wskaźnik łączy produkcję z utrzymaniem ruchu.

Warunek jest jeden: dane z hali muszą trafiać do systemu na bieżąco, a nie raz w tygodniu z kartek. Jak to zorganizować, opisaliśmy w tekście o rejestracji produkcji prosto z hali.

Koszty i marża: tu zarząd traci najwięcej pieniędzy

Wiele firm zna marżę na całej sprzedaży, ale nie wie, które wyroby jej nie przynoszą. A ERP produkcyjny ma wszystko, by to policzyć: normatywną technologię, rzeczywiste zużycie i czas pracy ze zleceń oraz ceny sprzedaży z faktur.

• Koszt jednostkowy, plan kontra rzeczywistość, dla najważniejszych wyrobów. Duże odchylenia wskazują na problem na hali albo na nieaktualną technologię.
• Marża na grupach wyrobów i klientach. Często okazuje się, że duży klient z rabatami przynosi mniej niż kilku mniejszych.
• Udział kosztów materiałowych. Przy wahaniach cen surowców to pierwszy sygnał do renegocjacji cenników.

Rzetelna marża wymaga dobrze ustawionej kalkulacji. Szczegóły znajdziesz w artykule o kalkulacji kosztów produkcji w Streamsoft Prestiż.

Zapasy, sprzedaż i płynność

Produkcja może pracować wzorowo, a firma i tak będzie miała kłopot z gotówką, jeśli pieniądze leżą zamrożone w magazynie albo w należnościach. Raport zarządczy potrzebuje więc również bloku finansowo-logistycznego.

• Wartość zapasów i rotacja, osobno dla surowców, produkcji w toku i wyrobów gotowych.
• Zapasy zalegające, czyli pozycje bez ruchu od określonego czasu, z wartością. Ta lista zwykle zaskakuje zarząd najbardziej.
• Portfel zamówień: ile pracy jest zakontraktowane na kolejne tygodnie i czy moce produkcyjne to udźwigną.
• Terminowość dostaw do klientów, czyli odsetek zamówień wysłanych w potwierdzonym terminie i w pełnej ilości.
• Należności przeterminowane: wartość i struktura wiekowa, z wyróżnieniem największych dłużników.

Zintegrowany system ma tu przewagę, bo magazyn, produkcja i finanse korzystają z tych samych dokumentów. Żeby odpowiedzieć na pytanie, ile kosztuje firmę każdy dzień opóźnienia, nie trzeba uzgadniać trzech arkuszy.

Raport dla zarządu w ERP w sześciu krokach

1. Wybierz 10–15 wskaźników z powyższych grup. Lepiej zacząć od mniejszej liczby i dodawać, niż od razu przytłoczyć zarząd.
2. Spisz definicje: źródło danych, sposób liczenia, częstotliwość, właściciel wskaźnika.
3. Sprawdź jakość danych. Czy zlecenia są zamykane, zużycia rejestrowane, a przestoje mają przyczyny? Słabe dane poprawia się u źródła, nie w raporcie.
4. Ustal progi, przy których wskaźnik jest zielony, żółty lub czerwony. Zarząd od razu widzi, gdzie patrzeć.
5. Zautomatyzuj odświeżanie. Raport ma powstawać z systemu bez ręcznego kopiowania. Jeśli ktoś musi go co tydzień składać, prędzej czy później przestanie.
6. Wprowadź rytm: ten sam dzień, ta sama forma, krótki komentarz właściciela przy każdym czerwonym polu.

Kilkadziesiąt stron tabel, z których czytano pierwszą

Typowy obraz: zakład produkujący elementy metalowe ma rozbudowany miesięczny raport, kilkadziesiąt stron tabel, które controlling przygotowuje przez kilka dni. Zarząd przegląda głównie pierwszą stronę z przychodami. Po przebudowie raport mieści się na jednym ekranie z kilkunastoma wskaźnikami odświeżanymi co tydzień, a szczegóły są dostępne po kliknięciu.

Pierwszy efekt bywa nieoczekiwany. Koszt rzeczywisty kilku popularnych wyrobów okazuje się wyraźnie wyższy od normatywnego, bo technologia nie uwzględnia zmiany maszyny na jednym z etapów. Bez zestawienia planu z rzeczywistością nikt by tego nie zauważył, bo różnica rozmywała się w wyniku całej firmy.

Najczęstsze błędy w raportowaniu dla zarządu

Wskaźnik, za który nikt nie odpowiada, się nie poprawia. Same średnie też potrafią zmylić: średnia terminowość 90% może ukrywać jednego klienta obsługiwanego fatalnie. Pojedyncza liczba bez trendu niewiele mówi, więc potrzebne jest porównanie z poprzednimi tygodniami.

Kłopoty zaczynają się również wtedy, gdy dane są ręcznie poprawiane w Excelu, poza systemem. Po kilku miesiącach nikt nie wie, która wersja jest właściwa. Trzydzieści wskaźników naraz oznacza z kolei brak priorytetów.

Jak często raportować i komu

Nie każdy wskaźnik potrzebuje tej samej częstotliwości. Realizację planu, przestoje i terminowość zleceń oglądaj co tydzień, żeby zareagować, zanim problem urośnie. Marża na wyrobach, rotacja zapasów i struktura należności lepiej wyglądają w ujęciu miesięcznym, gdy dane są już uzgodnione z księgowością.

Rozdziel też odbiorców. Zarząd potrzebuje syntezy i trendów, kierownik produkcji szczegółu na poziomie gniazd i zmian, a dział handlowy informacji o terminach dla konkretnych klientów. Te same dane z ERP mogą zasilać trzy różne widoki. Nikt nie przegląda wtedy tabel, które go nie dotyczą, a liczby na każdym poziomie są spójne, bo pochodzą z jednego źródła.

Dobry nawyk to krótka notatka do każdego raportu: kilka zdań o tym, co się zmieniło i dlaczego. Liczby bez komentarza prowokują pytania, na które i tak ktoś musi odpowiedzieć na spotkaniu. Komentarz właściciela wskaźnika skraca dyskusję i przenosi ją z „co się stało” na „co z tym robimy”.

Jeśli zastanawiasz się, czy obecny system udźwignie takie raportowanie, sprawdź, dla jakich firm produkcyjnych Streamsoft Prestiż jest dobrym wyborem, i poznaj nasze wdrożenia Streamsoft Prestiż. Możemy też przejrzeć Twoje obecne raporty i wskazać, które wskaźniki da się liczyć prosto z ERP. Wyślij nam je.