KSeF i biuro rachunkowe: jak ułożyć współpracę i przekazywanie dokumentów

„Skoro wszystkie faktury są w KSeF, biuro rachunkowe może je po prostu pobrać i zaksięgować.” Tak brzmi najczęstsze założenie właścicieli małych i średnich firm. Tymczasem współpraca z biurem rachunkowym w KSeF wymaga kilku ustaleń. Bez nich dokumenty leżą w systemie, a księgowa nie wie, co z nimi zrobić. Poniżej znajdziesz listę spraw do uzgodnienia, najlepiej na piśmie, jako aneks do umowy z biurem.

Uprawnienia w KSeF dla biura rachunkowego

Biuro nie ma automatycznego dostępu do Twoich faktur. Dostęp nadajesz Ty, jako podatnik lub osoba uprawniona w Twojej firmie, bezpośrednio w KSeF. Uprawnienia możesz przyznać biuru jako podmiotowi albo konkretnym osobom.

Zastanów się, jaki zakres jest naprawdę potrzebny. Przeglądanie i pobieranie faktur to standard. Wystawianie faktur w Twoim imieniu ma sens tylko wtedy, gdy biuro faktycznie za Ciebie fakturuje. Każde uprawnienie ponad potrzeby to dodatkowe ryzyko, a przy zmianie biura łatwo zapomnieć o jego odebraniu. Zasady przydzielania dostępu opisujemy w tekście uprawnienia w KSeF: kto w firmie powinien mieć dostęp.

Sześć ustaleń do spisania z biurem

1. Kto pobiera faktury kosztowe i kiedy

Faktury zakupowe pojawiają się w KSeF bez Twojego udziału. Ustal, czy biuro pobiera je samo, czy dostaje paczkę od Ciebie, i jak często. Ustal też, kto decyduje, że dana faktura w ogóle dotyczy firmy. W KSeF może się pojawić dokument wystawiony przez pomyłkę albo niezamówiony.

2. Jak przekazujesz opisy kosztów

Faktura w KSeF nie mówi, na jaki projekt, samochód czy dział przypisać koszt, ani czy towar w ogóle dotarł. Kiedyś te informacje trafiały na odwrót papierowej faktury albo do maila. Teraz potrzebny jest osobny kanał: opis w systemie obiegu dokumentów, plik z numerami KSeF i kategoriami albo wspólny portal. Wszystko łączy numer KSeF faktury.

3. Które faktury są „zaakceptowane do księgowania”

Bez tego ustalenia biuro zaksięguje wszystko, co jest w KSeF, łącznie z fakturami, które zamierzasz reklamować. Większość nieporozumień rozwiązuje prosta reguła: biuro księguje tylko dokumenty oznaczone przez Ciebie jako zaakceptowane do określonego dnia. Jak zorganizować samą akceptację po stronie firmy, opisaliśmy w artykule o obiegu i akceptacji faktur kosztowych po KSeF.

4. Dokumenty spoza KSeF

KSeF nie obejmuje wszystkiego. Biuro nadal potrzebuje faktur od dostawców zagranicznych, paragonów, faktur wystawionych w czasie awarii całkowitej, wyciągów bankowych, umów i dokumentów kadrowych. Ustal kanał dla tych dokumentów. Przekonanie, że „przecież wszystko jest w KSeF”, to najczęstsza przyczyna braków przy zamknięciu miesiąca.

5. Faktury sprzedaży i korekty

Jeśli wystawiasz faktury we własnym programie, biuro może pobrać je z KSeF. Upewnij się jednak, że wie o fakturach offline czekających na wysyłkę i o korektach w toku. Dobrze działa stały termin, do którego zamykasz fakturowanie za dany miesiąc.

6. Sposób logowania i odpowiedzialność

Ustal, jak pracownicy biura uwierzytelniają się w KSeF i kto odpowiada za aktualność ich uprawnień. Gdy ktoś odchodzi z biura, jego dostęp trzeba odebrać od razu, bo chodzi także o Twoje dane.

Wszystkie ustalenia zbierz w jednym dokumencie i przekaż osobom, które w Twojej firmie mają kontakt z fakturami. Instrukcja na jedną stronę działa lepiej niż rozbudowana procedura, której nikt nie przeczyta.

Terminy: prosty kalendarz miesiąca

1. Na bieżąco akceptujesz faktury kosztowe i dodajesz opisy.
2. Do 3. dnia roboczego zamykasz fakturowanie sprzedaży za poprzedni miesiąc i wysyłasz zaległe faktury offline.
3. Do 5. dnia roboczego przekazujesz dokumenty spoza KSeF i wyciągi.
4. Po tym terminie biuro księguje, a pytania zbiera w jednym zestawieniu, nie w pojedynczych telefonach.

Konkretne dni dopasuj do terminów rozliczeń w Twojej firmie. Ważne, by były stałe i znane obu stronom.

Firma serwisowa, biuro w innym województwie i skany z opisami w nazwach plików

Weźmy firmę serwisową, która współpracuje z biurem rachunkowym z innego województwa. Przed KSeF co miesiąc wysyłała skany faktur, a opisy umieszczała w nazwach plików. Po wejściu systemu biuro zaczyna pobierać faktury samo, ale nie wie, które koszty dotyczą zleceń dla konkretnych klientów, a które ogólnego utrzymania firmy. Przez dwa miesiące rozliczenia trwają dłużej niż przed zmianą.

Wystarcza proste rozwiązanie. Kierownik serwisu akceptuje faktury w module obiegu dokumentów i przypisuje je do zleceń, a biuro dostaje eksport z numerami KSeF, kategorią kosztu i statusem akceptacji. Telefonów z pytaniami robi się kilka w miesiącu.

Gdy firma prowadzi księgowość we własnym ERP

Jeśli biuro pracuje na Twoim systemie, na przykład zdalnie w enova365, część problemów znika. Faktury z KSeF trafiają do jednej bazy, opisy i akceptacje są przy dokumencie, a biuro widzi status każdej pozycji. Taki model wymaga przemyślanych uprawnień w samym ERP, ale ogranicza przesyłanie plików do minimum. Biura obsługujące wielu klientów w jednym systemie opisaliśmy w tekście enova365 w biurze rachunkowym.

Typowe źródła nieporozumień

Nawet przy dobrych ustaleniach niektóre sytuacje powtarzają się w wielu firmach. Dobrze znać je z góry.

• Faktura zostaje zaksięgowana, a potem reklamowana, bo biuro nie wiedziało, że towar wrócił do dostawcy. Pomaga status „wstrzymana” na fakturze w obiegu.
• W KSeF firmy pojawia się koszt prywatny: dostawca wystawił fakturę na NIP firmy, choć zakup był prywatny. Trzeba poprosić wystawcę o korektę, a nie liczyć, że biuro samo to wychwyci.
• Biuro nie wie o fakturach offline. Zamyka rejestr sprzedaży, a następnego dnia do KSeF trafiają zaległe faktury z końca miesiąca.
• Zmienia się osoba kontaktowa. Nowy pracownik nie wie, jak przekazywać opisy, i przez miesiąc nikt tego nie robi.

Przegląd po dwóch, trzech miesiącach

Po dwóch, trzech miesiącach od wprowadzenia nowych zasad zrób z biurem krótki przegląd. Zapytaj, ile faktur wymagało dopytywania, ile dokumentów spoza KSeF przyszło po terminie i ile korekt księgowych trzeba było zrobić po zamknięciu miesiąca. Te liczby szybko pokażą, które ustalenie nie działa. Poprawiaj proces, zamiast szukać winnych. Po obu stronach pracują ludzie, którzy uczą się nowego systemu.

Chcesz ułożyć wymianę dokumentów z biurem tak, by KSeF faktycznie skrócił zamknięcie miesiąca? Zobacz, jak wdrażamy enova365 z obsługą KSeF i obiegiem dokumentów, i porozmawiaj z nami o Twoim modelu współpracy z księgowością.