Microsoft 365 dla firm: który plan wybrać i na co zwrócić uwagę

Plan Microsoft 365 dla firm często wybiera się w pośpiechu. Ktoś kupuje „to, co polecił znajomy”, a po roku wychodzi, że połowa zespołu płaci za aplikacje, których nie instaluje, a druga połowa nie ma zabezpieczeń, których firma potrzebuje. Plany różnią się bardziej rodzajem problemów, które rozwiązują, niż liczbą funkcji. Poniżej porównujemy warianty dla małych i średnich firm i pokazujemy, jak dobrać je do stanowisk.

Cztery plany biznesowe w skrócie

Linia Microsoft 365 Business jest przeznaczona dla organizacji liczących do 300 użytkowników. Większe firmy korzystają z planów Enterprise. W linii Business wybierasz spośród czterech podstawowych wariantów.

Microsoft 365 Business Basic

Poczta firmowa w Exchange Online, kalendarz, OneDrive, SharePoint i Teams oraz aplikacje Office w wersji przeglądarkowej i mobilnej. Brakuje tu aplikacji desktopowych Word, Excel i Outlook instalowanych na komputerze. Plan pasuje do osób, które głównie czytają pocztę i przeglądają dokumenty, na przykład na magazynie czy w terenie.

Microsoft 365 Business Standard

Wszystko z Basic plus pełne aplikacje desktopowe Office na komputery. Najczęstszy wybór dla pracowników biurowych, którzy cały dzień siedzą w Excelu i Wordzie.

Microsoft 365 Business Premium

Wszystko z Standard plus rozbudowane zabezpieczenia i zarządzanie: Intune do zarządzania komputerami i telefonami, Microsoft Entra ID P1 z dostępem warunkowym, Microsoft Defender for Business do ochrony urządzeń oraz narzędzia do ochrony informacji. Plan dla firm, które chcą centralnie kontrolować urządzenia i dostęp do danych.

Microsoft 365 Apps for business

Aplikacje desktopowe Office i OneDrive, ale bez firmowej poczty Exchange i bez Teams. Przydaje się, gdy poczta jest utrzymywana gdzie indziej, albo dla pojedynczych osób, którym wystarczy pakiet biurowy.

W zależności od regionu i oferty plany bywają dostępne w wersjach z Teams i bez Teams, a Teams można dokupić osobno. Zakres poszczególnych planów sprawdzaj w aktualnym zestawieniu producenta, bo Microsoft co jakiś czas zmienia ich zawartość.

Pięć pytań, które rozstrzygają wybór planu

Długie tabele funkcji mało pomagają. Lepiej odpowiedzieć na kilka pytań:

1. Czy pracownik potrzebuje Excela na komputerze? Jeśli pracuje z dużymi arkuszami, makrami lub dodatkami, wersja przeglądarkowa nie wystarczy i potrzebny jest Standard lub Premium.
2. Czy firmowe laptopy wychodzą z biura? Zarządzanie urządzeniami, zdalne szyfrowanie i możliwość wyczyszczenia zgubionego laptopa przemawiają za Premium.
3. Czy pracownicy czytają pocztę na prywatnych telefonach? Premium chroni dane firmowe na telefonie bez przejmowania kontroli nad całym urządzeniem.
4. Czy chcesz uzależnić dostęp od lokalizacji lub stanu urządzenia? Dostęp warunkowy jest w Premium.
5. Czy masz własnego administratora lub dostawcę IT? Funkcje Premium działają tylko wtedy, gdy ktoś je skonfiguruje i pilnuje.

Różne plany w jednej firmie

Nie musisz kupować tego samego planu dla wszystkich, w jednej organizacji można łączyć różne licencje. Przykładowy układ dla firmy produkcyjno-handlowej:

• Basic dla pracowników magazynu i produkcji, którzy potrzebują poczty i dostępu do instrukcji,
• Standard dla księgowości, sprzedaży i kadr pracujących na stacjonarnych komputerach w biurze,
• Premium dla zarządu, handlowców w terenie i osób z laptopami, na których są wrażliwe dane.

Pamiętaj tylko, że część zabezpieczeń działa w pełni dopiero wtedy, gdy obejmuje wszystkich z dostępem do danych. Dostęp warunkowy chroni wyłącznie konta z odpowiednią licencją, a jedno niechronione konto potrafi zniweczyć resztę.

Na co zwrócić uwagę przy zakupie

Pierwsza sprawa to okres zobowiązania. Subskrypcje mogą być miesięczne lub roczne, z różnymi zasadami zmniejszania liczby licencji, co przy zmiennym zatrudnieniu ma znaczenie.

Druga to kopia zapasowa. Żaden plan nie zastępuje pełnej, niezależnej kopii danych. Microsoft dba o dostępność usługi, ale za ochronę przed usunięciem danych przez użytkownika czy atakującego odpowiadasz w dużej mierze Ty. Więcej w tekście czy Microsoft 365 trzeba backupować.

Trzecia to konfiguracja bezpieczeństwa. Sam zakup licencji niczego nie zabezpiecza. Włącz uwierzytelnianie wieloskładnikowe i ustaw podstawowe zasady, zanim przeniesiesz dane.

• Skrzynki typu „biuro@” czy „faktury@” można często prowadzić jako skrzynki współdzielone, bez osobnej licencji, z dostępem nadanym konkretnym osobom.
• Dzierżawa Microsoft 365 i domena powinny być zarejestrowane na firmę, a konto globalnego administratora pod jej kontrolą, nawet jeśli konfigurację prowadzi dostawca.

Typowe błędy przy wyborze planu

Pierwszy błąd to kupowanie Premium „bo najlepszy” i niewykorzystywanie żadnej z jego funkcji. Bez skonfigurowanego Intune czy dostępu warunkowego płacisz za możliwości, których nikt nie używa.

Drugi jest odwrotny: oszczędzanie na Basic dla osób, które potem instalują sobie prywatnego Office’a albo pracują na starych, nieaktualizowanych wersjach pakietu. Kończy się to problemami z licencjami i bezpieczeństwem.

Trzeci to brak przeglądu. Ludzie zmieniają stanowiska i odchodzą, a licencje zostają przypisane do nieaktywnych kont. Raz na kwartał porównaj listę licencji z listą pracowników. To część szerszej inwentaryzacji sprzętu i licencji IT.

Biuro projektowe, które kupiło „środkowy” plan

Typowy scenariusz wygląda tak. Biuro projektowe kupuje wszystkim plan Business Standard, bo jest „środkowy”. Po roku okazuje się, że kilkoro pracowników montażu w terenie używa wyłącznie poczty na telefonie, a laptopy projektantów z dokumentacją klientów nie są centralnie zarządzane ani szyfrowane. Przy odnowieniu firma przechodzi na układ mieszany: Basic dla ekipy terenowej, Premium dla projektantów i zarządu.

Łączny koszt licencji zmienia się niewiele, za to firma dostaje zdalne zarządzanie laptopami i możliwość wyczyszczenia danych z utraconego urządzenia. Decyzja staje się prosta dopiero wtedy, gdy ktoś spisze, kto i na jakim sprzęcie naprawdę pracuje.

Licencje a pozostałe systemy firmy

Wybierając plan, sprawdź też, z czym Microsoft 365 ma współpracować. System ERP, który wysyła faktury mailem, drukarki skanujące do skrzynki czy program kadrowy eksportujący dokumenty do Excela mogą wymagać określonych aplikacji lub ustawień. Lepiej to wiedzieć przed zakupem niż po migracji.

A co z pocztą, która jest dziś gdzie indziej?

Jeśli firma trzyma pocztę u lokalnego dostawcy hostingu, wybór planu to dopiero pierwszy krok. Przeniesienie skrzynek wymaga zaplanowania zmian w DNS, migracji danych i przygotowania użytkowników. Szczegóły opisujemy w artykule o tym, jak przeprowadzić migrację poczty firmowej do Microsoft 365.

Pomagamy dobrać plany do konkretnych stanowisk i skonfigurować środowisko tak, żeby od pierwszego dnia było bezpieczne. Zapytaj o obsługę IT dla Twojej firmy.