Kalkulacja kosztów produkcji w Streamsoft Prestiż: plan i rzeczywistość

Cena wyrobu została policzona rok temu, marża w ofercie wygląda dobrze, a wynik na produkcji z kwartału na kwartał jest słabszy. Tę sytuację zna wielu dyrektorów finansowych w firmach produkcyjnych. Kalkulacja kosztów produkcji w Streamsoft Prestiż porównuje koszt planowany z rzeczywistym na poziomie konkretnego zlecenia i wyrobu, więc widać, gdzie dokładnie ucieka pieniądz. Teza tego tekstu jest prosta: sama kalkulacja wstępna nie wystarczy. Wartość daje dopiero porównanie planu z wykonaniem.

Dwie kalkulacje, dwa pytania

Kalkulacja planowana, nazywana też wstępną lub normatywną, odpowiada na pytanie, ile powinien kosztować wyrób, jeśli wszystko pójdzie zgodnie z technologią. Opiera się na strukturze materiałowej, normach czasu operacji i stawkach stanowisk.

Kalkulacja rzeczywista, czyli powykonawcza, mówi, ile wyrób faktycznie kosztował. Bierze pod uwagę materiały rzeczywiście wydane na zlecenie, zarejestrowany czas pracy ludzi i maszyn oraz rozliczone koszty pośrednie.

Różnica między nimi to odchylenie. Samo w sobie nie jest problemem. Bez jego analizy firma nie wie jednak, czy przyczyną jest zła norma, droższy materiał czy kłopot na hali.

Z czego składa się koszt wyrobu

W typowej kalkulacji wyróżnia się kilka warstw kosztów:

• materiały bezpośrednie, wycenione według przyjętej metody rozchodu,
• robocizna bezpośrednia, czyli czas pracowników na operacjach przemnożony przez stawki,
• koszt pracy maszyn i stanowisk, jeśli firma rozlicza go osobno,
• usługi obce, na przykład kooperacja przy obróbce cieplnej czy malowaniu,
• koszty pośrednie wydziałowe, doliczane narzutem lub według klucza.

W Streamsoft Prestiż dane do większości tych pozycji pochodzą z innych obszarów tego samego systemu: magazynu, rejestracji produkcji i księgowości. Nikt nie musi przepisywać ich do arkusza.

Narzut ogólny czy stawki stanowisk

Pierwsza decyzja projektowa to sposób rozliczania kosztów przerobu. Oba warianty mają swoje miejsce.

Jeden narzut na całość

Koszty wydziałowe dolicza się jako procent od materiałów lub robocizny. To proste i szybkie we wdrożeniu, ale zaciera różnice między wyrobami. Wyrób wykonywany na drogiej maszynie wychodzi taniej, niż powinien, a prosty montaż drożej.

Stawki godzinowe stanowisk

Każde stanowisko lub gniazdo ma własną stawkę obejmującą amortyzację, energię, utrzymanie i obsługę. Koszt przerobu wynika z czasu operacji na konkretnym stanowisku. Ten wariant wymaga lepszych danych, ale daje znacznie trafniejszą wycenę, szczególnie przy zróżnicowanym parku maszynowym.

Wiele firm zaczyna od narzutu i przechodzi na stawki stanowisk, gdy dane z hali staną się wiarygodne.

Skąd biorą się odchylenia między planem a rzeczywistością

Analiza odchyleń ma sens tylko wtedy, gdy umiesz je przypisać do przyczyny. Najczęściej spotykane źródła to:

1. Nieaktualne normy materiałowe, w których technologia nie uwzględnia odpadów lub zmiany wymiarów surowca.
2. Zmiana cen zakupu: kalkulacja planowana opiera się na starej cenie, a magazyn wydaje materiał w nowej.
3. Czasy operacji odbiegające od norm, szczególnie przezbrojenia przy krótkich seriach.
4. Braki i poprawki. Koszt wyrobów wadliwych obciąża zlecenie, a nie zawsze jest widoczny osobno.
5. Niepełna rejestracja, czyli materiał pobrany „na zapas” lub czas niezaraportowany na zlecenie.

Ostatni punkt jest podstępny. Wygląda jak oszczędność albo przekroczenie, a w rzeczywistości jest błędem danych. Zanim wyciągniesz wnioski o rentowności, upewnij się, że rejestracja zużycia i czasu jest kompletna. Szersze spojrzenie na rozliczanie zleceń znajdziesz w tekście czy zlecenie produkcyjne się opłaca, gdzie podobne zasady opisujemy na przykładzie innego systemu.

Rytm analizy: po zleceniu, co miesiąc, co kwartał

Kalkulacja rzeczywista daje wartość, gdy ktoś regularnie na nią patrzy. Sprawdza się prosty rytm:

• po zamknięciu każdego zlecenia automatyczne porównanie planu i wykonania,
• raz w miesiącu przegląd zleceń z największymi odchyleniami z udziałem technologa i kierownika produkcji,
• raz na kwartał aktualizacja norm i stawek stanowisk na podstawie zebranych danych,
• przy zmianie cennika przeliczenie kalkulacji planowanych dla najważniejszych wyrobów.

Comiesięczne spotkanie służy poprawianiu danych, a nie szukaniu winnych. Jeśli odchylenie wynika z normy, poprawia się technologię. Jeśli z procesu, rozwiązania szuka się na hali.

Wyrób, który „zawsze się opłacał”

Wyobraź sobie zakład produkujący elementy konstrukcji stalowych, w którym jeden z wyrobów uchodzi za najbardziej rentowny. Kalkulacja wstępna potwierdza wysoką marżę. Dopiero po kilku miesiącach rejestrowania rzeczywistego czasu operacji wychodzi na jaw, że spawanie trwa znacznie dłużej niż w normie, a odpad blachy jest większy niż zakładany.

Po korekcie technologii marża spada do poziomu przeciętnego. Firma nie traci klienta, ale przy kolejnej negocjacji cenowej ma twarde argumenty i rezygnuje z rabatu, który wcześniej wydawał się bezpieczny.

Kalkulacja ofertowa: koszt przed przyjęciem zamówienia

Osobnym przypadkiem jest wycena wyrobu, którego firma jeszcze nie produkowała. Przy produkcji na zamówienie handlowiec potrzebuje kosztu, zanim powstanie pełna technologia. Pomaga wtedy kalkulacja oparta na podobnym wyrobie: kopiuje się istniejącą strukturę i marszrutę, a potem koryguje różniące się materiały i czasy.

Po przyjęciu zamówienia tę wstępną wycenę trzeba porównać z kosztem rzeczywistym. Tylko tak firma się dowie, czy jej wyceny ofertowe są systematycznie zbyt optymistyczne, czy zbyt ostrożne.

Kalkulacja a księgowość

Kalkulacja produkcyjna i rachunek kosztów w księgowości powinny mówić tym samym językiem. Gdy oba obszary działają w jednym systemie, wycena wyrobów gotowych przyjmowanych na magazyn może wynikać bezpośrednio z rozliczenia zleceń, a księgowość nie koryguje ręcznie wartości zapasów. Szerzej piszemy o tym w artykule o finansach i księgowości w Streamsoft Prestiż.

Pierwszy krok: kilka wyrobów i ostatnie zlecenia

Wybierz kilka wyrobów o największym udziale w sprzedaży i porównaj ich kalkulację planowaną z rzeczywistą za ostatnie zlecenia. Jeśli brakuje danych do kalkulacji rzeczywistej, ich zebranie jest pierwszym zadaniem. FX2 wdraża Streamsoft Prestiż i pomaga ustawić rachunek kosztów tak, aby odpowiadał na pytania zarządu. Wycenę wyrobów w Twojej firmie możemy omówić na konkretnych przykładach, napisz do nas.

Pytania o aktualizację norm i koszty ogólne

Jak często aktualizować kalkulację planowaną?

Przynajmniej przy każdej większej zmianie technologii lub cen materiałów. W firmach z dużą zmiennością cen surowców sprawdza się przegląd kwartalny dla najważniejszych wyrobów.

Czy kalkulacja rzeczywista wymaga rejestracji czasu pracy na hali?

Do pełnej kalkulacji tak, bo bez niej koszt robocizny wynika jedynie z normy. Można zacząć od rejestracji zużycia materiałów i stopniowo dodać rejestrację czasu.

Co z kosztami ogólnozakładowymi?

Zwykle nie wchodzą do kosztu wytworzenia wyrobu w ujęciu bilansowym. Dobrze jednak uwzględnić je w kalkulacji cenowej, żeby wiedzieć, przy jakiej cenie sprzedaż pokrywa wszystkie koszty firmy.