Migracja poczty firmowej do Microsoft 365 krok po kroku

Skrzynki się zapełniają, filtr antyspamowy przepuszcza coraz więcej śmieci, a kalendarzy nie da się sensownie współdzielić. Z takich powodów firmy decydują się na migrację poczty firmowej do Microsoft 365. Sama operacja nie jest skomplikowana, ale wymaga trzymania się kolejności. Błąd w DNS albo zmiana rekordów MX w złym momencie potrafią sprawić, że część wiadomości trafi w próżnię. Poniżej cały proces, krok po kroku.

Krok 1. Inwentaryzacja tego, co masz

Zanim cokolwiek kupisz i skonfigurujesz, spisz:

• wszystkie skrzynki, także te, z których nikt nie korzysta na co dzień, ale do których przychodzą faktury lub zamówienia,
• aliasy i przekierowania, na przykład „biuro@” trafiające do trzech osób,
• rozmiar skrzynek i liczbę lat archiwum, które chcesz przenieść,
• urządzenia i programy wysyłające pocztę: skanery, drukarki wielofunkcyjne, system ERP wysyłający faktury, sklep internetowy, formularze na stronie,
• gdzie jest zarządzana strefa DNS domeny i kto ma do niej dostęp.

Ostatni punkt zaskakująco często blokuje projekt. Domena bywa zarejestrowana na byłego pracownika albo na agencję, która przed laty robiła stronę.

Krok 2. Przygotowanie dzierżawy Microsoft 365

Załóż dzierżawę na firmę, wybierz plany dla użytkowników i dodaj domenę. Microsoft poprosi o potwierdzenie własności domeny przez dodanie rekordu w DNS. Rekordów MX jeszcze nie ruszasz, więc poczta nadal trafia na stary serwer.

Konto administratora zabezpiecz od razu. Do administracji używaj osobnego konta z uwierzytelnianiem wieloskładnikowym, a dane do konta awaryjnego przechowuj w bezpiecznym miejscu. Jeśli dopiero wybierasz licencje, przeczytaj, który plan Microsoft 365 wybrać.

Krok 3. Utworzenie użytkowników i skrzynek

Załóż konta użytkowników z adresami zgodnymi z obecnymi. Skrzynki ogólne, takie jak „faktury@” czy „biuro@”, utwórz jako skrzynki współdzielone i nadaj do nich dostęp konkretnym osobom. Odtwórz aliasy i listy dystrybucyjne. Przy okazji zrób porządek, bo część starych aliasów nikomu już nie służy.

Krok 4. Wybór metody przenoszenia danych

Metoda zależy od tego, skąd przenosisz pocztę:

1. Migracja IMAP jest najczęstsza przy przejściu z hostingu. Przenosi wiadomości z folderów, ale zwykle nie kalendarze i kontakty, które trzeba wyeksportować i zaimportować osobno.
2. Przy przejściu z własnego serwera Exchange można przenieść całe skrzynki z kalendarzami i kontaktami, korzystając z narzędzi Microsoft.
3. Przy migracji z innej usługi chmurowej, na przykład innego pakietu biurowego, Microsoft udostępnia dedykowane ścieżki migracji.
4. Narzędzia zewnętrzne przydają się przy większej liczbie skrzynek lub nietypowych źródłach, gdy potrzebna jest migracja przyrostowa i raportowanie.

Szczegółowe opisy metod znajdziesz w dokumentacji migracji skrzynek pocztowych w Exchange Online.

Krok 5. Pierwsza synchronizacja przed przełączeniem

Uruchom kopiowanie danych, gdy poczta nadal działa na starym serwerze. Duże skrzynki potrafią przenosić się długo, dlatego zacznij z wyprzedzeniem. Po zakończeniu sprawdź na kilku skrzynkach, czy liczba wiadomości i struktura folderów się zgadzają.

Krok 6. Przełączenie rekordów MX i pozostałych rekordów DNS

Od tego momentu zależy powodzenie całej migracji. Zaplanuj go na koniec tygodnia lub wieczór, gdy ruch jest najmniejszy. Kilka dni wcześniej skróć czas ważności (TTL) rekordów, żeby zmiany szybciej się rozeszły.

W dniu przełączenia ustaw:

• rekord MX wskazujący na Microsoft 365,
• rekord Autodiscover, dzięki któremu Outlook sam znajdzie ustawienia,
• rekord SPF uwzględniający Microsoft 365 oraz inne systemy wysyłające pocztę w imieniu firmy,
• DKIM, a następnie politykę DMARC, najpierw w trybie monitorowania.

Zapomniany SPF to częsta przyczyna sytuacji, w której faktury wysyłane z ERP lub sklepu zaczynają lądować u klientów w spamie.

Krok 7. Synchronizacja końcowa

Przez pewien czas po zmianie MX część wiadomości może jeszcze trafiać na stary serwer. Po przełączeniu uruchom więc ponowną synchronizację, która przeniesie wiadomości odebrane w okresie przejściowym. Stary serwer zostaw aktywny jeszcze przez jakiś czas, na wszelki wypadek.

Krok 8. Konfiguracja Outlooka i telefonów

Każdy użytkownik musi skonfigurować nowe konto w Outlooku i na telefonie. Przygotuj krótką instrukcję i zaplanuj dyżur pomocy w pierwszy dzień po migracji. Pytania dotyczą zwykle podpisów, autouzupełniania adresów (nie przenosi się automatycznie) i dostępu do skrzynek współdzielonych.

Krok 9. Urządzenia i systemy wysyłające pocztę

Skanery, drukarki, system ERP i sklep internetowy trzeba przestawić na nowe ustawienia wysyłki. Starsze urządzenia mogą nie obsługiwać nowoczesnych metod uwierzytelniania i wymagają osobnego rozwiązania, na przykład dedykowanego konektora. Wróć do listy z kroku pierwszego i odhacz każde urządzenie.

Krok 10. Porządki i zabezpieczenia

Po kilku dniach stabilnej pracy włącz MFA dla wszystkich i przejdź z DMARC na bardziej restrykcyjną politykę. Potem skonfiguruj kopię zapasową skrzynek i zamknij stary hosting. Microsoft odpowiada za działanie usługi, ale nie za każdą wiadomość, którą usunie użytkownik. Więcej na ten temat piszemy w artykule o kopii zapasowej Microsoft 365.

Poniedziałek rano: jak przygotować pracowników

Konfiguracja techniczna to połowa sukcesu. Druga połowa to ludzie, którzy w poniedziałek rano otwierają Outlooka i nie widzą swoich folderów. Kilka dni przed przełączeniem wyślij krótką informację: kiedy nastąpi zmiana, czego się spodziewać, jak wygląda pierwsze logowanie i do kogo dzwonić z problemem.

Poproś też użytkowników, żeby przed migracją uporządkowali skrzynki, usunęli zbędne duże załączniki i zapisali sobie podpisy. Kto trzyma pocztę w lokalnych plikach archiwum na komputerze, powinien to zgłosić. Takie archiwa nie przeniosą się razem ze skrzynką na serwerze, trzeba je zaimportować osobno.

Dobrze sprawdza się wyznaczenie w każdym dziale jednej osoby, która przechodzi migrację jako pierwsza, a potem pomaga kolegom w prostych sprawach. Wsparcie IT ma wtedy mniej telefonów w pierwszych godzinach po zmianie.

Faktury, które po migracji przestały dochodzić

Typowy scenariusz wygląda tak. Firma usługowa przenosi pocztę z hostingu w piątek po południu. W poniedziałek okazuje się, że faktury z systemu księgowego nie dochodzą do części klientów. Winny jest rekord SPF, który obejmuje tylko Microsoft 365 i pomija serwer wysyłający faktury. Poprawka w DNS to kilka minut, wyjaśnianie z klientami trwa kilka dni. Wystarczyło na starcie spisać systemy wysyłające pocztę.

Przeniesienie poczty da się przeprowadzić bez zaginionych wiadomości, pod warunkiem dobrego planu. Porozmawiajmy o obsłudze IT Twojej firmy i przygotujmy go razem.