AI w dziale kadr: realne zastosowania bez naruszania prywatności

Najlepsze zastosowania AI w dziale kadr dotyczą papierów, pytań i terminów, a nie oceniania ludzi. Od tej tezy zaczynam, bo wokół sztucznej inteligencji w HR narosło sporo obietnic: automatyczna selekcja kandydatów, analiza nastroju zespołu, przewidywanie odejść. Część z nich jest prawnie ryzykowna, część po prostu nie działa. A codzienna praca kadrowej składa się z mnóstwa powtarzalnych czynności, które AI może przejąć bez dotykania wrażliwych decyzji.

Pięć zadań, w których AI odciąża kadry

Odpowiedzi na powtarzalne pytania pracowników

Ile dni urlopu mi zostało? Jak złożyć wniosek o urlop opiekuńczy? Gdzie znajdę PIT-11? Takie pytania pochłaniają godziny. Asystent AI, który odpowiada na podstawie regulaminu pracy, wewnętrznych procedur i danych pracownika z systemu kadrowego, obsłuży większość z nich. Warunek: pracownik widzi wyłącznie własne dane, a asystent odpowiada tylko na podstawie wskazanych dokumentów.

Przygotowywanie dokumentów

Aneksy, porozumienia, skierowania na badania i zaświadczenia o zatrudnieniu mają powtarzalną strukturę. AI przygotuje projekt na podstawie danych z kartoteki i polecenia kadrowej, np. „aneks zmieniający wymiar etatu od początku przyszłego miesiąca”. Kadrowa sprawdza i podpisuje, ale nie zaczyna od pustej strony.

Odczyt dokumentów przychodzących

Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, papierowe zaświadczenia o niezdolności do pracy, dyplomy, certyfikaty. AI odczyta z nich dane i zaproponuje wpis do systemu, np. okresy zatrudnienia do stażu pracy. Kadrowa oszczędza dużo czasu, a błędów przy przepisywaniu jest mniej.

Pilnowanie terminów i kompletności

Kończące się umowy, badania okresowe, szkolenia BHP, brakujące oświadczenia w aktach. Często wystarczą tu zwykłe reguły w systemie. AI przydaje się, gdy trzeba porównać zawartość akt z listą wymaganych dokumentów albo wyłapać niespójności. O samych terminach piszemy w tekście o badaniach okresowych i szkoleniach BHP w systemie.

Raporty i analizy zbiorcze

Zarząd pyta o rotację w działach, strukturę absencji czy koszty nadgodzin. Asystent z dostępem do danych zagregowanych przygotuje zestawienie na podstawie pytania zadanego zwykłym językiem. Musi jednak operować na danych zbiorczych i nie pokazywać szczegółów o konkretnych osobach komuś, kto nie ma do nich uprawnień.

Czerwone linie: AI Act i RODO

Unijne rozporządzenie o sztucznej inteligencji (AI Act) zalicza do kategorii wysokiego ryzyka systemy AI używane m.in. do rekrutacji i selekcji kandydatów, do decyzji o awansach czy rozwiązaniu stosunku pracy oraz do monitorowania i oceny pracowników. Oznacza to dodatkowe obowiązki dla dostawcy i dla firmy, która takiego systemu używa. Rozporządzenie co do zasady zakazuje też systemów rozpoznawania emocji w miejscu pracy. Treść przepisów znajdziesz w oficjalnym tekście rozporządzenia na EUR-Lex.

Do tego dochodzi RODO. Daje ono osobom prawo, by nie podlegać decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeśli wywołują one istotne skutki. Dla działu kadr wynikają z tego proste zasady:

• AI nie odrzuca kandydatów ani nie ocenia pracowników samodzielnie.
• Nie analizujesz maili, czatów ani zachowania pracowników pod kątem nastroju czy „ryzyka odejścia”.
• Nie przekazujesz danych kadrowych do publicznych narzędzi AI, które mogą używać ich do trenowania modeli.
• Pracownicy wiedzą, gdzie i w jakim celu AI jest używana. Kto rozmawia z asystentem, powinien wiedzieć, że to AI, i jakie jego dane są przy tym wykorzystywane.

Częste pytanie dotyczy CV. Do porządkowania i streszczania dokumentów aplikacyjnych AI można ostrożnie stosować, ale decyzja o odrzuceniu lub zaproszeniu kandydata należy do człowieka. Systemy wspierające selekcję kandydatów podlegają wymogom dla AI wysokiego ryzyka. Szerszy kontekst wyboru rozwiązań z AI opisujemy w artykule AI Act a system ERP.

Jak wdrożyć AI w kadrach bez naruszania prywatności

1. Zacznij od procesów, a narzędzie wybierz potem. Spisz czynności, które zajmują kadrom najwięcej czasu, i wybierz te, które nie wymagają oceny ludzi.
2. Ogranicz dane do minimum. Asystent odpowiadający na pytania o procedury nie potrzebuje dostępu do wynagrodzeń. Każda funkcja dostaje tylko dane, bez których nie zadziała.
3. Wybierz środowisko przetwarzania. Sprawdź, gdzie fizycznie przetwarzane są dane, czy dostawca jest podmiotem przetwarzającym z umową powierzenia i czy dane nie służą do trenowania. Model uruchomiony lokalnie daje pełną kontrolę nad tym, gdzie trafiają dane, ale wymaga infrastruktury i utrzymania. Do wielu zastosowań wystarczy usługa chmurowa z odpowiednią umową powierzenia i regionem przetwarzania.
4. Zaangażuj inspektora ochrony danych. Nowy sposób przetwarzania danych pracowniczych wymaga oceny ryzyka, a czasem formalnej oceny skutków dla ochrony danych.
5. Zostaw człowieka na końcu. Każdy dokument przygotowany przez AI sprawdza i zatwierdza kadrowa, a każdą odpowiedź asystenta da się zweryfikować.
6. Loguj i przeglądaj. Zapisuj, kto i o co pytał asystenta, i co jakiś czas sprawdzaj jakość odpowiedzi.

Osobny temat to dane szczególnie chronione, np. informacje o zdrowiu z orzeczeń czy zwolnień lekarskich. Funkcje AI, które ich nie potrzebują, nie powinny mieć do nich dostępu w ogóle, nawet jeśli technicznie leżą w tej samej bazie.

Zakład zmianowy, w którym dwie kadrowe nie odchodziły od telefonu

Weźmy firmę produkcyjną, która zatrudnia kilkuset pracowników na zmianach i ma dwie kadrowe. Większość dnia spędzają na telefonach i odpowiadaniu na maile. Pracownicy z hali nie mają dostępu do komputerów, więc o wszystko pytają osobiście.

Rozwiązaniem jest samoobsługowy portal z wnioskami urlopowymi i dokumentami, a w nim asystent odpowiadający na pytania o procedury na podstawie regulaminów. Dane osobowe zostają w systemie kadrowym, asystent pobiera tylko informacje o zalogowanej osobie. Kadrowe odzyskują czas na sprawy, które wymagają ich wiedzy i rozmowy z człowiekiem.

Po kilku miesiącach analiza pytań zadawanych asystentowi pokazuje coś jeszcze: które zapisy regulaminu są niejasne, bo pracownicy wracają do nich wielokrotnie. Kadry poprawiają te fragmenty i liczba pytań na dany temat spada.

Podstawą takich rozwiązań jest dobrze działający system kadrowy z samoobsługą pracowniczą. Jak to wygląda na co dzień, opisujemy w tekście o Pulpicie Pracownika.

Wdrażamy systemy kadrowo-płacowe w enova365 i budujemy na nich rozwiązania z AI zgodne z zasadami ochrony danych. Jeśli dział kadr tonie w powtarzalnych pytaniach, a Ty nie chcesz ryzyka prawnego, porozmawiajmy o Twoich procesach kadrowych.