Czym jest AI Agent i co może zrobić w Twoim systemie ERP?

Termin „AI Agent” pojawia się ostatnio wszędzie, ale co oznacza w kontekście systemów ERP? AI Agent w systemie ERP to program, który samodzielnie realizuje wieloetapowe zadania. Przeszukuje dane, podejmuje decyzje i wykonuje akcje w systemie, dopóki nie osiągnie celu. Na samym odpowiadaniu na pytania nie poprzestaje.

Różnica między chatbotem a agentem AI

Chatbot odpowiada na pytania. Agent AI wykonuje zadania. Zapytaj chatbota „ile mamy towaru X?”, a dostaniesz odpowiedź. Daj agentowi zadanie „uzupełnij stany minimalne dla wszystkich towarów, które w ostatnim kwartale miały brak więcej niż 3 razy”, a agent zrobi to sam: przeszuka dane i zaktualizuje rekordy.

Różnice widać w kilku wymiarach. Chatbot kończy pracę na odpowiedzi, agent na wykonanym zadaniu. Chatbot zwykle wykonuje jedno zapytanie, a agent planuje sekwencję działań, sprawdza wynik każdego kroku i kończy pracę dopiero wtedy, gdy cel zostanie osiągnięty. Agent korzysta przy tym z dostępnych mu funkcji, takich jak zapytania do bazy, tworzenie dokumentów, wysyłka e-maili czy generowanie plików. Wreszcie uprawnienia: chatbot najczęściej tylko czyta dane, agent może je też zmieniać, dlatego wymaga staranniejszej kontroli.

Pośrednim etapem jest asystent AI z dostępem do danych, który odpowiada na pytania na podstawie bieżących informacji z ERP. Opisujemy go w artykule Asystent AI z dostępem do danych ERP. Agent idzie o krok dalej i z odpowiedzi przechodzi do działania.

Co AI Agent może zrobić w Twoim systemie ERP

W systemach ERP agenty AI sprawdzają się przy audycie danych, korespondencji z dostawcami, raportach zarządczych i weryfikacji spójności danych między modułami.

Oto jak takie zadania wyglądają w codziennej pracy firm:

• Zakupy. Agent analizuje stany, rotację i otwarte zamówienia, przygotowuje propozycje zamówień do dostawców i wysyła je po akceptacji. Pokrewny scenariusz opisujemy w case study o automatycznym zamawianiu towarów.
• Należności. Agent wyszukuje przeterminowane faktury, przygotowuje spersonalizowane przypomnienia i oznacza klientów, do których powinien zadzwonić handlowiec.
• Audyt danych. Co tydzień agent sprawdza kartoteki pod kątem braków, duplikatów i niespójności, a potem tworzy listę poprawek do zatwierdzenia.
• Raporty zarządcze. Agent zbiera dane z kilku modułów, przygotowuje zestawienie i komentarz do największych odchyleń.
• Spójność między modułami. Agent porównuje np. zamówienia, wydania magazynowe i faktury, wskazując dokumenty, które nie mają odpowiedników.

We wszystkich tych zadaniach trzeba zajrzeć w kilka miejsc, ocenić sytuację i wykonać kilka kroków. Tam agent oszczędza najwięcej czasu.

Jak wdrożyć agenta AI w istniejącym ERP?

Systemu ERP nie trzeba zmieniać. Agent AI łączy się z istniejącą bazą danych przez API lub bezpośredni dostęp do bazy, wykonuje zapytania i, jeśli ma odpowiednie uprawnienia, może też zapisywać dane. Po stronie ERP zwykle wystarczy utworzyć dla niego konto z odpowiednimi uprawnieniami i ewentualnie udostępnić potrzebne funkcje przez API. Czas wdrożenia zależy od złożoności procesów, liczby integrowanych systemów i jakości danych.

Wdrożenie przechodzi zwykle przez pięć etapów:

1. Wybór jednego procesu, konkretnego, powtarzalnego i mierzalnego, np. przygotowania propozycji zamówień.
2. Opis zadania i reguł: jakie dane agent bierze pod uwagę, jakie decyzje podejmuje sam, a które zostawia człowiekowi.
3. Integracja z ERP. Preferowane jest API systemu, a dostęp bezpośrednio do bazy lepiej ograniczać do odczytu.
4. Tryb sugestii. Przez pierwsze tygodnie agent tylko proponuje działania, a pracownik je zatwierdza. Prosty scenariusz w tym trybie da się uruchomić stosunkowo szybko.
5. Stopniowa autonomia. Proste, sprawdzone przypadki agent wykonuje sam, nietypowe nadal trafiają do człowieka.

Ogromne znaczenie ma przygotowanie danych. Agent, który pracuje na zduplikowanych kartotekach i niepełnych słownikach, będzie podejmował błędne decyzje szybciej niż człowiek.

Granice, w których agent może działać

Czy agent może sam zmieniać dane w ERP? Może, jeśli dostanie takie uprawnienia. Nie powinien jednak robić tego bez kontroli. Bezpieczny start to tryb sugestii, limity dla działań automatycznych i pełny log zmian. Skoro agent zapisuje dane, musi działać w jasno określonych granicach, które warto spisać, zanim dostanie pierwsze zadanie:

• osobne konto agenta z minimalnymi uprawnieniami, tylko do potrzebnych modułów,
• pełny log działań: co agent sprawdził, jaką decyzję podjął i co zmienił,
• limity, np. maksymalna wartość zamówienia, które może wysłać bez akceptacji,
• akceptacja człowieka dla działań nieodwracalnych lub wychodzących na zewnątrz, takich jak wysyłka do klienta,
• możliwość szybkiego wyłączenia agenta bez wpływu na pracę ERP.

Agent AI czy klasyczna automatyzacja?

Nie każdy proces potrzebuje agenta. Jeśli zadanie zawsze przebiega według tych samych reguł, prostsza i tańsza w utrzymaniu będzie zwykła automatyzacja lub robot RPA. Agent ma przewagę tam, gdzie trzeba interpretować dane, obsługiwać wyjątki i dobierać kolejne kroki do sytuacji. Porównanie obu podejść znajdziesz w artykule RPA kontra AI: który robot wybrać dla swojego procesu.

Jak wybrać pierwsze zadanie dla agenta

1. Wypisz zadania, które wymagają przeglądania wielu ekranów i raportów w ERP.
2. Wybierz jedno z nich, z jasnym kryterium sukcesu, np. czasem przygotowania zamówień.
3. Sprawdź, czy dane potrzebne do zadania są kompletne.
4. Zacznij od trybu sugestii i mierz wyniki. Pełna autonomia przychodzi stopniowo, po okresie obserwacji.

Projektujemy i wdrażamy agentów AI współpracujących z enova365, Streamsoft Prestiż i systemami dedykowanymi. Więcej o tym na stronie systemów dedykowanych i rozwiązań z AI. Masz proces, który wygląda na dobrego kandydata? Opowiedz nam o nim.