Rozrachunki i windykacja w enova365: jak szybciej odzyskiwać należności

Większość firm nie ma problemu z wystawianiem faktur. Problem zaczyna się po terminie płatności. Należności rosną po cichu, bo nikt nie ma czasu systematycznie ich pilnować, a kiedy ktoś wreszcie się nimi zajmie, część klientów jest już w kłopotach. Rozrachunki i windykacja w enova365 pomagają zamienić doraźne gaszenie pożarów w stały proces o przewidywalnym rytmie. Poniżej opisujemy błędy, które najczęściej spowalniają odzyskiwanie należności, i to, jak system pomaga ich unikać.

Jak enova365 prowadzi rozrachunki

Każda faktura sprzedaży tworzy w systemie należność, a każda faktura zakupu zobowiązanie. Wpłaty i wypłaty z wyciągów bankowych oraz raportów kasowych są z nimi rozliczane. Dzięki temu w każdej chwili widać, co jest zapłacone, co częściowo, a co po terminie.

Na tej podstawie enova365 udostępnia narzędzia windykacyjne: listy należności przeterminowanych, ponaglenia zapłaty, noty odsetkowe, potwierdzenia sald i kompensaty. Wszystkie korzystają z tych samych danych, które widzi księgowość.

Siedem błędów, przez które pieniądze wracają później

Błąd 1. Nierozliczone wpłaty

Klient zapłacił, ale wpłata nie została powiązana z fakturą. W tytule przelewu był inny numer, klient zapłacił kilka faktur jednym przelewem albo pieniądze przyszły na inny rachunek. System pokazuje więc dług, którego nie ma, a handlowiec dzwoni z ponagleniem do klienta, który zapłacił. Psuje to relacje i podważa zaufanie do danych.

Pomaga regularny import wyciągów i automatyczne dopasowanie płatności, przy czym ręcznie obsługuje się tylko wyjątki. Piszemy o tym w artykułach o imporcie wyciągów bankowych w enova365 i automatycznym dopasowaniu płatności.

Błąd 2. Windykacja „kiedy jest czas”

Jeśli przypomnienia wychodzą wtedy, gdy ktoś znajdzie chwilę, klienci uczą się, że termin płatności jest umowny. Windykacja potrzebuje rytmu: przypomnienie przed terminem, ponaglenie kilka dni po terminie, kolejne działania po ustalonym czasie.

W enova365 przygotujesz listę należności przeterminowanych w przedziałach wiekowania i wygenerujesz z niej ponaglenia seryjnie, bez pisania każdego osobno. Przypomnienia da się też zautomatyzować, o czym więcej w tekście o automatycznych przypomnieniach o płatnościach.

Błąd 3. Handlowiec nie wie o zaległościach

Handlowiec przyjmuje kolejne zamówienie od klienta, który ma kilka przeterminowanych faktur, bo po prostu o nich nie wie. Rozrachunki widoczne na karcie kontrahenta oraz blokada lub ostrzeżenie przy przekroczeniu limitu kredytowego ograniczają ten problem. O wydaniu towaru nadal decyduje człowiek, ale robi to świadomie.

Błąd 4. Te same zasady dla wszystkich klientów

Klient, który od lat płaci z kilkudniowym opóźnieniem, ale zawsze płaci, wymaga innego podejścia niż nowy odbiorca, który przestał odbierać telefony. Podziel kontrahentów na grupy według ryzyka i dla każdej ustal osobną ścieżkę, od uprzejmego przypomnienia po wstrzymanie dostaw.

Błąd 5. Pominięte odsetki

Wiele firm rezygnuje z odsetek, bo ręczne liczenie zajmuje dużo czasu. Noty odsetkowe generowane z systemu na podstawie faktycznych dat zapłaty usuwają tę przeszkodę. Nawet jeśli firma nie zawsze dochodzi odsetek, sama nota mówi klientowi, że ktoś pilnuje terminów.

Błąd 6. Brak uzgodnienia sald

Różnice między Twoimi księgami a księgami klienta często wychodzą dopiero przy sporze lub audycie. Okresowe potwierdzenia sald wysyłane z systemu pozwalają wyjaśnić rozbieżności, zanim urosną.

Błąd 7. Zapomniane kompensaty

Jeśli ten sam kontrahent jest jednocześnie klientem i dostawcą, wzajemne należności i zobowiązania można skompensować. Bez kompensaty firma płaci dostawcy, a jednocześnie czeka na pieniądze od tej samej firmy.

Proces windykacji w enova365 krok po kroku

1. Codziennie importuj wyciągi i rozliczaj płatności, żeby lista należności była wiarygodna.
2. Klientom z historią opóźnień wysyłaj przypomnienie przed terminem.
3. Po terminie generuj ponaglenia seryjnie z listy należności przeterminowanych.
4. Na kolejnym etapie dzwoni opiekun klienta, mając przed sobą kartę kontrahenta.
5. Po przekroczeniu ustalonego progu wstrzymaj sprzedaż z odroczonym terminem.
6. Na końcu nota odsetkowa i wezwanie, a dalej przekazanie sprawy do zewnętrznej windykacji lub kancelarii.

Najważniejsze są jasne progi (liczba dni i kwoty) zapisane w zasadach firmy, a nie w głowie jednej osoby. Wtedy proces przebiega tak samo bez względu na to, kto akurat się nim zajmuje.

Druga strona rozrachunków: zobowiązania wobec dostawców

Windykacja to połowa rozrachunków. Druga połowa to panowanie nad zobowiązaniami: płacenie w terminie, ale nie wcześniej niż trzeba, korzystanie z rabatów za wcześniejszą zapłatę i unikanie podwójnych płatności. W enova365 przygotujesz listę zobowiązań do zapłaty na dany dzień i wygenerujesz z niej przelewy do banku, bez ręcznego przepisywania numerów rachunków.

Przy płatnościach pamiętaj o weryfikacji rachunku kontrahenta na białej liście podatników VAT i o mechanizmie podzielonej płatności tam, gdzie jest wymagany. Obie kontrole można wbudować w przygotowanie przelewów, żeby nie zależały od pamięci osoby, która je zleca.

Jak mierzyć skuteczność windykacji

Żeby sprawdzić, czy zmiany działają, śledź średni czas od wystawienia faktury do zapłaty, udział należności przeterminowanych w całości należności i kwotę należności przeterminowanych ponad ustalony próg dni. Porównuj wyniki miesiąc do miesiąca. Gdy rosną, ustal, czy problem dotyczy kilku dużych klientów, czy szerszej grupy.

Raport należności dla zarządu

Zarząd nie potrzebuje listy wszystkich faktur. Wystarczy suma należności przeterminowanych w przedziałach wiekowania, największe zaległości według kontrahentów i zmiana względem poprzedniego miesiąca. Taki raport przygotujesz w enova365 i odświeżysz w dowolnym momencie, bez ręcznego zestawiania danych.

Kto powinien odpowiadać za windykację

W wielu firmach windykacja „należy do księgowości”, choć to handlowiec ma relację z klientem i najlepiej wie, dlaczego płatność się opóźnia. Dobrze działa podział ról. Księgowość dba o wiarygodność rozrachunków i generuje ponaglenia, opiekun klienta prowadzi rozmowę, a o wstrzymaniu dostaw czy przekazaniu sprawy dalej decyduje osoba z odpowiednimi uprawnieniami, np. dyrektor finansowy. Wszyscy powinni pracować na tych samych danych z systemu, a nie na własnych zestawieniach.

Producent, który zajmował się zaległościami raz w miesiącu

Typowa sytuacja wygląda tak: firma produkcyjna sprzedaje do kilkudziesięciu stałych odbiorców i zajmuje się windykacją raz w miesiącu, przy zamknięciu. Ponaglenia pisze się ręcznie, a handlowcy nie widzą zaległości swoich klientów. Wystarczy codzienny import wyciągów, cotygodniowe generowanie ponagleń i ostrzeżenie przy przekroczeniu limitu kredytowego, a dział sprzedaży zaczyna sam rozmawiać z klientami o zaległościach przy okazji nowych zamówień. Windykacja przestaje być zadaniem wyłącznie księgowości.

Pomożemy Ci ustawić proces, raporty i automatyzacje rozrachunków w enova365 pod Twoich klientów. Napisz do nas i opisz, jak dziś wygląda u Ciebie praca z należnościami.