Finanse i księgowość w Streamsoft Prestiż: jeden system z produkcją

Czy księgowość w firmie produkcyjnej musi wiedzieć, co dzieje się na hali? Jeśli pracuje w osobnym programie, dowiaduje się o tym z opóźnieniem: z zestawień przesyłanych mailem, z arkuszy z magazynu i z rozmów z kierownikiem produkcji. Finanse i księgowość w Streamsoft Prestiż działają w jednym systemie z produkcją i magazynem, więc dane o zużyciu, przyjęciach i kosztach trafiają do ksiąg bez przepisywania. Poniżej porównujemy oba modele pracy i pokazujemy, co zmienia się w dziale finansowym.

Model pierwszy: osobny program księgowy

Ten układ widać w wielu firmach, które rosły stopniowo. Produkcja i magazyn pracują w jednym systemie, księgowość w popularnym programie finansowo-księgowym. Dane przechodzą między nimi przez eksport, import albo ręczne wprowadzanie zestawień.

Ma to swoje zalety. Księgowość pracuje w znanym narzędziu, a zmiana systemu produkcyjnego nie wymusza zmiany programu księgowego. Kłopoty pojawiają się przy większej skali i przy zamknięciu miesiąca:

• wycena rozchodów i przyjęć wyrobów gotowych trafia do ksiąg jako suma, bez możliwości zejścia do dokumentu źródłowego,
• każda korekta w magazynie po przesłaniu zestawienia oznacza ponowne przesłanie i ręczne uzgadnianie,
• rozrachunki z kontrahentami są prowadzone w dwóch miejscach, a handlowiec nie widzi aktualnych płatności klienta,
• uzgodnienie stanu magazynu z kontem księgowym zajmuje dużo czasu i często jest odkładane na koniec roku.

Model drugi: jeden system z produkcją

Tutaj dokumenty magazynowe, produkcyjne i handlowe są źródłem zapisów księgowych w tym samym systemie. Fakturę sprzedaży, przyjęcie wyrobu z produkcji czy rozchód materiału na zlecenie można dekretować według ustalonych schematów. Księgowa widzi, z jakiego dokumentu pochodzi każdy zapis.

Rola księgowości się zmienia. Dział finansowy przestaje przepisywać i uzgadniać, a zaczyna kontrolować poprawność schematów i analizować odchylenia. Czas zamknięcia miesiąca zależy wtedy bardziej od dyscypliny w rejestrowaniu dokumentów na produkcji i w magazynie niż od pracy samej księgowości.

Zapasy, koszty, rozrachunki i raporty w obu modelach

Wycena zapasów

W osobnych systemach wartość zapasów w księgach odbija zestawienie z magazynu z chwili, gdy je przygotowano. W jednym systemie wartość na koncie i wartość magazynu wynikają z tych samych dokumentów. Uzgodnienie sprowadza się do sprawdzenia, czy wszystkie dokumenty zostały zaksięgowane.

Koszt wytworzenia

Wycena wyrobów gotowych przyjętych z produkcji może wynikać bezpośrednio z rozliczenia zleceń, bez ręcznej korekty na koniec miesiąca. Jak powstaje ta wycena i skąd biorą się odchylenia, opisujemy w tekście o kalkulacji kosztów produkcji w Streamsoft Prestiż.

Rozrachunki i płynność

Przy wspólnej kartotece kontrahentów dział sprzedaży widzi zaległości klienta przed przyjęciem kolejnego zamówienia, a dział zakupów wie, które faktury dostawców są już zapłacone. Wyciągi bankowe importuje się i rozlicza w jednym miejscu.

Raportowanie

Zarząd potrzebuje wyniku na produkcji, marż na wyrobach i przepływów pieniężnych. W jednym systemie te dane mają wspólne źródło, więc nikt nie spiera się, czyje liczby są prawdziwe. Jakie wskaźniki śledzić, omawiamy w artykule raportowanie dla zarządu w firmie produkcyjnej.

KSeF i pliki JPK przy jednym i dwóch systemach

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur wymaga wystawiania faktur sprzedażowych w ustrukturyzowanej formie i pobierania kosztowych z systemu ministerialnego. Przy osobnym programie księgowym integracja z KSeF musi obejmować oba systemy i nie dublować dokumentów. W jednym systemie faktura wystawiona w module sprzedaży trafia do KSeF i do ksiąg z tego samego miejsca.

Z plikami JPK jest podobnie. Dane do ewidencji VAT i ksiąg rachunkowych pochodzą z jednej bazy, więc rośnie szansa, że deklaracja i księgi pokażą to samo. Szerszy kontekst przygotowania do KSeF znajdziesz w tekście KSeF w ERP.

Kontrola i uprawnienia w jednym systemie

Jeden system to także jedno miejsce, w którym trzeba przemyśleć dostęp do danych. Magazynier nie powinien widzieć zapisów na kontach rozrachunkowych, a pracownik produkcji wynagrodzeń. Księgowa potrzebuje wglądu w dokumenty magazynowe i produkcyjne, ale nie powinna ich zmieniać bez wiedzy działu, który je wystawił.

Dobrze ustawione role i blokady okresów zamkniętych chronią przed poprawianiem dokumentu magazynowego z poprzedniego miesiąca już po zamknięciu ksiąg. W osobnych systemach takie zmiany często w ogóle nie docierają do księgowości.

Kiedy osobny program księgowy nadal ma sens

Jeden system nie zawsze jest najlepszym wyborem. Osobna księgowość bywa rozsądna, gdy księgi prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe na własnym oprogramowaniu albo gdy firma należy do grupy z narzuconym systemem finansowym. Podobnie wtedy, gdy produkcja jest niewielka, a zapisy z magazynu to kilka zbiorczych dekretów w miesiącu.

W takich przypadkach zautomatyzuj przynajmniej przekazywanie danych, tak aby eksport i import były powtarzalne i kontrolowane, a nie oparte na ręcznie przygotowanych arkuszach.

Producent opakowań i tydzień zamykania miesiąca

Wyobraź sobie producenta opakowań, w którym zamknięcie miesiąca trwa ponad tydzień. Księgowość czeka na zestawienie rozchodów z magazynu, które kierownik magazynu przygotowuje po uzgodnieniu korekt z produkcją. Każda późniejsza poprawka oznacza kolejną rundę uzgodnień.

Po przejściu na księgowość w tym samym systemie co produkcja zapisy z dokumentów magazynowych trafiają do ksiąg na bieżąco. Zamknięcie się skraca, bo praca rozkłada się na cały miesiąc, a księgowa sprawdza każdy dekret jednym kliknięciem w dokument źródłowy. Najważniejszą zmianą okazuje się jednak dyscyplina na magazynie: dokumenty trzeba rejestrować w dniu operacji.

Pięć decyzji do podjęcia przed startem

Dla księgowości przejście na jeden system oznacza nowy sposób pracy, a nie tylko nowy program. Przed wdrożeniem:

1. spisz obecne schematy dekretacji i uzgodnij je z biegłym rewidentem lub doradcą podatkowym,
2. ustal zasady wyceny rozchodu zapasów i rozliczania kosztów produkcji,
3. wyznacz osobę odpowiedzialną za kontrolę schematów księgowania po stronie finansów,
4. zaplanuj start w dogodnym momencie, najczęściej od początku roku obrotowego lub kwartału,
5. przewidź okres równoległego sprawdzania wyników ze starym systemem.

Sygnał, że osobne systemy osiągnęły granicę

Dział finansowy, który więcej czasu spędza na uzgadnianiu danych z magazynu i produkcji niż na ich analizie, pracuje w modelu, który osiągnął swoje granice. FX2 wdraża Streamsoft Prestiż razem z modułami finansowymi i pomaga zaprojektować schematy księgowania pod specyfikę produkcji. Zanim zdecydujesz o zmianie, porozmawiaj z nami o finansach w Twojej firmie.