Badania okresowe i szkolenia BHP: jak system kadrowy pilnuje terminów

Pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań. Proste, dopóki w firmie nie pracuje kilkadziesiąt osób z różnymi terminami badań i szkoleń. Gdy badania okresowe i szkolenia BHP prowadzi się w systemie kadrowym, terminy pilnują się same, a kadry dowiadują się o nich z wyprzedzeniem, nie w dniu kontroli.

Tekst ma formę checklisty. Przejdź ją punkt po punkcie i zaznacz, czego brakuje w Twojej firmie.

Checklista: dane, które powinny być w systemie

Bez kompletnych danych żadne powiadomienie nie zadziała. Sprawdź, czy w kartotece każdego pracownika masz:

• datę ostatniego badania wstępnego, okresowego lub kontrolnego i datę ważności orzeczenia,
• rodzaj badania i ewentualne ograniczenia lub zalecenia lekarza,
• stanowisko z przypisanymi czynnikami szkodliwymi lub uciążliwymi ze skierowania,
• datę szkolenia wstępnego i ostatniego szkolenia okresowego BHP,
• informację o dodatkowych uprawnieniach wymagających odnowienia, na przykład do obsługi wózka widłowego czy pracy na wysokości,
• skany orzeczeń i zaświadczeń w aktach osobowych.

Jeśli część tych danych leży w segregatorze lub w arkuszu specjalisty BHP, najpierw zbierz je w jednym miejscu.

Checklista: badania okresowe w systemie kadrowym

Kodeks pracy wymaga badań wstępnych, okresowych i kontrolnych. Częstotliwość badań okresowych wyznacza lekarz medycyny pracy w orzeczeniu, więc jednego terminu dla wszystkich nie ma. System powinien liczyć termin z daty ważności orzeczenia, a nie z ogólnej reguły.

• Przypomnienie ustaw na tyle wcześnie, żeby zdążyć umówić wizytę. W wielu firmach wystarcza miesiąc, przy długich kolejkach do lekarza trzeba więcej.
• Skierowanie na badania zawiera stanowisko i czynniki narażenia. Gdy są opisane w systemie, wydruk lub plik PDF powstaje w kilka sekund.
• Niezdolność do pracy trwająca dłużej niż 30 dni wymaga badania kontrolnego przed powrotem. System, który importuje zwolnienia lekarskie, sam wskaże takie osoby.
• Raport osób bez ważnych badań, na dziś i na najbliższe tygodnie, kierownik widzi przed ułożeniem grafiku.
• Po badaniu kadry wpisują nową datę ważności i dołączają skan orzeczenia. Bez tego przypomnienia tracą sens.

Checklista: szkolenia BHP

Szkolenie wstępne odbywa się przed dopuszczeniem do pracy. Częstotliwość szkoleń okresowych zależy od grupy stanowisk, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP. W systemie przydadzą się:

• przypisanie każdego stanowiska do grupy szkoleniowej z właściwym okresem ważności,
• automatyczne wyliczenie terminu kolejnego szkolenia po wpisaniu daty ukończenia,
• lista osób do przeszkolenia w danym kwartale, potrzebna przy zamawianiu szkolenia u zewnętrznej firmy,
• historia szkoleń z zaświadczeniami w aktach osobowych,
• osobny rejestr szkoleń stanowiskowych i uprawnień, które wynikają z Twojej oceny ryzyka, a nie z przepisów ogólnych.

Kto dostaje powiadomienia

Najczęstszy błąd to przypomnienie, które trafia tylko do kadr. Kadrowa wie, że badania wygasają, ale nie decyduje, kiedy pracownik może zejść ze zmiany. Dobrze ustawiony system wysyła informację do trzech osób:

1. do pracownika, żeby wiedział o zbliżającym się terminie,
2. do bezpośredniego przełożonego, który zaplanuje wizytę w grafiku,
3. do kadr lub specjalisty BHP, który wystawia skierowanie i pilnuje zamknięcia sprawy.

Pracownik widzi swoje terminy także w portalu pracowniczym. Pytań jest wtedy mniej, a część odpowiedzialności przechodzi na osoby, których sprawa dotyczy.

Checklista: co, gdy termin mimo wszystko minął

Przypomnienia to połowa sukcesu. Druga połowa to sytuacja, w której termin jednak minął. System powinien wtedy utrudniać przeoczenie, a nie tylko informować.

• Gdy kierownik planuje zmianę dla osoby bez ważnych badań, harmonogram wyświetla ostrzeżenie.
• Na początku każdego tygodnia kierownicy i specjalista BHP dostają raport z listą osób, których orzeczenia lub szkolenia wygasły.
• Status badań jest widoczny od razu po otwarciu kartoteki pracownika, bez przechodzenia do kolejnych zakładek.
• Operator wózka bez aktualnego uprawnienia nie powinien trafić do grafiku na tym stanowisku.

Odpowiedzialność trafia w ten sposób tam, gdzie zapadają decyzje o pracy, czyli do kierowników zmian i działów.

Typowe błędy przy prowadzeniu terminów

Potknięcia zdarzają się także z systemem. Zwykle wynikają z tego, że po jakimś zdarzeniu nikt nie uzupełnił danych:

• wpisanie daty badania bez daty ważności orzeczenia, przez co system liczy termin według domyślnej reguły,
• zmiana stanowiska bez aktualizacji czynników narażenia i bez nowego badania, jeśli warunki pracy się zmieniły,
• pominięcie badania kontrolnego po długiej chorobie, gdy zwolnienia nie są importowane do systemu,
• szkolenia okresowe przeprowadzone grupowo, ale wpisane tylko części uczestników.

Większość tych przypadków wyłapuje w kilka minut prosty raport kontrolny, na przykład lista pracowników bez wpisanej daty ważności orzeczenia.

Arkusz specjalisty BHP i jego urlop

Weźmy zakład produkcyjny, w którym terminy badań i szkoleń prowadzi specjalista BHP w osobnym arkuszu. Specjalista idzie na urlop, nikt nie zagląda do pliku i kilku operatorów maszyn pracuje przez parę dni z nieważnymi orzeczeniami. Sprawa wychodzi dopiero przy wewnętrznym audycie.

Gdy dane są w systemie kadrowym, terminy widzą kadry, kierownicy zmian i sam specjalista. Kierownik zmiany przed ułożeniem harmonogramu dostaje listę osób, którym badania wygasają w najbliższych tygodniach, i planuje wizyty z wyprzedzeniem.

Przejście z arkusza w trzech etapach

Nie musisz przenosić wszystkiego naraz. Zacznij od badań okresowych, bo ich przeoczenie ma najpoważniejsze skutki. Zaimportuj daty ważności orzeczeń z arkusza, porównaj kilkanaście losowych pozycji z dokumentami w aktach i włącz powiadomienia. Po miesiącu dołącz szkolenia BHP, a na końcu uprawnienia stanowiskowe.

Przy imporcie zwróć uwagę na osoby, dla których brakuje dat. To zwykle pracownicy zatrudnieni dawno temu albo przeniesieni z innej spółki. Ich status wyjaśnij od razu, zanim lukę znajdzie kontrola.

Badania przy przyjęciu pracownika i w aktach osobowych

Przy przyjęciu nowej osoby skierowanie na badania wstępne i szkolenie wstępne powinny być pierwszymi zadaniami na liście. Piszemy o tym w artykule o tym, jak zorganizować onboarding pracownika w systemie kadrowym. Orzeczenia i zaświadczenia najlepiej przechowywać w formie elektronicznej, co opisujemy w tekście o elektronicznych aktach osobowych w ERP.

W module kadrowym enova365 prowadzisz terminy badań, szkoleń i uprawnień z powiadomieniami dla wskazanych osób. Zobacz, jak wdrażamy enova365 w kadrach i płacach. Pomożemy też przenieść terminy z arkusza do systemu, wystarczy napisać do nas.