Inwentaryzacja sprzętu i licencji IT: porządek, który oszczędza pieniądze

Ile laptopów ma Twoja firma, kto ich używa i kiedy kończy się na nie gwarancja? Za ile licencji Microsoft 365 płacisz, a ile osób faktycznie z nich korzysta? Jeśli odpowiedź wymaga przejrzenia kilku arkuszy i zapytania trzech osób, inwentaryzacja sprzętu i licencji IT szybko się zwróci. Nieużywane licencje, zgubiony sprzęt i nieplanowane zakupy kosztują, ale tych kosztów nie widać, dopóki nikt nie zrobi porządku.

Do czego firmie potrzebna jest ewidencja IT

Spis zasobów IT przydaje się w kilku miejscach naraz, od budżetu po RODO.

• Wiesz, za które subskrypcje płacisz niepotrzebnie, i planujesz zakupy z wyprzedzeniem, a nie po awarii.
• Możesz chronić każde urządzenie, bo wiesz, że istnieje. Stary laptop bez aktualizacji w szufladzie handlowca to ryzyko, o którym nikt nie pamięta.
• Przy kontroli producenta oprogramowania wykażesz, że masz licencje na to, czego używasz.
• Gdy pracownik odchodzi, wiadomo, co ma oddać.
• Wiesz, na jakich urządzeniach mogą być dane osobowe i czy dyski są zaszyfrowane, czego wymaga RODO.

Inwentaryzacja sprzętu IT krok po kroku

Krok 1. Ustal zakres i właściciela

Zdecyduj, co obejmuje ewidencja. Zwykle są to komputery, laptopy, monitory, telefony służbowe, tablety, serwery, urządzenia sieciowe, drukarki i urządzenia wielofunkcyjne. Wyznacz osobę odpowiedzialną za aktualność danych. Ewidencja bez właściciela starzeje się w kilka miesięcy.

Krok 2. Określ, jakie dane zbierasz

Dla każdego urządzenia wystarczy kilkanaście pól:

• unikalny numer ewidencyjny i numer seryjny,
• typ, producent, model,
• data zakupu, dostawca, numer faktury,
• data końca gwarancji,
• użytkownik i lokalizacja,
• system operacyjny i jego wersja,
• czy dysk jest zaszyfrowany,
• status: w użyciu, w magazynie, w naprawie, do likwidacji.

Krok 3. Zbierz dane automatycznie, gdzie się da

Ręczne spisywanie numerów seryjnych trwa długo i rodzi pomyłki. Systemy zarządzania urządzeniami, np. Microsoft Intune, oraz narzędzia do monitoringu i inwentaryzacji same odczytują z komputerów informacje o sprzęcie i oprogramowaniu. Ręcznie dopisujesz tylko to, czego narzędzie nie wie: użytkownika, dane z faktury, lokalizację.

W małej firmie wystarczy dobrze zaprojektowany arkusz. Od kilkudziesięciu urządzeń wzwyż lepiej sprawdza się program, który zbiera dane automatycznie i przechowuje historię zmian.

Krok 4. Oznacz sprzęt fizycznie

Naklejka z numerem ewidencyjnym i kodem kreskowym lub QR ułatwia kolejne spisy i przekazywanie sprzętu. Przy inwentaryzacji wystarczy zeskanować kod telefonem.

Krok 5. Porównaj stan faktyczny z ewidencją księgową

Sprzęt IT często figuruje w księgach jako środek trwały lub wyposażenie. Porównaj obie listy. Rozbieżności, np. sprzęt zlikwidowany fizycznie, ale wciąż obecny w księgach, wyjaśnij z działem finansowym. Jeśli firma prowadzi ewidencję w systemie ERP, dobrze jest powiązać numery ewidencyjne. Piszemy o tym w tekście o środkach trwałych w enova365.

Inwentaryzacja licencji: tu zwykle są pieniądze

Sprzęt widać, licencji nie. Dlatego to przegląd licencji najczęściej daje szybkie oszczędności.

1. Spisz wszystkie subskrypcje: Microsoft 365, programy księgowe i kadrowe, ERP, programy graficzne, antywirus, narzędzia online opłacane kartą firmową.
2. Porównaj liczbę licencji z liczbą aktywnych użytkowników. W panelu administracyjnym Microsoft 365 sprawdzisz, kto nie logował się od dłuższego czasu.
3. Sprawdź, czy plany pasują do potrzeb. Zdarza się, że kilka osób ma droższy plan, z którego funkcji nie korzysta. Pomoże artykuł o tym, który plan Microsoft 365 wybrać.
4. Zbierz w jednym miejscu dowody zakupu: faktury, umowy, klucze licencyjne.
5. Ustal daty odnowień, żeby o przedłużeniu decydować świadomie, a nie z automatu.

Typowy wynik takiego przeglądu wygląda tak. W biurze projektowym kilka licencji Microsoft 365 wciąż jest przypisanych do osób, które dawno odeszły z firmy, a dwa programy specjalistyczne są opłacane podwójnie: raz przez dział IT, raz kartą kierownika projektu. Usunięcie tych pozycji to jedno popołudnie pracy.

Jak utrzymać porządek po inwentaryzacji

Jednorazowy spis szybko traci aktualność. Żeby ewidencja żyła, powiąż ją z codziennymi procesami:

• każdy zakup sprzętu i licencji trafia do ewidencji przed wydaniem użytkownikowi,
• wydanie sprzętu potwierdza protokół przekazania,
• odejście pracownika uruchamia zwrot sprzętu i zwolnienie licencji, zgodnie z procedurą opisaną w artykule o odbieraniu dostępów odchodzącym pracownikom,
• likwidacja sprzętu wymaga potwierdzenia bezpiecznego usunięcia danych,
• raz w roku przeprowadź spis kontrolny, najlepiej razem z inwentaryzacją księgową, i porównaj go z ewidencją.

Sprzęt, którego nikt nie używa, też wymaga decyzji. Sprawdź jego stan i to, czy producent go jeszcze wspiera. Sprawny może zostać w magazynie jako rezerwa. Przestarzały zlikwiduj, ale dopiero po trwałym usunięciu danych z dysków.

Błędy, przez które ewidencja przestaje działać

Większość firm kiedyś zrobiła spis sprzętu. Kłopot w tym, że po roku nikt mu nie ufa. Przyczyny powtarzają się w różnych firmach.

• Arkusz ma kilkadziesiąt kolumn, których nikt nie uzupełnia. Mniej pól, ale zawsze aktualnych, daje więcej.
• Zakupy omijają IT. Sprzęt kupiony przez dział handlowy lub kierownika projektu nigdy nie trafia do ewidencji.
• Pominięto urządzenia „nie-komputerowe”: routery, kamery, czytniki kart, telefony. To one najczęściej mają przestarzałe oprogramowanie.
• Licencje są „w głowie”. Klucze leżą w mailu osoby, która już nie pracuje, a przy kontroli brakuje dowodu zakupu.
• Ewidencja nie ma historii i pokazuje tylko obecnego użytkownika. Przy reklamacji czy incydencie trzeba wiedzieć, kto miał sprzęt wcześniej.

Na każdy z tych błędów działa jedna zasada: wpis do ewidencji jest warunkiem wydania sprzętu lub licencji, a nie czynnością „na później”.

Dobra ewidencja ułatwia też planowanie wymian. Gdy wiesz, ile komputerów ma kilka lat i traci gwarancję, możesz rozłożyć zakupy w czasie i nie wymieniać wszystkiego naraz.

Inwentaryzację sprzętu i licencji oraz proste zasady, które utrzymają porządek na kolejne lata, możemy przygotować razem z Tobą. Porozmawiajmy o obsłudze IT Twojej firmy.