Drukarki w firmie: jak ograniczyć koszty i problemy z drukowaniem

Drukarki generują w firmie zaskakująco dużo zgłoszeń do IT i kosztów, których nikt nie liczy. Każdy dział ma inny model, tonery kupuje się na bieżąco w różnych sklepach, a gdy „drukarka nie drukuje”, ktoś traci pół godziny na restartowanie wszystkiego po kolei. Poniżej porównujemy warianty organizacji druku i pokazujemy, jak ograniczyć koszty i liczbę problemów bez wywracania biura do góry nogami.

Gdzie uciekają pieniądze na drukowanie

Cena drukarki to zwykle najmniejsza część kosztu. Większość wydatków pojawia się później:

• materiały eksploatacyjne: tonery, tusze, bębny, często kupowane w małych ilościach i po wysokich cenach,
• serwis i naprawy, zwłaszcza tanich drukarek, które nie są przeznaczone do intensywnej pracy,
• czas pracowników tracony na zacięcia papieru, sterowniki i szukanie drukarki, która akurat działa,
• czas IT na instalowanie drukarek na komputerach i obsługę zgłoszeń,
• zbędne wydruki: nieodebrane dokumenty, kolor tam, gdzie wystarczy czerń, wydruki prywatne.

Osobną pozycją są przestoje. Gdy jedyna drukarka w magazynie przestaje drukować etykiety, wysyłki stoją, a kurier odjeżdża bez paczek. Przy urządzeniach krytycznych dla procesu liczy się więc również czas reakcji serwisu i to, czy jest pod ręką zapasowy sprzęt, a cena strony schodzi na dalszy plan.

Zacznij od policzenia, ile drukowanie faktycznie kosztuje. Zbierz faktury za materiały i serwis z ostatniego roku, odczytaj liczniki stron z urządzeń i podziel jedno przez drugie. Wynik często zaskakuje.

Zakup, dzierżawa czy płatność za wydruk

Zakup na własność

Firma kupuje urządzenia, materiały i serwis we własnym zakresie. Ma to sens przy małej liczbie wydruków i kilku prostych drukarkach. Wadą są rozproszone koszty, a przy awarii serwisu trzeba szukać samemu.

Dzierżawa lub leasing urządzenia

Płacisz stałą miesięczną kwotę za urządzenie, często razem z serwisem. Łatwiej wtedy budżetować i wymienić sprzęt po okresie umowy. Czytaj jednak uważnie, co obejmuje opłata, bo materiały bywają rozliczane osobno.

Umowa na wydruki (usługa druku zarządzanego)

Dostawca zapewnia urządzenia, tonery, serwis i monitoring, a firma płaci za liczbę wydrukowanych stron, zwykle z abonamentem minimalnym. Urządzenie samo zgłasza niski poziom tonera i dostawca wysyła materiały, zanim się skończą. Przy kilku działach i większych wolumenach to wygodny układ.

Na co uważać w umowie:

• minimalna liczba stron w abonamencie i opłaty za jej niewykorzystanie,
• osobne stawki za druk kolorowy i czarno-biały,
• czas reakcji serwisu i urządzenie zastępcze przy dłuższej awarii,
• warunki rozwiązania umowy i zwrotu sprzętu,
• kto odpowiada za usunięcie danych z dysku urządzenia przy zwrocie.

Mniej urządzeń, lepsze urządzenia

W wielu firmach najwięcej daje jedna zmiana: kilkanaście małych drukarek przy biurkach ustępuje miejsca kilku urządzeniom wielofunkcyjnym w punktach wspólnych. Mniej modeli to jeden rodzaj tonera, prostsze sterowniki i mniej zgłoszeń.

Są uzasadnione wyjątki: drukarka etykiet w magazynie, urządzenie w recepcji, drukarka w kadrach na dokumenty poufne. „Własna drukarka przy biurku” trzymana z przyzwyczajenia to natomiast zwykle niepotrzebny koszt.

Druk podążający i inne ustawienia, które obniżają koszty

Przy druku podążającym (follow-me printing) pracownik wysyła wydruk do wspólnej kolejki i odbiera go przy dowolnym urządzeniu po zalogowaniu kartą lub kodem. Nieodebrane wydruki system po pewnym czasie usuwa. Zbędnych wydruków jest mniej, a dokumenty kadrowe nie leżą na tacy odbiorczej.

Ustaw druk dwustronny i czarno-biały jako domyślny. Kolor tylko na wyraźne żądanie albo dla wybranych osób.

Raport wydruków per dział pokazuje, gdzie powstaje największy wolumen. Często samo udostępnienie tych danych zmienia nawyki, a jeśli nie, można wprowadzić limity.

Drukarki instaluj centralnie, przez zasady grupy lub system zarządzania urządzeniami, a nie ręcznie na każdym komputerze. Nowy pracownik ma je wtedy od pierwszego logowania.

Jak ograniczyć liczbę problemów z drukowaniem

1. Nadaj drukarkom stałe adresy IP i nazwy mówiące, gdzie stoją.
2. Aktualizuj oprogramowanie układowe urządzeń. Drukarki sieciowe też mają luki bezpieczeństwa.
3. Zmień domyślne hasła do paneli administracyjnych drukarek.
4. Wyłącz niepotrzebne usługi, np. udostępnianie przez protokoły, z których nie korzystasz.
5. Włącz urządzenia do monitoringu, żeby awaria lub brak tonera były widoczne, zanim ktoś zadzwoni.
6. Prowadź ewidencję drukarek razem z resztą sprzętu. Pomoże w tym inwentaryzacja sprzętu i licencji IT.

Bezpieczeństwo drukarek, o którym mało kto myśli

Urządzenie wielofunkcyjne to mały komputer w sieci firmowej. Ma system operacyjny, często dysk z kopiami skanów i wydruków oraz panel administracyjny dostępny przez przeglądarkę. Kilka zasad:

• Skanowanie do e-maila konfiguruj przez firmowy serwer pocztowy z uwierzytelnieniem, nie przez otwarty przekaźnik poczty.
• Skanowanie do folderu ustaw na dedykowane konto z dostępem do jednego katalogu, a nie na konto administratora.
• Przy zwrocie z dzierżawy albo sprzedaży wyczyść lub zniszcz dysk urządzenia. Mogą na nim zostać skany umów i dokumentów kadrowych.
• Jeśli infrastruktura na to pozwala, przenieś drukarki do osobnej sieci lub segmentu. Ewentualna luka w oprogramowaniu urządzenia wyrządzi wtedy mniej szkód.

Zmiana w pięciu krokach

1. Zbierz dane: liczba urządzeń, liczniki stron, koszty materiałów i serwisu.
2. Określ potrzeby działów: kolor, format A3, skanowanie, druk etykiet, poufność.
3. Porównaj warianty: obecny stan, zakup nowych urządzeń, dzierżawa, umowa na wydruki.
4. Zaplanuj rozmieszczenie urządzeń wspólnych i wycofanie drukarek biurkowych.
5. Poinformuj pracowników i przygotuj krótką instrukcję odbioru wydruków.

Biuro rachunkowe z kilkunastoma drukarkami

Typowy przypadek wygląda tak. Biuro rachunkowe ma kilkanaście drukarek różnych producentów, w tym kilka atramentowych kupionych w promocji. Tonery i tusze zamawia się doraźnie, a zgłoszenia związane z drukiem zajmują sporą część pracy informatyka. Po analizie liczników zostają dwa urządzenia wielofunkcyjne z drukiem podążającym i jedna drukarka w pokoju kadr.

Pracownicy muszą się przyzwyczaić, że trzeba podejść kilka metrów i przyłożyć kartę. W zamian znika problem nieodebranych wydruków z danymi klientów, a koszty druku stają się przewidywalne.

Druk a cyfryzacja dokumentów

Najtańszy wydruk to ten, którego nie trzeba robić. Elektroniczny obieg faktur, akceptacje w systemie i podpis elektroniczny potrafią zlikwidować całe kategorie wydruków. Jeśli faktury kosztowe drukuje się tylko po to, żeby ktoś je podpisał, przyjrzyj się elektronicznemu obiegowi i akceptacji faktur. Przy dokumentach przychodzących skanowanie i przepisywanie może zastąpić automatyczny odczyt dokumentów.

Pomożemy uporządkować drukowanie, zmniejszyć liczbę zgłoszeń i porównać koszty obecnego modelu z alternatywami. Napisz, jak dziś wygląda obsługa IT w Twojej firmie.