Low-code w firmie: szybkie aplikacje, ale z jakimi pułapkami

Low-code w firmie zwykle zaczyna się niewinnie. Ktoś z działu sprzedaży w jeden weekend buduje aplikację do rejestrowania wizyt u klientów i wszyscy są zachwyceni. Pół roku później takich aplikacji jest dwadzieścia, każda ma własną listę klientów i nikt nie wie, która jest aktualna. Platformy low-code naprawdę potrafią przyspieszyć pracę. Trzeba tylko wiedzieć, gdzie kończą się ich zalety, a zaczynają pułapki.

Czym jest low-code i do czego się nadaje

Na platformie low-code aplikację składa się w graficznym edytorze: formularze, listy, proste przepływy akceptacji, powiadomienia, zestawienia. Programowanie ogranicza się do formuł i czasem krótkich fragmentów kodu. Przykładami są narzędzia z rodziny Microsoft Power Platform i wiele podobnych rozwiązań.

Dobrze sprawdzają się przy:

• prostych formularzach i rejestrach, które dziś żyją w Excelu,
• przepływach akceptacji w obrębie jednego działu,
• automatyzacji powiadomień i przekazywania danych między popularnymi usługami,
• prototypach, gdy trzeba szybko sprawdzić, czy pomysł na aplikację ma sens.

Co low-code daje firmie

Przede wszystkim czas. Prosta aplikacja może powstać w kilka dni, a nie tygodni. Dla procesu, który dziś działa na mailach i arkuszach, to duża zmiana.

Aplikację buduje lub współtworzy osoba, która zna proces, więc mniej rzeczy gubi się w tłumaczeniu wymagań. Uwierzytelnianie, wersja mobilna i konektory do popularnych usług są gotowe i nikt nie musi ich pisać od zera.

Zmiany też są proste. Gdy proces się zmienia, dodanie pola w formularzu czy nowego kroku akceptacji zajmuje chwilę i nie wymaga zamawiania prac u zewnętrznego wykonawcy. Przy procesach, które dopiero się kształtują, to duża zaleta.

Do tego dochodzi niski próg wejścia. Jeśli firma ma już platformę w ramach posiadanych licencji, pierwsze aplikacje zbuduje bez dodatkowego budżetu.

Pułapki low-code: najczęstsze błędy firm

1. Rozproszone dane

Każda aplikacja dostaje własną tabelę klientów, produktów albo pracowników. Po roku firma ma kilka wersji prawdy, które rozjeżdżają się z ERP. Zasada jest prosta: dane podstawowe żyją w systemie głównym, a aplikacje low-code je czytają i nie tworzą kopii.

2. Aplikacje bez właściciela

Twórca aplikacji zmienia stanowisko albo odchodzi z firmy. Nikt nie wie, jak działa przepływ, który codziennie wysyła dokumenty do klientów. Każda aplikacja używana przez więcej niż jedną osobę musi mieć opiekuna i choćby krótką dokumentację.

3. Koszty licencji rosnące z czasem

Proste scenariusze mieszczą się w podstawowych licencjach. Konektory do systemów zewnętrznych, większe bazy danych czy dostęp dla użytkowników spoza organizacji często wymagają jednak planów premium. Przed decyzją sprawdź, ile zapłacisz, gdy aplikacja urośnie i zacznie z niej korzystać więcej osób.

4. Bezpieczeństwo i uprawnienia

Pracownik buduje aplikację, która łączy się z danymi kadrowymi lub finansowymi, i udostępnia ją „całemu zespołowi”. Bez nadzoru IT dane łatwo trafiają do osób, które nie powinny ich widzieć. Administrator platformy powinien kontrolować, jakie konektory są dozwolone i kto może publikować aplikacje.

5. Logika biznesowa w złym miejscu

Reguły naliczania rabatów, prowizji czy terminów zapisane w przepływie low-code działają obok ERP, a nie w nim. Gdy reguła się zmieni, poprawkę trzeba wprowadzić w dwóch miejscach. Logika księgowa, sprzedażowa i płacowa powinna zostać w systemie dziedzinowym.

6. Ściana złożoności

Aplikacja rośnie, dochodzą wyjątki, integracje i raporty. W pewnym momencie każda zmiana trwa dłużej niż w klasycznym kodzie, a wydajność spada. Wtedy wiadomo, że rozwiązanie przerosło platformę.

7. Zależność od dostawcy platformy

Aplikacji low-code zwykle nie da się przenieść na inną platformę. Gdy dostawca zmieni cennik lub warunki, wybór jest ograniczony. Przy aplikacjach krytycznych dla firmy to ryzyko trzeba świadomie zaakceptować.

Zasady korzystania z low-code

• Ustal, kto w firmie może tworzyć i publikować aplikacje oraz kto je zatwierdza.
• Prowadź rejestr aplikacji: nazwa, właściciel, użytkownicy, źródła danych.
• Łącz się z ERP przez oficjalne interfejsy, a nie przez eksport i import plików.
• Oddziel środowisko testowe od produkcyjnego, nawet przy prostych rozwiązaniach.
• Co jakiś czas przeglądaj aplikacje i usuwaj te, których nikt nie używa.
• Gdy aplikacja staje się krytyczna dla działania firmy, oceń, czy nie powinna zostać przepisana jako rozwiązanie dedykowane.

Pięć pytań przed zbudowaniem aplikacji low-code

Zanim ktoś w zespole zacznie budować, niech odpowie na kilka pytań. Zajmie to kwadrans, a oszczędzi wielu kłopotów.

1. Kto będzie z tego korzystał? Aplikacja dla trzech osób w dziale to co innego niż narzędzie dla wszystkich handlowców w terenie.
2. Skąd pochodzą dane i gdzie mają trafić? Jeśli odpowiedź brzmi „z ERP i z powrotem do ERP”, integrację trzeba zaplanować od początku.
3. Co się stanie, jeśli aplikacja przestanie działać na dzień? Jeśli firma stanie, to już nie jest narzędzie pomocnicze i wymaga innego podejścia do utrzymania.
4. Kto będzie ją rozwijał za rok? Jeśli tylko twórca, potrzebna jest przynajmniej druga osoba, która zna rozwiązanie.
5. Czy w posiadanym systemie nie ma już takiej funkcji? Zaskakująco często ERP obsługuje daną potrzebę, tylko nikt tego nie skonfigurował.

Low-code, dodatek do ERP czy aplikacja dedykowana

Te trzy drogi się nie wykluczają. Low-code dobrze sprawdza się w prostych sprawach na obrzeżach procesów. Gdy potrzebujesz rozszerzyć logikę systemu księgowego lub handlowego, lepszym miejscem jest dodatek do ERP. Piszemy o tym w artykule dodatki do enova365 na zamówienie. A gdy proces jest unikalny, złożony i ważny dla przewagi firmy, rozważ aplikację dedykowaną. Kryteria tej decyzji opisujemy w tekście system dedykowany czy gotowe oprogramowanie.

Typowy przebieg wygląda tak. Firma serwisowa buduje w low-code aplikację do zgłoszeń serwisowych i przez pierwszy rok wszystko działa. Z czasem dochodzą rozliczenia części, integracja z magazynem i fakturowanie. Każda zmiana grozi awarią, a koszty licencji rosną. W końcu zgłoszenia trafiają do aplikacji połączonej bezpośrednio z ERP, a w low-code zostają proste formularze wewnętrzne. Prototyp nie idzie na marne, bo pomaga precyzyjnie opisać wymagania.

Pomagamy firmom zdecydować, co budować na platformie low-code, a co jako aplikację lub automatyzację na zamówienie. Masz kilka „szybkich” aplikacji, które zaczynają sprawiać kłopot? Napisz do nas, przejrzymy je i zaproponujemy kierunek.