Import wyciągów bankowych w enova365: automatyczne rozliczanie płatności

Poniedziałek rano, księgowa otwiera wyciąg z banku: sto kilkadziesiąt pozycji z weekendu. Każdą trzeba przypisać do faktury i oznaczyć jako zapłaconą, a resztę wyjaśnić. Ręcznie zajmuje to pół dnia. Import wyciągów bankowych w enova365 przejmuje większość tej pracy. System wczytuje operacje i sam rozlicza te, które potrafi jednoznacznie dopasować, a człowiek zajmuje się wyjątkami.

Ten tekst jest właśnie o wyjątkach: dlaczego płatność się nie rozliczyła i co z tym zrobić. To od nich zależy, czy automatyzacja faktycznie oszczędza czas.

Jak działa import wyciągów bankowych w enova365

Wyciąg trafia do systemu na dwa sposoby. Pierwszy to plik eksportowany z bankowości elektronicznej w jednym z obsługiwanych formatów. Drugi to bezpośrednia integracja z bankiem. enova365 ma takie połączenia z częścią banków obsługujących klientów korporacyjnych, o czym pisaliśmy przy okazji integracji z PKO Bankiem Polskim. Przy integracji wyciąg pobiera się bez pośrednictwa plików.

Wczytane operacje trafiają do raportu kasowo-bankowego. System próbuje dopasować każdą wpłatę i wypłatę do rozrachunków na podstawie numeru rachunku kontrahenta, kwoty i numeru dokumentu w tytule przelewu. Gdy dopasowanie jest jednoznaczne, płatność zostaje rozliczona z fakturą.

Co zrobić, gdy płatność się nie rozliczyła

Poniżej najczęstsze przyczyny, w kolejności, w jakiej najlepiej je sprawdzać.

Nieznany rachunek kontrahenta

Klient zapłacił z innego rachunku niż ten zapisany w kartotece, na przykład z nowego konta albo z rachunku spółki powiązanej. System nie rozpoznaje płatnika.

Przypisz płatność ręcznie i dopisz nowy rachunek do kartoteki kontrahenta. Następna wpłata z tego konta rozliczy się sama. Przy rachunkach dostawców najpierw sprawdź, czy zmiana jest uzasadniona. Nieznany numer przy płatności wychodzącej to klasyczny sygnał próby oszustwa.

Brak numeru faktury w tytule

Kontrahent wpisał w tytule „zapłata za towar” albo numer swojego zamówienia. System zna płatnika, ale nie wie, którą z kilku otwartych faktur rozliczyć.

Ustal regułę, np. rozliczanie od najstarszej należności, jeśli kwota się zgadza. Ze stałymi klientami możesz uzgodnić format tytułu przelewu albo umieścić numer faktury w widocznym miejscu na dokumencie.

Kwota nie zgadza się z fakturą

Klient zapłacił kilka faktur jednym przelewem, potrącił korektę, zapłacił częściowo albo odjął opłatę bankową. System nie znajduje faktury o identycznej kwocie.

Zbiorczą płatność rozlicz z kilkoma dokumentami jednocześnie. Przy niedopłacie zostaw resztę jako należność, a jeśli to się powtarza, porozmawiaj z klientem. Przy płatnościach w walucie zwróć uwagę na różnice kursowe, które system wylicza przy rozliczeniu.

Płatność z mechanizmem podzielonej płatności

W mechanizmie podzielonej płatności kwota netto i VAT trafiają na różne rachunki firmy. Jeśli oba rachunki nie są poprawnie skonfigurowane w systemie, rozliczenie będzie niepełne.

Sprawdź, czy rachunek VAT jest zdefiniowany i czy importujesz z niego wyciągi. Rozliczenie faktury powinno objąć obie części płatności.

Operacje bez faktury

Opłaty bankowe, odsetki, przelewy podatków i ZUS, wynagrodzenia, przelewy między własnymi rachunkami. Nie mają faktury, więc zwykłe rozliczenie z rozrachunkami ich nie obejmie.

Zdefiniuj reguły, które rozpoznają takie operacje po tytule lub rachunku odbiorcy i od razu przypisują im kategorię oraz schemat księgowy. To jeden z najłatwiejszych sposobów, by zwiększyć odsetek pozycji obsłużonych automatycznie.

Pięć porządków, które podnoszą skuteczność dopasowania

Skuteczność dopasowania nie jest stała. Rośnie razem z porządkiem w danych. Najwięcej dają te działania:

1. Uzupełnij rachunki bankowe w kartotekach kontrahentów, zwłaszcza u klientów, którzy płacą często.
2. Usuń duplikaty kontrahentów. Ten sam klient założony dwa razy rozbija rozrachunki i myli algorytm.
3. Rozliczaj zaległe pozycje na bieżąco, bo stare, nierozliczone płatności utrudniają dopasowanie nowych.
4. Drukuj numer faktury i rachunek do wpłaty w widocznym miejscu dokumentu sprzedaży.
5. Zbieraj powtarzalne wyjątki i zamieniaj je w reguły. Jeśli co miesiąc ręcznie oznaczasz tę samą opłatę, to zadanie dla systemu.

Samą logikę dopasowania i miejsca, gdzie przydaje się dodatkowa automatyzacja, opisujemy szerzej w tekście automatyczne dopasowanie płatności do faktur.

Codzienny rytm pracy z wyciągami

Automatyzacja działa najlepiej przy regularnym imporcie, a nie raz w tygodniu. W wielu działach księgowości sprawdza się taki rytm:

• rano import wyciągów z poprzedniego dnia i automatyczne rozliczenie,
• przed południem przegląd pozycji nierozliczonych, z podziałem na przyczyny opisane wyżej,
• raz w tygodniu przegląd reguł, czyli sprawdzenie, które wyjątki powtarzają się i mogą stać się regułą,
• przy zamknięciu miesiąca uzgodnienie salda raportu bankowego z saldem rachunku w banku.

Pozycje, których nie da się wyjaśnić od ręki, oznaczaj i przypisuj do konkretnej osoby. Lista „do wyjaśnienia” bez właściciela rośnie z miesiąca na miesiąc.

Kiedy rozważyć dodatkową automatyzację

Standardowe mechanizmy wystarczają większości firm. Bywają jednak sytuacje, w których opłaca się pójść dalej:

• bardzo dużo drobnych wpłat od klientów indywidualnych, np. w e-commerce,
• płatności przez pośredników płatniczych, gdzie jeden przelew zbiorczy obejmuje dziesiątki zamówień,
• klienci, którzy nigdy nie podają numeru faktury, ale płacą według przewidywalnych wzorców.

W takich przypadkach dopasowanie może wesprzeć dodatek lub model AI, który uczy się na historycznych rozliczeniach i podpowiada przypisanie. Księgowa tylko je zatwierdza. Takie rozwiązania budujemy jako aplikacje i automatyzacje na zamówienie.

Aktualne rozrachunki i spokojniejsza windykacja

Automatyczne rozliczanie ma efekt uboczny, czasem ważniejszy niż oszczędność czasu: aktualne rozrachunki. Gdy płatności są rozliczane codziennie, lista należności przeterminowanych jest prawdziwa, a przypomnienia o zapłacie trafiają tylko do klientów, którzy naprawdę zalegają. Nic tak nie psuje relacji jak wezwanie do zapłaty faktury opłaconej tydzień wcześniej.

Import wyciągów najlepiej więc połączyć z procesem windykacji, który opisujemy w artykule o rozrachunkach i windykacji w enova365.

Typowy scenariusz w firmie dystrybucyjnej wygląda tak: po uzupełnieniu rachunków w kartotekach i dodaniu reguł dla opłat bankowych oraz przelewów podatkowych ręczne rozliczanie kurczy się do kilkunastu pozycji tygodniowo. Resztę system obsługuje sam po porannym imporcie.

Twoja księgowość nadal rozlicza wyciągi ręcznie? Napisz do nas. Sprawdzimy, które przyczyny dominują w Twoim przypadku i co da się zautomatyzować w enova365.