Generator ofert z ERP: od cennika do PDF w 30 sekund

Handlowcy spędzają sporą część dnia na czynnościach administracyjnych, a najwięcej z nich pochłania przygotowywanie ofert. Przeklejanie cen z ERP do Worda, formatowanie tabeli, sprawdzanie rabatów klienta, generowanie PDF. Przy rozbudowanej ofercie to często kilkadziesiąt minut pracy czysto technicznej, zanim handlowiec w ogóle zadzwoni do klienta.

Jak dziś powstaje typowa oferta

Weźmy firmę dystrybucyjną z kilkoma handlowcami i kilkoma tysiącami pozycji w cenniku. Klient prosi o wycenę dwudziestu produktów. Handlowiec otwiera ERP, wyszukuje każdy indeks, sprawdza cenę katalogową i stan magazynu. Potem zagląda do osobnej tabeli z rabatami, bo umowa z tym klientem przewiduje inne warunki na dwie grupy towarowe. Wszystko przenosi do szablonu w Wordzie albo Excelu, poprawia formatowanie, które rozjechało się przy wklejaniu, i zapisuje PDF.

W tym procesie są trzy miejsca, w których rodzą się błędy: nieaktualna cena skopiowana ze starej oferty, pominięty rabat albo pozycja, której już nie ma na magazynie. Każdy taki błąd kończy się korektą, telefonem do klienta, a czasem sprzedażą poniżej zakładanej marży.

Generator ofert zintegrowany z ERP

Nasze rozwiązanie pobiera dane bezpośrednio z systemu ERP: aktualne ceny, stany magazynowe, indywidualne rabaty klienta, warunki płatności. Na tej podstawie generuje gotową ofertę w formacie PDF, zgodną z identyfikacją wizualną firmy, w mniej niż 30 sekund.

Handlowiec wybiera produkty z listy, a system sam dobiera ceny i rabaty. Pracownik może się skupić na rozmowie z klientem, a nie na edytowaniu Excela.

Krok po kroku: co dzieje się w tle

1. Handlowiec wybiera klienta. System odczytuje z ERP jego warunki handlowe: cennik, rabaty, termin płatności, walutę.
2. Dodaje produkty, wyszukując je po nazwie lub indeksie. Przy każdej pozycji widzi aktualny stan i ewentualny termin dostawy.
3. Ceny i rabaty wylicza system według tych samych reguł, których ERP używa przy fakturze. Handlowiec może zmienić cenę w granicach swoich uprawnień, a większy upust trafia do akceptacji przełożonego.
4. Generator składa dokument według firmowego szablonu: logo, opisy produktów, zdjęcia, warunki oferty, dane handlowca.
5. Gotowy PDF można wysłać mailem z poziomu aplikacji, a kopia zostaje zapisana przy kliencie w ERP lub CRM.

Ostatni krok bywa niedoceniany. Gdy oferta jest zapisana w systemie, kierownik sprzedaży widzi, ile ofert wyszło, do kogo i na jaką kwotę, a po przyjęciu oferty można z niej utworzyć zamówienie bez ponownego wpisywania pozycji.

Efekty dla zespołu sprzedaży

Gdy przygotowanie oferty przestaje być pracą techniczną, handlowcy mogą wysłać więcej ofert bez zwiększania zatrudnienia i obsłużyć więcej klientów. Czynności, które wcześniej zajmowały kilkadziesiąt minut, sprowadzają się do wyboru klienta i produktów.

Druga korzyść to spójność. Wszyscy handlowcy wysyłają dokumenty w tym samym układzie i z tymi samymi warunkami, a cennik zmieniony w ERP od razu działa w każdej nowej ofercie. Nie ma już krążących po dyskach szablonów z zeszłorocznymi cenami.

Trzecia sprawa to czas reakcji. W wielu branżach wygrywa ten, kto pierwszy odpowie na zapytanie z konkretną ceną. O tym, jak przyspieszyć cały etap od zapytania do odpowiedzi, piszemy w tekście o automatyzacji zapytań ofertowych.

Kiedy generator ofert się opłaca, a kiedy nie

Największy sens ma w firmach, które wysyłają dużo ofert z wieloma pozycjami, mają zróżnicowane rabaty dla klientów i często zmieniające się ceny lub stany. Hurtownie, dystrybutorzy, producenci sprzedający przez przedstawicieli, firmy instalacyjne.

Mniej da się zyskać tam, gdzie oferta to w praktyce indywidualny projekt: kilka stron opisu technicznego, rysunki, harmonogram. Generator przygotuje wtedy część cenową, ale resztę i tak pisze człowiek. Podobnie w firmie, która wysyła kilka ofert miesięcznie, koszt wdrożenia może się długo nie zwracać.

Co przygotować przed wdrożeniem

• Uporządkowane kartoteki towarów w ERP: nazwy zrozumiałe dla klienta, jednostki miary, opisy, a jeśli mają się pojawiać w ofercie, także zdjęcia.
• Rabaty i cenniki zapisane w systemie, a nie w osobnych arkuszach. Jeśli warunki klienta istnieją tylko w głowie handlowca, generator ich nie zna.
• Wzór oferty zaakceptowany przez sprzedaż i marketing, z ustalonymi stałymi zapisami: ważność oferty, warunki dostawy, zastrzeżenia.
• Zasady uprawnień: kto może dawać dodatkowy rabat, do jakiej wysokości i kto go zatwierdza.

Najczęstszy błąd to start od wyglądu PDF. Szablon da się dopracować w kilka dni, a porządkowanie rabatów rozrzuconych po arkuszach potrafi trwać tygodniami. Dlatego najpierw dane, potem szata graficzna.

Jak sprawdzić, czy to działa

Zanim generator trafi do całego zespołu, dobrze jest go przetestować na dwóch lub trzech handlowcach przez kilka tygodni. Przed startem zmierz kilka rzeczy: ile ofert miesięcznie wysyła każdy z nich, ile czasu zajmuje przygotowanie typowej oferty, ile jest korekt po wysyłce i jak szybko klient dostaje odpowiedź na zapytanie. Po okresie testowym porównaj te same wskaźniki.

Takie porównanie daje twarde dane do decyzji o dalszym rozwoju, na przykład o dodaniu wersji mobilnej albo automatycznego przypomnienia o ofertach bez odpowiedzi. Pokazuje też, gdzie handlowcy nadal obchodzą system, co zwykle oznacza brakującą funkcję albo niedopracowany szablon.

Generator a moduł ofert w ERP lub CRM

Część systemów ERP ma własne mechanizmy ofertowania. Jeśli pracujesz na enova365, sprawdź najpierw, co daje CRM w enova365. Osobny generator jest uzasadniony wtedy, gdy wbudowany wydruk nie wystarcza: oferta ma wyglądać jak materiał marketingowy, łączyć dane z kilku źródeł albo być przygotowywana przez handlowców w terenie, na telefonie lub tablecie.

Generator ofert to jedna z automatyzacji, które budujemy na danych z ERP. Zobacz, jakie inne rozwiązania tego typu przygotowujemy na stronie aplikacji i automatyzacji, i napisz, jak dziś wygląda ofertowanie w Twoim zespole.